Konferencje.pl - tysiące miejsc na konferencje. Zero kłopotów.

Skorzystaj z wyszukiwarki lub zleć nam wybór idealnej sali konferencyjnej spośród ponad 4000 hoteli, ośrodków, pałaców a także teatrów i muzeów i innych oryginalnych miejsc.

Wyślij zapytanie, a otrzymasz oferty bezpośrednio na swój adres e-mail.

Qubus Hotel Legnica

ul. Skarbowa 2, 59-220 Legnica
www.qubushotel.com

Kontakt do obiektu

Paulina Wojciechowicz Specjalista ds. Sprzedaży i Marketingu (+487...... Pokaż telefony

Podstawowe parametry

konferencja 1000 os.
bankiet 800 os.
nocleg 440 os.
Widok

Eksperci z Qubus Hotel Legnica podpowiadają jak organizować konferencje

Data aktualności: 19-02-2014

  • Eksperci z Qubus Hotel Legnica podpowiadają jak organizować konferencje - Qubus Hotel Legnica
    Organizacja konferencji nie jest zadaniem łatwym. Po wyborze danego miejsca i sali pozostaje kwestia jej aranżacji. Jakie ustawienie wybrać przy spotkaniu na 40, a jakie na 100 osób? Na te i inne pytania odpowiadają pracownicy jednego z największych centrów konferencyjnych na Dolnym Śląsku. 
     
    Swoją wiedzą na temat ustawienia mebli w salach konferencyjnych dzieli się z naszymi czytelnikami Marta Zaciera, Specjalista ds. Sprzedaży i Marketingu z Qubus Hotel Legnica. - Ustawienie kinowe (teatralne) umożliwia nam zorganizowanie bardzo dużych konferencji, gdzie główną rolę odgrywa prelegent stojący przodem do audytorium - tłumaczy pracownica legnickiego hotelu. -  Aranżacja ta sprawdza się przy wykładach, pokazach czy prezentacjach. Jej minusem jest brak możliwości notowania oraz korzystania z przerwy kawowej, ponieważ filiżankę musimy trzymać wtedy w rękach. Z kolei ustawienie w podkowę (literka U) - najczęściej wybierane jest na szkolenia z elementami ćwiczeń praktycznych, gdy trener i uczestnicy wykorzystują wnętrze podkowy do scenek rodzajowych. Ustawienie sprawdza się przy 30-40 osobach. Wtedy zachowany jest dobry kontakt wzrokowy wśród wszystkich uczestników. Przy większej liczbie osób odległość pomiędzy ramionami się zwiększa, co powoduje powstanie dużej, wolnej przestrzeni na środku.
     
    Ustawienie „wspólny stół” (blok) sprawdza się, jeśli firma planuje zorganizować spotkanie biznesowe, w celu narady lub negocjacji umów. Jest ono również wygodne i ergonomiczne dla kameralnej grupy osób (ok. 20). Wtedy odległość pomiędzy poszczególnymi uczestnikami pozwala w pełni wszystkim się ze sobą komunikować.  Z kolei ustawienie „szkoła” – firmy zajmujące się prowadzeniem szkoleń i egzaminów często decydują się na zaaranżowanie sali w stylu „maturalnym”, czyli jeden stolik – jedna osoba. To ustawienie sprawdza się bardzo dobrze w środowiskach naukowych, podczas egzaminów językowych, na księgowych i w trakcie niektórych rozmów rekrutacyjnych. Plusem tego układu jest możliwość wygodnego notowania i korzystania z materiałów naukowych. Ogranicza nam ono jednak integrację grupy i prowadzenie dyskusji. Układ „szkoła” można też modyfikować i np. łączyć 2 stoły dla 4 osób itp. Ustawienie wyspowe polega zaś na przygotowaniu kilku stołów do pracy w grupach. Forma ta sprawdza się przy szkoleniach, w których główną rolę odgrywają ćwiczenia i zadania zespołowe. Dla pełnego komfortu, przy każdym stole powinno znajdować się maks. 8 osób. Co ciekawe, rozwiązanie to wykorzystywane jest często przez firmy kosmetyczne.   
     
