Konferencje.pl - tysiące miejsc na konferencje. Zero kłopotów.

Skorzystaj z wyszukiwarki lub zleć nam wybór idealnej sali konferencyjnej spośród ponad 4000 hoteli, ośrodków, pałaców a także teatrów i muzeów i innych oryginalnych miejsc.

Wyślij zapytanie, a otrzymasz oferty bezpośrednio na swój adres e-mail.

Qubus Hotel Prestige Katowice

ul. Uniwersytecka 13, 40-007 Katowice
https://www.qubushotel.com/pl/hotele/katowice/5/#main

Kontakt do obiektu

Iwona Ambrożyńska Kierownik Działu Sprzedaży i Marketingu (+48 ...... Pokaż telefony

Podstawowe parametry

konferencja 250 os.
bankiet 164 os.
nocleg 300 os.
Widok

Jak przygotować dobre zapytanie konferencyjne?

Data aktualności: 13-03-2014

  • Jak przygotować dobre zapytanie konferencyjne? - Qubus Hotel Prestige Katowice

    Co roku obiekty i sieci hotelarskie dostają setki zapytań konferencyjnych. Bardzo często jednak prośby o przesłanie oferty nie zawierają wszystkich informacji, potrzebnych do odpowiedniej wyceny. Skutkuje to często wydłużonym czasem przesłania odpowiedzi i kilkoma telefonami. Co zatem powinno znaleźć się w zapytaniu konferencyjnym? Podpowiada Magdalena Stachoń-Szołtysek, Kierownik Działu Sprzedaży i Marketingu Qubus Hotel Prestige Katowice.

     

    Jakie informacje powinny znaleźć się w zapytaniu konferencyjnym, aby skrócić czas oczekiwania na ofertę?

     

    Termin spotkania i liczba uczestników
    Podstawową informacją jest podanie daty planowanej konferencji lub szkolenia. Niezwykle istotną kwestią jest również planowana liczba uczestników wydarzenia, gdyż sale konferencyjne różnią się wielkością. Pomoże to specjalistom z danego obiektu zaproponować odpowiednio dużą oraz komfortową salę. – Spotykam się z wieloma zapytaniami, które właśnie tych dwóch elementów nie posiadają, a są to podstawowe i niezbędne elementy potrzebne do wyceny. – doradza Magdalena Stachoń-Szołtysek, Kierownik Działu Sprzedaży i Marketingu Qubus Hotel Prestige Katowice. – Przy tych danych warto też napisać, czy organizatorzy mają dodatkowe wymagania w postaci np. zaprojektowania sceny lub zorganizowania miejsca dla wystawców. – dodaje.


    Aranżacja przestrzeni
    Organizator może już na samym początku zasugerować, które ustawienie sali będzie najbardziej odpowiednie do rodzaju spotkania. Do dyspozycji gościa jest kilka możliwości. Najbardziej popularnymi ustawieniami są: szkoła, podkowa, kino, bankiet oraz tzw. wspólny stół (board room). W tym miejscu można też zaznaczyć preferencje dotyczące oświetlenia (sztuczne lub naturalne). Warto też ująć, jakie udogodnienia i zaplecze techniczne powinno być na sali. Organizując konferencję lub szkolenia możemy skorzystać m.in. z rzutników, ekranu, flipchartu, łącza internetowego czy profesjonalnego nagłośnienia.

     

    konferencje.pl ustawienie podkowa qubus hotel
    Jedną z popularnych aranżacji konferencyjnych jest "podkowa".

    Gastronomia
    Kolejnym, istotnym w wycenie elementem, jest gastronomia. Bardzo często ma ona wpływ na ostateczną kalkulację, zatem warto zaznaczyć, czy konferencja lub szkolenie będzie organizowane wraz z poczęstunkiem w postaci przerwy kawowej i lunchu. Spotkania kilkudniowe nierzadko organizowane są wraz z wieczorem integracyjnym lub wspólną kolacją. Warto wówczas zaznaczyć, czego oczekuje się w wycenie, jaki charakter ma mieć to wydarzenie. - Specjaliści działu S i M dysponują doświadczeniem i odpowiednią wiedzą, pozwalającą na zorganizowanie zarówno profesjonalnej konferencji, jak i uroczystej kolacji firmowej wraz z elementami artystycznymi. - zaznacza Magdalena Stachoń-Szołtysek.


