W katalogu firm konferencje.pl znajdziesz organizatorów i profesjonalnych podwykonawców, którzy dostarczają kompleksowe usługi około konferencyjne. Sprawdź firmy z każdego regionu!

Guest-One Sp. z o.o.

Guest-One Sp. z o.o.

Ciołkowskiego 7 lok. 73, 93-510 Łódź
www.guest-one.pl

Dane kontaktowe

Halina Błażyńska Managing Director 510 1...... Pokaż telefony
Kategorie: Bezpieczeństwo , Rejestracja i obsługa recepcji
  • Opis
  • Usługi

Opis

GUEST-ONE to system opierający się na nowoczesnych rozwiązaniach informatycznych, zapewniający płynną obsługę uczestników na każdym etapie procesu organizacji danego wydarzenia – począwszy od zapraszania, poprzez rejestrację on-line na elektronicznej ewidencji w dniu imprezy kończąc.


Naszą ideą jest umożliwienie Organizatorowi zarządzanie wszelkimi życzeniami gości za pośrednictwem udostępnionego panelu administracyjnego, w każdym miejscu i o każdej porze. W zależności od potrzeb Klienta programujemy odpowiednie moduły. W przypadku uroczystej gali z przypisanymi miejscami siedzącymi oferujemy oprogramowanie do ich zarządzania. Inny moduł umożliwia rozlokowanie uczestników w hotelach, zgodnie z ich wcześniejszymi preferencjami i dostępnym kontyngentem. W dniu wydarzenia umożliwiamy płynną rejestrację i estetyczne stanowiska check-in.


Dzięki systemowi GUEST-ONE usprawniany jest proces logistyczny organizowanego przedsięwzięcia, zwłaszcza, jeśli składa się ono z wielu elementów, np. zawody, równoległe panele dyskusyjne czy konferencje tematyczne. Po zakończeniu danego wydarzenia Klient otrzymuje szczegółowy raport i statystyki, które obrazują efektywność imprezy i stanowią wskazówkę do organizacji przyszłych eventów.


W ramach naszego systemu oferujemy m.in.:


 - zaproszenia mailowe z indywidualnymi kodami dostępu;

 - rejestracja on-line oraz jej stały monitoring;

 - zaproszenia wraz z indywidualnymi kartami plastikowymi (oznaczonymi kodem cyfrowym), zaprojektowane w design eventu;

 - panel administracyjny;

 - projektowanie graficzne;

 - zarządzanie miejscami siedzącymi;

 - zarządzanie płatnościami / kontyngentami hotelowymi;

 - płynny check-in na miejscu eventu;

 - szczegółowe raporty i statystyki po zakończeniu wydarzenia.


Dzięki systemowi GUEST-ONE obsługa gości staje się niezwykle prosta i bezproblemowa. To wpływa również na ich zadowolenie, co jest jednym z wyznaczników sukcesu każdego organizowanego przedsięwzięcia.

Usługi

Bezpieczeństwo

  • Kontrola dostępu - Guest-One Sp. z o.o.

    Kontrola dostępu

    W ramach naszego systemu możliwa jest kontrola dostępu do poszczególnych elementów danego wydarzenia. Każdy z uczestników otrzymuje spersonalizowany identyfikator - w zależności od preferencji Klienta może być to identyfikator z kodem kreskowym lub karta zbliżeniowa. W pamięci kodu kreskowego lub karty zbliżeniowej zapisane są wszystkie informacje o uczestniku, również odnośnie jego zdefiniowanych uprawnień odnośnie uczestnictwa w evencie. Kontrola tych uprawnień odbywa się na bramkach check-in rozlokowanych w danych punktach kontroli dostępu. Uczestnik zbliża swój identyfikator do czytnika a na ekranie monitora pojawia się informacja, czy ma on dostęp do danego wydarzenia czy też nie.

Rejestracja i obsługa recepcji

  • Rejestracja na miejscu - Guest-One Sp. z o.o.

    Rejestracja na miejscu

    Rejestracja gości na miejscu imprezy musi przebiegać szybko i sprawnie. System GUEST-ONE umożliwia ją dzięki wykorzystaniu plastikowych identyfikatorów z kodem kreskowym lub identyfikatorów zbliżeniowych a także check-in poprzez podanie nazwiska. Do rejestracji wykorzystywane są zarówno stacjonarne bramki rejestrujące jak i mobilne czytniki komórkowe do kart zbliżeniowych. W sytuacji, gdy uczestnikowi trzeba wystawić nowy identyfikator (np. w sytuacji, gdy zapomniał go ze sobą zabrać lub identyfikator uległ zgubieniu), jego personalizacja trwa kilka sekund - jest to możliwe dzięki wykorzystaniu przenośnej drukarki do kart. Zaletą rejestracji gości w systemie GUEST-ONE jest możliwość bieżącego wglądu w jej postępy - kto pojawił się już na evencie, kogo jeszcze nie ma itd.Dodatkowo check-in jest tak prosty w obsłudze, że hostessy już po kilkuminutowym przeszkoleniu mogą całkowicie skoncentrować się na obsłudze zaproszonych gości.
  • Rejestracja on-line - Guest-One Sp. z o.o.

    Rejestracja on-line

    W ramach naszego systemu oferujemy przeprowadzenie rejestracji on-line uczestników eventu. Do systemu GUEST-ONE podczepiony zostaje formularz rejestracyjny zaprojektowany w design eventu - może być zarówno prosty i zawierać jedynie zapytania o podstawowe dane osobowe lub rozbudowany z określeniem złożonych preferencji gościa, np. uczestnictwo w poszczególnych subwydarzeniach. link do rejestracji może być zawieszony na domenie Klienta lub GUEST-ONE. Wszystkie dane podawane przez uczestników zapisywane są automatycznie w systemie, dzięki czemu można na bieżąco śledzić postępy w rejestracji a w razie potrzeby podejmować odpowiednie decyzje organizacyjne, np. zmiana programu, zamówienie większej ilości miejsc itd.
  • Zaproszenia - Guest-One Sp. z o.o.

    Zaproszenia

    Proces zapraszania gości odgrywa kluczową rolę podczas organizacji każdego eventu. W ramach naszego systemu możliwe jest wysyłanie do gości zaproszeń mailowych oraz tradycyjnych np. z dołączonym spersonalizowanym identyfikatorem. Zaproszenia mailowe - ta atrakcyjna i nowoczesna forma komunikacji ma wiele zalet: brak kosztów związanych z tradycyjną wysyłką pocztą lub kurierem, zredukowanie do zera ryzyka niedostarczenia lub zagubienia zaproszenia oraz możliwość automatycznego potwierdzenia obecności przez gości. Zaproszenia mailowe mogą mieć zarówno formę tekstową jak i graficzną HTML. Klient dostarcza nam projekt zaproszenia oraz listę adresatów a GUEST-ONE programuje i wysyła w jego imieniu mailing zaproszeniowy. W systemie na bieżąco można uzyskać informacje o potwierdzonych i odrzuconych zaproszeniach, zaproszeniach bez odpowiedzi oraz wiadomościach niedostarczonych ze względów technicznych (np. odrzucenie przez serwer, błąd w adresie itp.) Jeżeli Klient życzy sobie wysłać do gości tradycyjne zaproszenia i otrzymać od nich odpowiedź zwrotną - proponujemy wówczas indywidualne rozwiązania, dostosowane do jego oczekiwań. Do zaproszenia można np. dołączyć spersonalizowany identyfikator, link do samodzielnej rejestracji lub zamieścić dane do infolinii.
  • Zarządzanie miejscami siedzącymi - Guest-One Sp. z o.o.

    Zarządzanie miejscami siedzącymi

    System GUEST-ONE oferuje moduł do zarządzania miejscami siedzącymi, który doskonale sprawdza się podczas uroczystych gali, bankietów itd. Do systemu importowany jest szkic odzwierciedlający rozmieszczenie miejsc siedzących na sali. Każdemu z gości, oraz jego ewentualnej osobie towarzyszącej, można wówczas przydzielić miejsce przy konkretnym stoliku. Rozlokowanie gości można przeprowadzić zarówno w sposób manualny, tj. wybierać w systemie dane miejsce, podobnie jak podczas wizyty w kinie, lub w sposób automatyczny przy pomocy zdefiniowanych w systemie reguł. Modyfikacje przydziału miejsc możliwe są w każdym momencie - usadzanie i przesadzanie gości oraz zmiana układu stołów odbywa się w systemie, dzięki czemu nie istnieje ryzyko pomyłki (np. przydzielenia dwóm gościom tego samego miejsca) lub pominięcia jakiejś osoby. W dniu eventu możliwe jest śledzenie na bieżąco postępu zapełniania się stołów i kontrola obecności gości.