W katalogu firm konferencje.pl znajdziesz organizatorów i profesjonalnych podwykonawców, którzy dostarczają kompleksowe usługi około konferencyjne. Sprawdź firmy z każdego regionu!

Klub Agencji Eventowych

Region: Mazowsze
ul. Foksal 18
00-372 Warszawa
woj. mazowieckie
Kontakt:
telefon:22 379 25 51

e-mail:
    Widok

    Pierwszy business mixer KAE już za nami!

    Pierwszy business mixer KAE już za nami! -

    20 marca 2013 r. w restauracji Czaji przy Placu Trzech Krzyży w Warszawie odbył się pierwszy Business Mixer Klubu Agencji Eventowych, którego tematem przewodnim był dobrze sporządzony brief. Gościem specjalnym spotkania była Małgorzata Szendlak, Kierownik ds. Komunikacji Korporacyjnej i PR Nestlé Polska S.A.

     

     

     

     

     


    Uczestnicy business mixera wspólnie zastanawiali się jak powinien być skonstruowany brief dla agencji eventowych, by proponowane przez nie oferty spełniały oczekiwania klientów. W praktyce agencje narzekają na brak umiejętności rzetelnego przygotowania briefów, zaś klienci zarzucają agencjom, że ich oferty nie są adekwatne do wysłanych zapytań. sPo burzliwej dyskusji, wspólnie ustalono kluczowe elementy dobrego briefu.

    Jak się okazuje, najważniejszym w dobrze sporządzonym briefie jest określenie podstawowego celu eventu i jego grupy docelowej, co chcemy za jego pośrednictwem osiągnąć. Ważną informacją dla agencji są także wcześniejsze doświadczenia klienta, jakie do tej pory eventy były organizowane, jaka była ich oprawa artystyczna, lokalizacja, czy sposób przetransportowania gości. Zbyt mała ilość informacji merytorycznych może spowodować, że oferta agencji będzie nietrafiona, a zaproponowane  atrakcje czy artyści będą dla odbiorcy eventu powtórzeniem. W briefie warto dokładnie napisać co należy do zadań agencji. Nieprecyzyjnie określone obszary działania, nie pozwolą jej na przygotowanie pełnej i „uszytej na miarę” oferty. Warto też zaznaczyć, czy agencja ma przygotować program merytoryczny czy za tę część odpowiada klient. Trudnym dla agencji jest moment, gdy przychodzi zapytanie na organizację imprezy z dużym budżetem, skomplikowanej technicznie i merytorycznie, a czas na złożenie oferty jest zbyt krótki. Taka sytuacja może być dużym zagrożeniem dla powodzenia projektu. Propozycja zostanie przygotowana niezbyt szczegółowo, złożona z gotowych rozwiązań. Każda agencja chce przygotować jak najpełniejszą ofertę, spełniającą oczekiwania klienta, dlatego zgodnie ze wskazówkami przetargowymi WFA, EACA, SAR rekomendowany czas na przygotowanie materiałów w odpowiedzi na brief Klienta powinien wynosić 4 tygodnie. Zdarza się, że Klienci szukając oszczędności, nie podają w briefie budżetu, jaki jest przeznaczony na dane wydarzenie. Nie jest to jednak dobra praktyka. Jasne sprecyzowanie ram finansowych daje agencji możliwość nie tylko zaproponowania najbardziej skutecznych i unikalnych narzędzi, ale także pozwala ograniczyć do minimum czas na przygotowanie oferty. Prostym rozwiązaniem na oszczędności, może być po prostu podanie niższego budżetu. Zawsze można go podwyższyć, dodając do imprezy elementy premium.

    Powstały w 2012 r. przy Stowarzyszeniu Komunikacji Marketingowej SAR Klub Agencji Eventowych ma za zadanie współtworzyć wysokie standardy i wskazywać dobre praktyki, angażować się w projekty edukacyjne, a także działać na rzecz usprawniania dialogu pomiędzy marketerami zainteresowanymi usługami z zakresu event marketingu a agencjami. – Jestem bardzo zadowolony z pierwszego Business mixera zorganizowanego przez Klub Agencji Eventowych – mówi Szymon Walkiewicz, partner WALK, Prezes Zarządu Klubu Agencji Eventowych. Wymiana poglądów na temat briefów i przetargów największych graczy na rynku eventowym i możliwość konfrontacji ich ze spostrzeżeniami osoby reprezentującej stronę klienta, pozwoliła nam na wypracowanie wzoru briefu. Jestem przekonany, że kolejne spotkania przyczynią się nie tylko do podniesienia jakości świadczonych usług, ale również do lepszego wzajemnego zrozumienia na linii agencje – klienci - dodaje.

    źródło: Klub Agencji Eventowych