    Dane kontaktowe
    Oprócz podania wszystkich wymienionych elementów, bardzo ważnym jest też wpisanie swoich danych kontaktowych. W przypadku jakichkolwiek dodatkowych pytań, niewątpliwie pozwoli to specjalistom z danego obiektu szybko skontaktować się z organizatorem konferencji. Ważne jest także podanie w zapytaniu nazwy firmy. – Dzięki takiej informacji, specjalista będzie mógł sprawdzić, czy dany organizator jest w naszym obiekcie po raz pierwszy, czy już wcześniej korzystał z naszych usług i wobec tego ma ustalone specjalne rabatowane ceny lub oczekiwania co do menu. – podkreśla Magdalena Stachoń-Szołtysek.


    Oznakowanie i promocja konferencji
    W dużych obiektach konferencyjnych, w tym samym czasie może być organizowanych kilka konferencji. Aby ułatwić uczestnikom dotarcie na spotkanie, specjaliści z danego obiektu odpowiednio oznakowują salę. – Zdecydowanie ułatwi to logistykę oraz zapewni odpowiedni komfort uczestnikom. – radzi Magdalena Stachoń-Szołtysek. Najczęściej wykorzystuje się logotyp firmy lub temat konferencji. Na prośbę organizatora, hotel może dodatkowo zamieścić informację o wydarzeniu na swoich stronach konferencyjnych lub w mediach społecznościowych.


    Ile osób w obiekcie jest zaangażowanych w przygotowanie miejsca konferencji?
    Przygotowanie szczegółowego zapytania konferencyjnego nie tylko przyspieszy etap wyceny, ale także pomoże pracownikom obiektu w przygotowaniu sali, gastronomii i materiałów na konferencję. W te działania zaangażowanych jest wielu pracowników. – W naszych obiektach portier aranżuje salę, ustawiając stoły i krzesła, obsługa bankietów i konferencji zajmuje się zapewnieniem zaplecza gastronomicznego, specjalista ds. technicznych odpowiedzialny jest za sprawne działanie sprzętu konferencyjnego i multimedialnego. – tłumaczy Stachoń-Szołtysek. – Dodatkowo, specjalista ds. marketingu każdorazowo przed spotkaniem sprawdza, czy sala przygotowana jest zgodnie z wytycznymi organizatora. Jest również odpowiedzialny za oznakowanie danego miejsca. – dodaje.


    Jakie elementy warto wziąć pod uwagę przy wyborze miejsca na konferencję?


    Firmy organizujące konferencję zwracają uwagę głównie na lokalizację, standard, rekomendacje od innych firm, doświadczenie i elastyczność oferty. Decydując się na przesłanie zapytania, często organizator zna warunki konferencyjne obiektu, chociażby ze strony internetowej. W zakładce dotyczącej konferencji, pokazane są zarówno zdjęcia sal, ich wielkości i lokalizacja w obiekcie. – Przy organizacji szkoleń i spotkań bardzo ważnym aspektem jest indywidualne podejście do każdego zapytania. Niedawno realizowana była konferencję na 600 osób, a tak duże wydarzenie wymaga zarówno umiejętności logistycznych, jak i wysokiej jakości usług w danym miejscu. – zaznacza przedstawicielka Qubus Hotel Prestige Katowice.


    Oryginalne zapytania konferencyjne
    - W ciągu 10 lat istnienia, mieliśmy przyjemność zorganizowania setek konferencji. Do oryginalnych wydarzeń tego typu zaliczyć możemy z pewnością spotkania ważnych osobistości i głów państwa. Miło wspominamy również konferencję medyczną, podczas której wykorzystane zostały sale kinowe. Jej realizacja była bardzo trudna i wymagała dostosowania sal do transmisji równoległych z prelegentami z innych krajów. – wspomina Magdalena Stachoń-Szołtysek.

    – Życzeniem organizatora było również, aby podczas lunchu na każdym talerzu uczestnika, czekoladą namalowany był przekrój kości kolana. Nasi kucharze przygotowali 160 takich talerzy. – dodaje. – Nasze doświadczenie i podane przeze mnie przykłady pokazują, że wysoka jakość usług, innowacyjne podejście do klienta, doświadczenie i elastyczność oferty, to niezbędne cechy, którymi musi się charakteryzować profesjonalny obiekt konferencyjny. – podsumowuje Magdalena Stachoń-Szołtysek.

     

Poleć artykuł:
Napisz komentarz na Facebooku: