Wywiad: Jakie czynniki mają wpływ na wybór obiektu konferencyjnego?

Dla jednych liczy się dusza obiektu, dla innych otoczenie przyrody, jeszcze inni poszukują dodatkowych atrakcji. Osoby z zacięciem ekologicznym wynajdują hotele, którym środowisko nie jest obojętne a pragmatyczni przemierzają obiekty konferencyjne w poszukiwaniu ofert specjalnych i rabatów. Jakie czynniki wpływają zatem na wybór obiektu? Okazało się, że na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Zależności jest całe mnóstwo, a o gustach trudno jest dyskutować. Poprosiliśmy o pomoc w rozwiązaniu tej trudnej kwestii kilku profesjonalnych organizatorów spotkań. Doświadczeniem podzielili się z nami: Beata Kaczmarska, Integra; Monika Tymińska, Marketing Advertising House; Damian Haftkiewicz, Stereomatic Agency Group oraz Jerzy Postawka, Jorge Group Polska. Mimo, że nasi rozmówcy często mają odmienne opinie na poszczególne tematy, wszyscy doceniają profesjonalizm i przychylność obsługi hotelu. Wszyscy też zdają sobie sprawę z wagi działań ekologicznych, prowadzonych przez poszczególne obiekty, zaznaczając przy tym, że czeka nas jeszcze długa droga nim aspekt ten stanie się prawdziwym wyznacznikiem. Oto - dogłębnie i rzetelnie - jakie czynniki mają wpływ na wybór obiektu w opinii naszych rozmówców. Na co przede wszystkim zwracają Państwo uwagę przy wyborze obiektu konferencyjnego?Damian Haftkiewicz: Jest kilka czynników decydujących o wyborze miejsca konferencyjnego. W zależności od celu, który stawia przed nami nasz klient waga zmiennych branych pod uwagę przy doborze miejsca jest za każdym razem inna. Ale gdybyśmy mieli patrzeć na temat możliwie uniwersalnie, to rozkłada się to następująco. a) IIość dostępnych miejsc w obiekcie b) Standard dostępnych sal konferencyjnych i ich kubatura c) Możliwości terenu wokół miejsca konferencji, a więc co można zaoferować gościom po części oficjalnej d) Współpraca z samym obiektem czyli jakość obsługi, elastyczność, wartości dodane do ceny, poziom rabatowania e) Referencje – czyli ogólna opinia o obiekcie (nie jest tajemnicą, że po kraju krążą tzw. Czarna lista obiektów z którymi generalnie „są kłopoty” – tam kierujemy się w ostateczności, gdy wszędzie indziej nie ma już miejsca, chociaż zdarzyło się że namówiliśmy kilka razy klienta na przeniesienie terminu spotkania, bo nie potrafiliśmy zagwarantować mu odpowiedniej jakości miejsca konferencyjnego) f) Odległość do miejsca konferencji (to za każdym razem ma inne znaczenie, w zależności od preferencji klienta)Monika Tymińska: Jeśli wydarzenie jest jednodniowe, to zazwyczaj nie stanowi problemu wyszukanie właściwego miejsca. W zależności od ilości osób biorących udział w wydarzeniu zwracamy uwagę na wysokość sali, właściwą wentylację, możliwość odpowiedniego ustawienia  krzeseł i, w razie zapotrzebowania, stołów. Powinniśmy zaplanować również miejsce na poczęstunek, czyli należy przewidzieć również wolne i wygodne miejsce na podanie go, więc obok sali powinien być hall lub druga sala. Sprawdzamy również media i możliwości techniczne, czy są odpowiednie do wymogów klienta. Lokalizacja, ilość miejsc parkingowych, estetyka samej sali również mają wpływ na podjęcie decyzji o wynajmie. Jerzy Postawka: Dla mnie najważniejszy jest serwis i nastrój. Na nastrój składa się bardzo dużo czynników poczynając od wystroju, muzyki w tle a nawet zapachu a kończąc na czynnikach nieuchwytnych i trudnych do opisania. Liczy się całość – efekt końcowy – po prostu są takie miejsca, gdzie wchodzimy i od razu czujemy się dobrze a bywa też tak, że mimo iż wszystko teoretycznie jest OK. to nie ma „tego czegoś”, nie ma atmosfery, która pozwoli nam poczuć się jak w domu. Mówiąc serwis mam na myśli ludzi – to w jaki sposób podchodzą do klienta, to jak są wyszkoleni i jak profesjonalni w tym co robią i w końcu to czy są mili i uśmiechnięci i czy potrafią rozwiązać każdy nasz problem. Oczywiście inne czynniki takie jak cena, poziom usług, czystość, smaczne jedzenie etc. też mają swoje znaczenie, jednak to jest standard, warunek sine qua non – jeżeli obiekt odbiega od podstawowych standardów w ogóle nie biorę go pod uwagę.W przypadku kiedy dwa obiekty konferencyjne, położone niedaleko siebie, spełniają wszystkie założenia i warunki wcześniej postawione,  co może zdecydować o ostatecznym wyborze? Beata Kaczmarska:  W przypadku dwóch podobnych obiektów konferencyjnych o wyborze decydują następujące czynniki: - Dotychczasowa współpraca i to czy obiekt był nam "przychylny" w kwestiach tak zwanych nietypowych: np czy pozwolił nam postawić nasze standy, naszą recepcję czy jakieś nietypowe 'budowle". Często jest  tak, ze obiekt niechętnie patrzy na nasze działania. Na przykład w jednym z hoteli nie pozwolono zawiesić nam instalacji potrzebnych do programu wieczornego, choć zawsze zaznaczamy, iż nasze ingerencje nie pozostawiają śladów. - Po drugie ważny jest dla nas tryb pracy - czas, czyli to jak szybko obiekt reaguje na nasze zapytania i zmiany, które są naturalną częścią takiej działalności i wynikają ze zmiany zamówienia naszego klienta (w niektórych hotelach odpowiedź jest natychmiastowa, czasem jednak wymaga zatwierdzenia przez osobę decyzyjną i trwa to zbyt długo- to sygnał, ze zarządzanie takim obiektem nie jest dobre) - Elastyczność cenowa i nie tylko (na przykład potrzebujemy 20 pokoi jednoosobowych, a obiekt dysponuje 10-ma i nie chce przeznaczyć pokoi dwuosobowych na jednoosobowe lub dolicza za to zbyt wiele)D.H.:. W takim przypadku decyduje ogólna atmosfera współpracy z obiektem, osobą opiekującą się nami, zrozumienie naszych potrzeb i wartości dodane otrzymywane w cenie – raz są to dodatkowe nagłośnienie i oświetlenie potrzebne na część wieczorną, które wliczone jest w cenę, innym razem jest to dodatkowa godzina czy dwie ‘GRATIS’ Open Baru, a innym razem dodatkowe pokoje gratis dla obsługi naszej agencji. Nie zawsze cena jest decydująca. M.T.: W przypadku jeśli dwa obiekty konferencyjne położone są blisko siebie i oba spełniają wymagane warunki wówczas wpływ na wybór może mieć podejście przedstawicieli obiektu do klienta, cena, może jakaś niestandardowa wartość dodana korzystna dla klienta, odległość np. od dworca lub lotniska jeśli uczestnicy konferencji dojeżdżają, dogodności parkingowe itp.J.P.: Decyduje atmosfera i bardziej profesjonalna obsługa czyli uśmiechnięty i kompetentny personel. Mogę tutaj dodać jeszcze, że najtrudniejsze w tej branży i dlatego może najcenniejsze jest właśnie wykształcenie i utrzymanie dobrego personelu. Jakie obiekty (nowoczesne, historyczne, designerskie itd) w Państwa opinii cieszą się największą popularnością? Czy styl ma znaczenie? B.K.: Zawsze wolimy obiekty "z duszą ", czyli historyczne, stylizowane, drewniane, czy designerskie itp. One są wprawdzie zazwyczaj mniej funkcjonalne, ale nie są nudne, mają swój klimat. Zdecydowanie takie wybieramy w pierwszej kolejności, gdyż one inspirują nas do ułożenia specjalnego programu. D.H.: Jest to uzależnione od konwencji samego wydarzenia.  Tak naprawdę najpierw znajdujemy odpowiedni obiekt, a potem dorabiamy do niego program. Nigdy nie korzystamy jako agencja z rozwiązań obiektu, bo z reguły (chociaż są wyjątki) obiekty dysponują bardzo sztampowymi i oklepanymi ‘atrakcjami’. Przez to całość programu przywozimy i zapewniamy sami, dobierając odpowiednich podwykonawców.  Najbardziej liczy się poziom jakości obsługi, dostępność danego miejsca w określonym terminie i pojemność obiektu. Styl ma czwartorzędne znaczenie.M.T.: Zacznę o pytania „czy styl ma znaczenie?”. Otóż moim zdaniem ma. Jeśli na przykład przygotowujemy konferencję medyczną, to dobrze jest zorganizować ją w miejscu jasnym, czystym. Jeśli zaś przygotowujemy spotkanie np. historyków sztuki, to otoczenie powinno nawiązywać do tematu konferencji.J.P: Styl ma podstawowe znaczenie. Po pierwsze nie do każdej okazji pasuje każdy styl – nie zorganizujemy wykwintnej konferencji w wiejskiej karczmie ani wiejskiego wesela w nowoczesnym centrum konferencyjnym. Styl też w pewnym sensie tworzy atmosferę, charakter miejsca. Obiekty nowoczesne, w standardowym tego słowa znaczeniu powoli przestają być modne – w końcu wszystkie są do siebie bardzo podobne i nie mają swojego wyraźnego, oryginalnego stylu – nie mówię tu oczywiście o obiektach „hiper” nowoczesnych z zadziwiającą architekturą, które mogą pretendować do miana dzieła sztuki. Moim zdaniem przyszłość branży MICE leży w obiektach designerskich i historycznych. To właśnie takie miejsca mają swój niepowtarzalny, nietuzinkowy klimat, który robi wrażenie na uczestnikach wydarzenia i na długo pozostaje w pamięci. Czy ważne są atrakcje dodatkowe, oferowane przez obiekt? Czy takie urozmaicenia jak np pokaz multimedialny mają wpływ na Państwa decyzje? B.K.: Atrakcje dodatkowe są dla nas mniej istotne, bo zawsze możemy je ściągnąć. To nasza rola. Ale ważne dla nas jest otoczenie: zieleń, parki, stawy, jeziora , teren do rekreacji. Mile widziana jest infrastruktura na zewnątrz, czyli na przykład namiot biesiadny lub zadaszone grillowisko. Jeśli natomiast hotel posiada coś naprawdę specjalnego, czego nie mają inni, to taki czynnik może decydować.D.H.: Niestety obiekty bardzo, bardzo, bardzo rzadko proponują same w sobie atrakcje, które wybijają się ponad przeciętność, z których możemy skorzystać i co nie wiąże się z koniecznością przywożenia samego programu z zewnątrz. Niestety najczęściej wraz z ofertą na obiekt otrzymujemy dodatkowo tzw. „Listę Atrakcji”. A ta w 95% jest podobna: DJ, Quady, Paint Ball, Pokazy Rycerskie (to w zamkach), wieczór karaoke itd. Mamy wrażenie, że obiekty nie rozumieją zmieniających się potrzeb klienta, a kiedy mówimy np. „nie dziękujemy za DJ’a przywieziemy swojego”, często bywają zdziwione, „że jak to?”. Dlatego podczas 3 lat pracy z obiektami, może dwa razy zdarzyło się nam być mile zaskoczonymi podejściem obiektu i zaproponowaniem niestandardowych rozwiązań, które zaproponowaliśmy naszemu klientowi i z których sami byliśmy również zadowoleni. Stąd też przy poszukiwaniu obiektu z zasady prosimy o jedynie o obsługę hotelową, konferencyjną (czasami przywozimy swoje multimedia, bo to też często nie odpowiada naszym standardom) i catering.M.T.: Oczywiście, że tak, atrakcje dodatkowe zaproponowane przez obiekt konferencyjny mają wpływ na podjęcie ostatecznej decyzji o wyborze obiektu. J.P.: Dodatkowe atrakcje muszą być, w dzisiejszych czasach bez urozmaicenia oferty ciężko jest znaleźć klientów. Prezentacja multimedialna mnie osobiście nie przekonuje – zwracam uwagę na inne rzeczy. Za to brak jakiejś atrakcyjnej formy prezentacji (nie koniecznie pokaz multimedialny) sugeruje mi brak profesjonalnego podejścia zarządzających obiektem a to z kolei zniechęca mnie do współpracy. Ale może ja po prostu jestem za bardzo wymagający? Czy ważny jest aspekt ekologiczny? Czy zwracają Państwo uwagę na certyfikaty i nagrody jakie hotel otrzymał za prowadzanie działań odpowiedzialnych społecznie i różnego rodzaju próby ograniczenia emisji CO2 do atmosfery?

B.K.: Aspekt ekologiczny jest dla nas bardzo ważny, ale niestety uważam, że w Polsce jeszcze nie dorośliśmy do tego tematu. To wymaga czasu i edukacji. Jeśli obiekt posiada takie aspekty, to zawsze je akcentujemy w ofertach do klientów, ale na ten moment nie jest to atut pierwszego znaczenia niestety.

D.H.:  Do tej pory może raz się zdarzyło, aby nasz klient brał pod uwagę ww. czynniki i prosił nas abyśmy w pierwszej kolejności brali pod uwagę tego typu obiekty. Niestety, nadal ważniejsze są inne czynniki np. dostępności terminu czy ilość miejsc w danym obiekcie. Ale pewnie z czasem będzie się to zmieniać. Natomiast na chwilę obecną nie ma to jeszcze kluczowego znaczenia.M.T.:. Aspekt ekologiczny może mieć duży wpływ przy wyborze obiektu w przypadku jeśli np. Firma dla której przygotowywana jest konferencja zajmuje się ekologią lub wyraźnie ją promuje i zwraca uwagę na emisję CO2. W innych przypadkach raczej nie zwracamy szczególnej uwagi na ten element. Choć dobrze jest wiedzieć, że obiekt prowadzi działania odpowiedzialne społecznie.J.P.:  Czy aspekt ekologiczny jest ważny? Bardzo ważny, wręcz fundamentalny! Czy zwracamy na niego uwagę? Odpowiedzi na to pytanie się wstydzę . . .Niestety czeka nas jeszcze wiele lat pracy nad mentalnością i świadomością społeczną, zanim będziemy kierować się tymi kategoriami przy wyborze obiektów konferencyjnych.

Przygotowała Paulina Król

źródło: www.konferencje.pl