Houston, mamy problem! Chęć udziału w naszej konferencji zgłosiło ponad 500 osób! Gdzie znaleźć salę, która pomieści tak wielu uczestników, która jest ulokowana w dogodnym pod względem dojazdu punkcie Polski, gdzie można liczyć na wiedzę zespołu, który skutecznie wesprze organizatorów eventów i konferencji? Takie miejsce nie będzie łatwo znaleźć! – Spokojnie, zaraz sprowadzimy was na Ziemię. Wpisuję potrzebne dane… już mam odpowiedź: kierujcie się do EXPO XXI, tam czeka na was nowoczesne wyposażenie, przestrzeń umożliwiająca przearanżowanie zgodnie z potrzebami, bezstresowa realizacja planów!
Spotkanie z kontrahentem, które zadecyduje o dalszym rozwoju i zleceniach dla firmy. Konferencja, na którą zaproszeni zostaną najważniejsi przedstawiciele branży. Zjazd miłośników motoryzacji albo warsztaty szkoleniowe dla pracowników korporacji. Bankiet dla partnerów przedsiębiorstwa. Wystawy, uroczyste gale, targi kwiatów, prezentacje najnowszych modeli samochodów, pokazy mody… Zazwyczaj dla każdego ze wspomnianych wydarzeń szukalibyśmy miejsca wyspecjalizowanego w organizacji imprezy danego typu – auli uniwersyteckiej, nowoczesnego hotelu lub przytulnego pensjonatu. To wszystko możecie jednak zrealizować w jednym obiekcie. Szukać nie trzeba daleko. Na warszawskiej Woli umiejscowione jest EXPO XXI – miejsce, w którym wcielisz w życie wszystkie plany eventowe i konferencyjne.
20 000 mkw. łącznej powierzchni – 13 500 mkw. w czterech halach, 1500 mkw. zaplecza konferencyjnego, 5000 mkw. terenu otwartego wokół obiektu oraz parking na 1500 miejsc. Ponad 200 zorganizowanych wydarzeń i kilkaset tysięcy odwiedzających rocznie. Do tych danych dorzućmy jeszcze 15 lat praktycznego doświadczenia w organizacji imprez o różnym charakterze – i możemy śmiało zapraszać uczestników naszego spotkania na ulicę Prądzyńskiego 12/14, gdzie znajduje się EXPO XXI. Dzięki znakomitej lokalizacji przesyłanie szczegółowych mapek uczestnikom zjazdów nie będzie już potrzebne. Tylko 9 km od stołecznego Lotniska Chopina, 5 km od dworca kolejowego Warszawa Zachodnia, zmotoryzowani zaś dotrą do EXPO XXI trasą AK lub autostradą A1. Cel namierzony, przyjrzyjmy się zatem bliżej ofercie obiektu.
Imponująca przestrzeń konferencyjna EXPO XXI
Zacznijmy od dopasowania gabarytów pomieszczenia do naszych potrzeb. Na terenie EXPO XXI znajduje się 5 klimatyzowanych sal konferencyjnych o powierzchni od 65 mkw. do 600 mkw. Najmniejsza z sal, „D”, w kształcie trapezu, pomieści 50 osób w ustawieniu teatralnym. Dzięki dostępowi do światła dziennego pomieszczenie jest jasne. Na standardowe wyposażenie, tak jak w przypadku innych pomieszczeń, złożyły się: rzutnik, ekran oraz sprzęt nagłośnieniowy z mikrofonem. Największa z sal, „C”, utrzymana w kolorach: jasna szarość – granat – biel, sprawdzi się przy organizacji zjazdów na 600 osób w ustawieniu teatralnym lub 250 gości w układzie klasowym. Dźwiękoszczelne ściany działowe umożliwiają podział pomieszczenia na 2 lub 3 równe części. Ponadto do dyspozycji gości oddanych jest 6 pokoi o powierzchni od 10 mkw. do 29 mkw. przeznaczonych do spotkań biznesowych. Wszystkie sale, jak również przestrzeń w halach głównych, mogą z powodzeniem posłużyć do organizacji bankietów – EXPO XXI współpracuje ze sprawdzonymi firmami cateringowymi, które zapewnią kompleksową obsługę w czasie konferencji i prezentacji, a także przygotują kolacje z pełnym serwisem kelnerskim oraz pikniki lub ogródki tematyczne na otwartej przestrzeni wokół obiektu.
Bogata oferta usług dodatkowych – wsparcie na wielu poziomach
Usługi techniki konferencyjnej i audiowizualnej, z jakich można skorzystać w EXPO XXI, obejmują m.in. filmowanie, streaming, obsługę tłumaczeń symultanicznych. Organizatorzy mają do dyspozycji projektory, nagłośnienie, sprzęt wizyjny, oświetlenie sceniczne i estradowe, meble konferencyjne (stoły, krzesła, podesty, mównice). Długie oczekiwanie na identyfikator spotyka się często ze zniecierpliwieniem gości. Zespół EXPO XXI – po ustaleniu warunków z klientami – chętnie i sprawnie przeprowadzi proces rejestracji uczestników, tak aby przebiegał on szybko i komfortowo. W ramach wsparcia technicznego IT można liczyć także np. na doradztwo telekomunikacyjne, badania rynku IT oraz błyskawiczną reakcję w razie wystąpienia jakichkolwiek problemów ze sprzętem. Nie musicie również martwić się o tworzenie banerów animowanych lub statycznych czy serwisów www. Pracownikom obiektu możecie także zlecić przygotowywanie potrzebnych baz danych (zgodnie ze zgłaszanymi potrzebami klienta) czy przeprowadzenie akcji promocyjnych na terenie stolicy. Możliwość powierzenia tych zadań sprawdzonemu zespołowi jest niewątpliwie dużym usprawnieniem dla organizatora konferencji czy zjazdu. W końcu oszczędność czasu to też oszczędność pieniędzy.
Organizacja zarówno mniejszej, jak i większej imprezy firmowej wymaga przemyślenia kwestii ulokowania w hotelach gości przybywających z dalszych zakątków Polski oraz zagranicy. EXPO XXI jest przygotowane także na takie sytuacje. Dzięki długofalowej współpracy z renomowanymi warszawskimi hotelami klientom EXPO XXI zaprezentowana zostanie atrakcyjna oferta hotelowa dedykowana gościom indywidualnym oraz grupom zorganizowanym. Pozostaje zatem tylko ustalić grafik i umówić na spotkanie z zespołem EXPO XXI!