    Oryginalne ustawienia i prośby
     
    Marta Zaciera przyznaje, że firmy rezerwujące sale konferencyjne w Qubus Hotel Legnica wybierają zazwyczaj standardowe ustawienia: podkowę, szkołę i kino. - Zdarza się jednak, że forma konferencji wymaga zmiany aranżacji sali w trakcie jej trwania. Goście np. rozpoczynają spotkanie w układzie podkowy, następnie przestrzeń dopasowywana jest do pracy w grupach. Jeśli sala jest duża, to 2 różne ustawienia można zaplanować od razu. Wtedy goście część spotkania przeprowadzą w pierwszej połowie, a część w drugiej połowie sali - wyjaśnia pracownik hotelu.
     
    Przy imprezach i balach firmowych sprawdza się też ustawienie bankietowe. W zależności od ilości osób można je zrobić zarówno w postaci okrągłych stołów z krzesłami, jak też kilku, małych punktów stojących. Przy dużych konferencjach często łączy się ustawienie kinowe z bankietowym, modne jest bowiem  zaproszenie uczestników, po wykładzie, na poczęstunek. Wiele obiektów może też przygotować na prośbę organizatora coś nietypowego, co będzie potrzebne danej firmie podczas szkolenia. - Ostatnio jedna z firm organizujących szkolenie z elementami coachingu poprosiła nas o zapewnienie belki o długości 2 m, szerokości 13 cm i grubości 20 cm. Kontrahenci pytają też o kuferki/torby prezentacyjne, gdzie mamy różne pisaki, kolorowe karteczki, znaczniki itp.  - mówi Marta Zaciera.
     
    Ustawienie dla poszczególnej ilości osób uzależnione jest oczywiście od tego, jakimi salami dysponuje dany obiekt. - Z naszego 17 letniego, sieciowego doświadczenia wynika, że najwygodniejszym ustawieniem stosowanym przy 20 osobach jest podkowa, szkoła i wyspa. Przy 50 do 100 osób najczęściej wybieraną formą aranżacji sali jest szkoła lub kino, a przy 200 uczestnikach tylko kino - dodaje Marta Zaciera.
     
    Przerwa kawowa w sali czy poza nią?
     
    Goście zazwyczaj decydują się na zorganizowanie przerwy kawowej w sali konferencyjnej, tak by uczestnicy mieli swobodny dostęp do bufetu. Jeśli firma wybierze opcję tzw. przerwy całodziennej,  warto wtedy ustalić z prowadzącym szkolenie, czas w którym kelner może wejść do sali, aby uzupełnić bufet kawowy. Przy dużych konferencjach na np. 100 osób najlepiej sprawdza się jednak bufet ustawiony poza salą. W dużych centrach konferencyjnych przygotowane są specjalne miejsca na takie rozwiązanie. Jest ono również droższe, ponieważ wymaga wynajęcia dodatkowej przestrzeni. Jeśli w jednym dniu w centrum konferencyjnym jest kilka równoległych spotkań, wówczas praktykujemy przerwy kawowe w sali. Staramy się tym samym, aby uczestnicy innych szkoleń nie korzystali np. z poczęstunku nie swojej firmy. 
     
    O czym jeszcze warto pamiętać?
     
    Odpowiednia ilość stołów i krzeseł to z pozoru podstawowy element, jednak bardzo ważny. Kolejnym jest zachowanie odpowiedniego odstępu od prowadzącego. Zdarzają się bowiem prelegenci, którzy nie chcą być zbyt blisko uczestników szkolenia. Warto im wtedy zagwarantować większą strefę osobistą niż przy standardowych ustawieniach. Bardzo ważne jest też zapewnienie odpowiednich „korytarzy komunikacyjnych”, czyli przejść pomiędzy krzesłami. Tu istotna jest też odległość między siedzącymi, która zapewni możliwość swobodnego odsunięcia krzesła. Przy dużych spotkaniach takich jak kabarety i koncerty musimy też pamiętać o przepisach ppoż. 
     
    Należy również zadbać o estetykę w danym miejscu. Zwracamy zatem uwagę na czystość stołów i krzeseł. Ich jednakowy wygląd i wielkość, stoły nie mogą się np. chwiać. Doświadczone obiekty konferencyjne zwrócą uwagę także na dodatkowe materiały dla organizatora np. dodatkowy stolik na laptopa, elegancki lambrekin czy obrus na stole recepcyjnym. Należy pamiętać także o zapewnieniu dostępu do Internetu, narzędzi konferencyjnych (mikrofon, rzutnik itp.), czy szatni dla uczestników spotkania
     
Poleć artykuł:
Napisz komentarz na Facebooku: