know-how: Jak stworzyć spójny wizerunek konferencji?

Na spójny wizerunek konferencji składa się wiele różnych czynników. Sukces w dużej mierze zależny jest od działań promujących wydarzenie, ale nie mniej ważne są materiały konferencyjne, jak również gadżety, jakie otrzymują uczestnicy. Wizerunek konferencji powinien być spójny. Co to oznacza? W praktyce to przede wszystkim szata graficzna zaprojektowana na potrzeby konferencji, logo – które jest nieodłącznym towarzyszem wszystkich informacji i materiałów, pojawiających się w kontekście konferencji, a także myśl przewodnia, przedstawiona w formie sloganu. Dobrym przykładem może tu być V Studencka Konferencja Naukowa IMEX-MPI Future Leaders Forum zorganizowana przez Wyższą Szkołę Ekonomiczno-Informatyczną w Warszawie, której towarzyszyło hasło:

„Bądź jak Chopin – skomponuj swoją przyszłość”. Duże znaczenie odgrywa również oprawa medialna wydarzenia. Stworzenie strony internetowej kongresu, rejestracja owej strony w wyszukiwarkach,  zamieszczanie ogłoszeń o konferencji na serwisach internetowych, promocja wydarzenia na stronach patronów, redagowanie i wysyłka komunikatów prasowych, pozyskanie sponsorów, zorganizowanie konferencji prasowej poprzedzającej wydarzenie - wszystkie te działania powinny formować się w jedną całość. Konferencja staje się produktem, który należy zareklamować i sprzedać, pamiętając przy tym by wszystkie działania promocyjne łączył wspólny mianownik. Wizerunek konferencji tworzony jest już od wysyłki zaproszeń – to pierwszy ruch pędzlem, od którego zaczyna się praca nad obrazem. Na zaproszeniach powinno pojawić się logo konferencji oraz slogan – znak rozpoznawczy eventu, dzięki powielaniu którego zachowana zostanie spójność wizerunkowa. Stały, powtarzający się motyw staje się znakiem firmującym wydarzenie. Materiały promocyjne, broszury, płyty CD, notesy, długopisy – wszystko co otrzymują uczestnicy podczas konferencji, powinno mieć tę samą szatę graficzną, bądź być obrandowane przez loga sponsorów.  Częstą  praktyką w przypadku podarunków jest  właśnie sponsoring. Zazwyczaj organizator konferencji przygotowuje pakiety sponsorskie i w zależności od sumy, jaką sponsor zdecydował się przekazać, otrzymuje on różnego rodzaju  przywileje. Wielokrotnie bywa również tak, że wydarzenie przebiega pod patronatem honorowym Ministra, Marszałka, bądź przykładowo Prezydenta Miasta. Pozyskanie dużego kongresu stanowi również swoistą promocję dla regionu. W takim wypadku w działania promocyjne włączają się władze miasta, działy promocji oraz Convention Bureau. Wszystkie opisane powyżej działania wymagają dużego nakładu pracy i nierzadko ogromnych nakładów finansowych. Można podjąć się tego samemu, lepszym rozwiązaniem wydaje się jednak skorzystanie z pomocy profesjonalnej agencji, których na rynku polskim nie brakuje.

autor: Paulina Król