Konferencje.pl - tysi─ůce miejsc na konferencje. Zero k┼éopot├│w. Skorzystaj z wyszukiwarki lub zle─ç nam wyb├│r idealnej sali konferencyjnej spo┼Ťr├│d ponad 4000 hoteli, o┼Ťrodk├│w, pa┼éac├│w, a tak┼╝e teatr├│w i muze├│w oraz innych oryginalnych miejsc. Wy┼Ťlij zapytanie, a otrzymasz oferty bezpo┼Ťrednio na sw├│j adres e-mail.

Debata Networkingowa ÔÇNastroje Bran┼╝y EventowejÔÇ - podsumowanie

debata sbe

21.09.2011

W historycznych wn─Ötrzach Centrum Bankowo-Finansowego, przy ul. Nowy ┼Üwiat 6/12, dnia 14 wrze┼Ťnia 2011, odby┼éo si─Ö spotkanie organizowane przez Stowarzyszenie Bran┼╝y Eventowej (SBE), pod has┼éem „Nastroje Bran┼╝y Eventowej”. W wydarzeniu uczestniczy┼éo kilkudziesi─Öciu przedstawicieli bran┼╝y ze strony agencji, hoteli, podwykonawc├│w oraz zleceniodawc├│w.

 

 

 

W pierwszej cz─Ö┼Ťci go┼Ťcie odbyli wycieczk─Ö „w przesz┼éo┼Ť─ç” po dawnym gmachu KC PZPR, podczas kt├│rej odwiedzili  gabinety dygnitarzy partyjnych, zbadali zamkni─Öte dla publiczno┼Ťci zakamark├│w archiwa, podziemia i obejrzeli wyb├│r kronik filmowych z minionej epoki.

 


W jednej z dawnych sal gabinetowych, przy owalnym stole, odby┼éa si─Ö druga cz─Ö┼Ť─ç spotkania - otwarta debata na temat panuj─ůcych nastroj├│w, tendencji i zmian zachodz─ůcych aktualnie w bran┼╝y eventowej. Tocz─ůca si─Ö dyskusja potwierd

 

zi┼éa, i┼╝ na przestrzeni kilku ostatnich lat, niew─ůtpliwie sporo si─Ö zmieni┼éo, zw┼éaszcza w skali anga┼╝owanych ┼Ťrodk├│w w eventy ze strony klient├│w biznesowych. Fakt, i┼╝ bud┼╝ety s─ů coraz mniejsze, wyra┼║nie wp┼éywa na stabilno┼Ť─ç funkcjonowania podmiot├│w z bran┼╝y. Nastroje mo┼╝na okre┼Ťli─ç jako mieszane, zale┼╝y czym kto si─Ö zajmuje i na ile sprawnie zdo┼éa┼é si─Ö przystosowa─ç do aktualnej sytuacji. Cho─ç wysondowanie rzeczywistej atmosfery utrudnia optymizm, kt├│ry charakteryzuj─Ö t─Ö bran┼╝─Ö. Debata pozwoli┼éa wy┼éowi─ç takie tendencje jak wzrost efektywno┼Ťci dzia┼éania, ograniczanie koszt├│w i ci─ůg┼éy nacisk na innowacyjno┼Ť─ç. Konkurencja na rynku wbrew intuicji wcale si─Ö nie zmniejszy┼éa. Nadal liczy si─Ö do┼Ťwiadczenie i skuteczno┼Ť─ç w poszukiwaniu klienta. Bran┼╝a eventowa po stronie zw┼éaszcza Agencji, chocia┼╝ r├│wnie┼╝ Podwykonawc├│w, jest nadal rozdrobniona. Nie musi to wcale oznacza─ç braku profesjonalizmu, ale jak stwierdzi┼é Krzysztof Michniewicz z Incentive Concept Group, ma to istotne znaczenie przy dost─Öpnie do du┼╝ych zlece┼ä.

 


Czego oczekuj─ů od Agencji eventowych korporacyjni Meeting Plannerzy? Wci─ů┼╝ tego samego, czyli dobrego pomys┼éu, ┼Ťwie┼╝ego podej┼Ťcia oraz kompleksowej us┼éugi. Oznacza to nie tylko organizacj─Ö eventu ale r├│wnie┼╝ obs┼éug─Ö pod k─ůtem PR, Internetu, marketingu. Natomiast Agencje od korporacji i przedsi─Öbiorstw z sektora MSP oczekuj─ů przede wszystkim jasnych zasad wsp├│┼épracy, czyli m.in.:

  • Transparentnych zasad podejmowania wsp├│┼épracy z Agencjami eventowymi
  • Prawid┼éowo sporz─ůdzonego briefu
  • Podawania bud┼╝etu lub przedzia┼éu bud┼╝etowego

 
W tym miejscu nale┼╝y wspomnie─ç o modelowych rozwi─ůzaniach dotycz─ůcych wsp├│┼épracy na linii Agencja - Korporacja, wdro┼╝onych np. w Grupie PZU, dotycz─ů one mi─Ödzy innymi:
 

  • Zasad na jakich Agencje s─ů zapraszane do wsp├│┼épracy
  • Rozs─ůdnej liczby Agencji wsp├│┼épracuj─ůcych (4-5)
  • Zasad ewaluacji i komunikacji
  • Wyp┼éacania zaliczek na organizacj─Ö eventu
  • Terminowego i szybkiego op┼éacania faktur ko┼äcowych

 
W trakcie spotkania przedstawiciel grupy PZU, Pan Piotr Glen, zach─Öca┼é Stowarzyszenie Bran┼╝y Eventowej do aktywniejszych dzia┼éa┼ä skierowanych w stron─Ö Zleceniodawc├│w, zw┼éaszcza dzia┼éa┼ä o charakterze edukacyjnym. Takie dzia┼éania s─ů planowane przez SBE jeszcze w tym roku i informacja powinna ju┼╝ by─ç wkr├│tce udost─Öpniona. - Wychodz─ůc naprzeciw oczekiwaniom obecnych oraz przysz┼éych cz┼éonk├│w SBE, pierwsze szkolenie, jakie zostanie zorganizowane po Targach Eventowych Event 2011, b─Ödzie po┼Ťwi─Öcone najwa┼╝niejszemu narz─Ödziu jakie pojawia si─Ö przy organizacji wydarze┼ä, a mianowicie - przygotowaniu dobrego briefu – skomentowa┼é Andrzej Bagniuk, Prezes SBE, oraz moderator debaty.

- Ciekawym punktem widzenia by┼éy uwagi na temat wsp├│┼épracy na linii hotel – organizator. Uczestnicy spotkania zwr├│cili uwag─Ö na nast─Öpuj─ůce kwestie:

- Hotel od Agencji oczekuje jawnego przedstawienia dla kogo jest organizowany event. Cz─Östo Klient sam dokonuje rezerwacji lub dochodzi do tego, i┼╝ kilka Agencji robi to jednocze┼Ťnie. Prowadzi to do tego, ┼╝e w systemie hotelowym s─ů sztucznie rozmno┼╝one rezerwacje na jedn─ů i t─ů sam─ů imprez─Ö, co niekorzystnie wp┼éywa na sytuacj─Ö.

Wielokrotnie Agencje spotka┼éy si─Ö z tym, ┼╝e klient wysy┼éaj─ůc zapytanie do hotelu o rezerwacj─Ö sal i pokoi – otrzymywa┼é lepsze ceny ni┼╝ Agencja. Wszystko jednak zale┼╝y od standard├│w wsp├│┼épracy przyj─Ötych przez dany hotel, bo jak twierdzi, Anna Nowakowska, moderatorka Debaty i jednocze┼Ťnie przedstawicielka Hotelu Mazurkas z dzia┼éu Konferencji i Bankiet├│w : "taka sytuacja w Mazurkas Conference Centre & Hotel ****  si─Ö nie zdarzy. Jest wr─Öcz odwrotnie – to agencja z racji wielokrotnych realizacji w ci─ůgu roku , otrzyma wi─Öksze rabaty od klienta ostatecznego – oczywi┼Ťcie zdarzaj─ů si─Ö  wyj─ůtki. Mamy grup─Ö klient├│w, kt├│rzy  organizuj─ů u nas konferencje od lat, co doprowadzi┼éo do wypracowania indywidualnych rabat├│w. Dlatego zawsze we wsp├│┼épracy z agencj─ů na poziomie przetarg├│w pytamy – dla kogo jest organizowany event – pytanie to pada w┼éa┼Ťnie w celu weryfikacji systemu rabatowego, czy klient organizuje u nas imprezy oraz czy jest sta┼éym partnerem. Chodzi tak┼╝e o poczucie  bezpiecze┼ästwa Agencji w zakresie cen i system├│w rabatowych. Znaj─ůc klienta docelowego danej Agencji mo┼╝emy realizowa─ç od lat przyj─Öt─ů strategi─Ö najbardziej wydajnej wsp├│┼épracy z agencjami eventowymi . Zdarzaj─ů si─Ö jednak przypadki, gdy Klient ostateczny otrzymuje lepsze ceny". Taka sytuacja ma miejsce, gdy Klient bezpo┼Ťrednio zamawia np. 10 pokoi plus sal─Ö i ma┼ée ┼Ťwiadczenia gastronomiczne. Je┼╝eli robi takich wydarze┼ä cyklicznych kilkana┼Ťcie w roku – w├│wczas ma wypracowane preferencyjne stawki. "Zach─Öcamy zatem Agencje do jawnego przedstawiania Klienta eventu, gdy┼╝ mo┼╝emy wtedy odpowiednio zareagowa─ç i przedstawi─ç dogodne dla wszystkich warunki wsp├│┼épracy dla wszystkich stron" -  podsumowuje Nowakowska.

