Konferencje.pl - tysiące miejsc na konferencje. Zero kłopotów. Skorzystaj z wyszukiwarki lub zleć nam wybór idealnej sali konferencyjnej spośród ponad 4000 hoteli, ośrodków, pałaców, a także teatrów i muzeów oraz innych oryginalnych miejsc. Wyślij zapytanie, a otrzymasz oferty bezpośrednio na swój adres e-mail.

know-how Udogodnienia dla uczestników konferencji


13.04.2010

 

Konferencja to nie tylko wymiana poglądów, dzielenie się wynikami badań, prezentacje prac naukowych, czy specjalistyczne wykłady. Konferencja to także ludzie. To specjaliści, którzy spotykają się w celu omówienia istotnego zagadnienia. Osoby, z których każdy ma swoje upodobania i oczekiwania.

Każdego charakteryzują inne cechy osobowościowe. Ludzie mają różne potrzeby. I mimo, że łączą ich wspólne pasje, pracują w tej samej branży, piastują podobne stanowiska, to każdy z nich ma inne wymagania i przyzwyczajenia. Są wśród nich krótkowidze, dalekowidze, alergicy, niedosłyszący, osoby niesprawne ruchowo, cukrzycy, wegetarianie i wielu, wielu innych, z których każdy wymaga specjalnego traktowania. Wszyscy oni to eksperci w swojej branży, osoby, które znają się na rzeczy, są poważane w społeczeństwie, jednak nie zawsze pragną ujawniać swoje niedoskonałości.


Obowiązkiem każdego organizatora jest przewidzieć, że takie osoby mogą pojawić się na konferencji - tak w roli słuchaczy jak i prelegentów. Należy pamiętać by zapewnić im jak najlepsze warunki do pracy. Nikt nie chce, aby konferencja była nieudana, a uwaga uczestników rozproszona przez niedociągnięcia i niedopatrzenia organizatora. Nie o wszystko można też zapytać w formularzu rejestracyjnym przed konferencją. Najlepszym rozwiązaniem jest przygotować się na każdą ewentualność i nie dać się zaskoczyć.


W menu powinny znaleźć się potrawy bezmięsne, nawet jeżeli wymóg ten nie został zgłoszony wcześniej. Wegetarianie to bardzo liczna grupa ludzi. Z ogólnodostępnych danych wynika, że w Polsce nie je mięsa od 500 tysięcy do 2 milionów osób. Szanse, że ktoś z nich pojawi na konferencji są naprawdę duże.


Osobom z wadami wzroku z pewnością pomoże właściwe oświetlenie. W skrajnych przypadkach zbyt silne światła mogą wywoływać nawet migrenowy ból głowy.
Każda sala konferencyjna powinna mieć możliwość regulacji strumienia świetlnego. Najlepiej by aula wyposażona była jednorazowo w  kilka systemów świetlnych tak, by w zależności od potrzeb można było zastosować właściwe oświetlenie. Np. podczas dyskusji światło powinno padać równomiernie na całą salę, natomiast w czasie wykładu jaśniej oświetlony powinien być prowadzący. Oświetlenie ma pomagać a nie przeszkadzać i rozpraszać.

Inaczej ma się sytuacja kiedy konferencja jest transmitowana przez telewizję. Wtedy oświetlenie rządzi się telewizyjnymi prawami. Specjalne lampy ustawiane są przez fachowców i to oni dbają o odpowiednie światło.


Obok oświetlenia ważne jest również nagłośnienie i akustyka sali. Sprzęt nagłaśniający powinien być wysokiej jakości. Oferta firm proponujących specjalistyczny sprzęt konferencyjny jest na tyle bogata, że efekty typu buczenie w głośnikach nie powinny mieć miejsca. 


Istotne są również udogodnienia dla osób niepełnosprawnych. Winda w budynku, szerokie wejścia, podjazdy, miejsca na przejazd dla wózków inwalidzkich to tylko niektóre z warunków, które powinny zostać spełnione, by osoba na wózku mogła swobodnie się poruszać.


Na chwilę obecną to jedynie ogólny zarys tego o czym zapomnieć nie można. Każda kwestia wymaga osobnego omówienia. Ważne jest by uczestnicy konferencji poczuli się naprawdę dobrze. Wszyscy z pewnością będą zadowoleni z bezpłatnego parkingu, klimatyzacji, czystych toalet czy nielimitowanego dostępu do Internetu. W natłoku obowiązków nie zawsze pamięta się o takich rzeczach. Warto jednak zapamiętać, że kreatywność popłaca – w każdym aspekcie.

autor: Paulina Król

 

 

Powiązane:

know-how: Konferencje w sieci

know-how: Kiedy w mieście a kiedy bliżej natury

know-how: A co po konferencji?

know-how: Konferencje w niezwykłej oprawie

know-how: Networking łączy

know-how: Wypada nie wypada - czyli konferencyjny Dress Code

 

 

Poleć artykuł:
Napisz komentarz na Facebooku:
lista aktualności

Newsletter

RSS - Aktualności

W każdy wtorek najnowsze obiekty, newsy
i artykuły w Twojej skrzynce. Bądź na bieżąco!

Najnowsze oferty specjalne