Zdarzaj─ů si─Ö te┼╝ hotele, kt├│re zdecydowanie preferuj─ů wsp├│┼éprac─Ö  z Klientem Ostatecznym, tak jak np. ***Hotel Wierchomla Ski&Spa Resort. Jak podkre┼Ťlili przedstawiciele kompleksu, z ostatnich do┼Ťwiadcze┼ä wynika, i┼╝ g┼é├│wny problem polega na tym, i┼╝ brak jest informacji zwrotnej od Agencji, kt├│re dokonuj─ů wielu rezerwacji na etapie wst─Öpnym starania si─Ö o organizacj─Ö wydarzenia, a potem nawet ich nie odwo┼éuj─ů. Taki brak podstawowej komunikacji niestety ┼║le wp┼éywa na porozumienie na linii  Hotel-Agencja.


 


Na zako┼äczenie Debaty, go┼Ťcie wyrazili swoje oczekiwania wobec SBE, kt├│re mo┼╝na uj─ů─ç w nast─Öpuj─ůcych punktach:
 

  • Wi─Öcej spotka┼ä roboczych, w kt├│rych poruszane by┼éyby zagadnienia z r├│┼╝nych specjalizacji, tworzenie standard├│w bran┼╝y, spotka┼ä tematycznych
  • Kontynuacj─Ö warsztat├│w, na kt├│rych b─Öd─ů obecni klienci ostateczni w celu nawi─ůzanie efektywnego dialogu na temat wsp├│lnych potrzeb
  • Potrzeba stworzenia wewn─Ötrznego Forum – internetowej platformy wymiany do┼Ťwiadcze┼ä, dost─Öpnej tylko dla cz┼éonk├│w SBE, gdzie wymieniane by┼éyby istotne informacje dotycz─ůce m.in. firm godnych polecenia, jak i tych, z kt├│rych us┼éug nie warto korzysta─ç
  • Dotarcia z misj─ů edukacyjn─ů do klient├│w ostatecznych, kt├│rzy organizuj─ů eventy
  • Pomocy prawnej oraz pewnego parasola bezpiecze┼ästwa dla cz┼éonk├│w Stowarzyszenia
  •  


O┼╝ywiona atmosfera debaty, kt├│ra przeci─ůgn─Ö┼éa si─Ö do p├│┼║nych godzin wieczornych, dobitnie ┼Ťwiadczy o potrzebie realnego dialogu pomi─Ödzy r├│┼╝nymi przedstawicielami bran┼╝y, kt├│re jest przecie┼╝ jednym z zada┼ä statutowych SBE. Aktywno┼Ť─ç zar├│wno Organizator├│w, przedstawicieli Miejsc Eventowych i Podwykonawc├│w powinna zosta─ç wykorzystana w s┼éusznym kierunku wsp├│┼épracy pomi─Ödzy wszystkimi  grupami tworz─ůcymi event. Do tego jednak jest niezb─Ödna aktywno┼Ť─ç cz┼éonkowska i silne poczucie wsp├│┼étworzenia zasad.

Spotkanie i debatę z ramienia SBE zorganizowała Agnieszka Ciesielska, gospodarzem było Centrum Finansowo-Bankowe "Nowy Świat", a kubki smakowe ożywiło wyborny chleb ze smalcem w wykonaniu Catering Restauracja Jazz Bistro.

 

 

źródło: www.sbe.org.pl

Poleć artykuł:
Napisz komentarz:
lista aktualno┼Ťci

Newsletter

RSS - Aktualno┼Ťci

W ka┼╝dy wtorek najnowsze obiekty, newsy
i artyku┼éy w Twojej skrzynce. B─ůd┼║ na bie┼╝─ůco!

Najnowsze oferty specjalne