Debata Networkingowa „Nastroje Branży Eventowej” - podsumowanie

W historycznych wnętrzach Centrum Bankowo-Finansowego, przy ul. Nowy Świat 6/12, dnia 14 września 2011, odbyło się spotkanie organizowane przez Stowarzyszenie Branży Eventowej (SBE), pod hasłem „Nastroje Branży Eventowej”. W wydarzeniu uczestniczyło kilkudziesięciu przedstawicieli branży ze strony agencji, hoteli, podwykonawców oraz zleceniodawców.

W pierwszej części goście odbyli wycieczkę „w przeszłość” po dawnym gmachu KC PZPR, podczas której odwiedzili  gabinety dygnitarzy partyjnych, zbadali zamknięte dla publiczności zakamarków archiwa, podziemia i obejrzeli wybór kronik filmowych z minionej epoki.

W jednej z dawnych sal gabinetowych, przy owalnym stole, odbyła się druga część spotkania - otwarta debata na temat panujących nastrojów, tendencji i zmian zachodzących aktualnie w branży eventowej. Tocząca się dyskusja potwierd

ziła, iż na przestrzeni kilku ostatnich lat, niewątpliwie sporo się zmieniło, zwłaszcza w skali angażowanych środków w eventy ze strony klientów biznesowych. Fakt, iż budżety są coraz mniejsze, wyraźnie wpływa na stabilność funkcjonowania podmiotów z branży. Nastroje można określić jako mieszane, zależy czym kto się zajmuje i na ile sprawnie zdołał się przystosować do aktualnej sytuacji. Choć wysondowanie rzeczywistej atmosfery utrudnia optymizm, który charakteryzuję tę branżę. Debata pozwoliła wyłowić takie tendencje jak wzrost efektywności działania, ograniczanie kosztów i ciągły nacisk na innowacyjność. Konkurencja na rynku wbrew intuicji wcale się nie zmniejszyła. Nadal liczy się doświadczenie i skuteczność w poszukiwaniu klienta. Branża eventowa po stronie zwłaszcza Agencji, chociaż również Podwykonawców, jest nadal rozdrobniona. Nie musi to wcale oznaczać braku profesjonalizmu, ale jak stwierdził Krzysztof Michniewicz z Incentive Concept Group, ma to istotne znaczenie przy dostępnie do dużych zleceń.

Czego oczekują od Agencji eventowych korporacyjni Meeting Plannerzy? Wciąż tego samego, czyli dobrego pomysłu, świeżego podejścia oraz kompleksowej usługi. Oznacza to nie tylko organizację eventu ale również obsługę pod kątem PR, Internetu, marketingu. Natomiast Agencje od korporacji i przedsiębiorstw z sektora MSP oczekują przede wszystkim jasnych zasad współpracy, czyli m.in.:

Transparentnych zasad podejmowania współpracy z Agencjami eventowymi Prawidłowo sporządzonego briefu Podawania budżetu lub przedziału budżetowego

  W tym miejscu należy wspomnieć o modelowych rozwiązaniach dotyczących współpracy na linii Agencja - Korporacja, wdrożonych np. w Grupie PZU, dotyczą one między innymi:  

Zasad na jakich Agencje są zapraszane do współpracy Rozsądnej liczby Agencji współpracujących (4-5) Zasad ewaluacji i komunikacji Wypłacania zaliczek na organizację eventu Terminowego i szybkiego opłacania faktur końcowych

  W trakcie spotkania przedstawiciel grupy PZU, Pan Piotr Glen, zachęcał Stowarzyszenie Branży Eventowej do aktywniejszych działań skierowanych w stronę Zleceniodawców, zwłaszcza działań o charakterze edukacyjnym. Takie działania są planowane przez SBE jeszcze w tym roku i informacja powinna już być wkrótce udostępniona. - Wychodząc naprzeciw oczekiwaniom obecnych oraz przyszłych członków SBE, pierwsze szkolenie, jakie zostanie zorganizowane po Targach Eventowych Event 2011, będzie poświęcone najważniejszemu narzędziu jakie pojawia się przy organizacji wydarzeń, a mianowicie - przygotowaniu dobrego briefu – skomentował Andrzej Bagniuk, Prezes SBE, oraz moderator debaty. - Ciekawym punktem widzenia były uwagi na temat współpracy na linii hotel – organizator. Uczestnicy spotkania zwrócili uwagę na następujące kwestie: - Hotel od Agencji oczekuje jawnego przedstawienia dla kogo jest organizowany event. Często Klient sam dokonuje rezerwacji lub dochodzi do tego, iż kilka Agencji robi to jednocześnie. Prowadzi to do tego, że w systemie hotelowym są sztucznie rozmnożone rezerwacje na jedną i tą samą imprezę, co niekorzystnie wpływa na sytuację. Wielokrotnie Agencje spotkały się z tym, że klient wysyłając zapytanie do hotelu o rezerwację sal i pokoi – otrzymywał lepsze ceny niż Agencja. Wszystko jednak zależy od standardów współpracy przyjętych przez dany hotel, bo jak twierdzi, Anna Nowakowska, moderatorka Debaty i jednocześnie przedstawicielka Hotelu Mazurkas z działu Konferencji i Bankietów : "taka sytuacja w Mazurkas Conference Centre Hotel ****  się nie zdarzy. Jest wręcz odwrotnie – to agencja z racji wielokrotnych realizacji w ciągu roku , otrzyma większe rabaty od klienta ostatecznego – oczywiście zdarzają się  wyjątki. Mamy grupę klientów, którzy  organizują u nas konferencje od lat, co doprowadziło do wypracowania indywidualnych rabatów. Dlatego zawsze we współpracy z agencją na poziomie przetargów pytamy – dla kogo jest organizowany event – pytanie to pada właśnie w celu weryfikacji systemu rabatowego, czy klient organizuje u nas imprezy oraz czy jest stałym partnerem. Chodzi także o poczucie  bezpieczeństwa Agencji w zakresie cen i systemów rabatowych. Znając klienta docelowego danej Agencji możemy realizować od lat przyjętą strategię najbardziej wydajnej współpracy z agencjami eventowymi . Zdarzają się jednak przypadki, gdy Klient ostateczny otrzymuje lepsze ceny". Taka sytuacja ma miejsce, gdy Klient bezpośrednio zamawia np. 10 pokoi plus salę i małe świadczenia gastronomiczne. Jeżeli robi takich wydarzeń cyklicznych kilkanaście w roku – wówczas ma wypracowane preferencyjne stawki. "Zachęcamy zatem Agencje do jawnego przedstawiania Klienta eventu, gdyż możemy wtedy odpowiednio zareagować i przedstawić dogodne dla wszystkich warunki współpracy dla wszystkich stron" -  podsumowuje Nowakowska. Zdarzają się też hotele, które zdecydowanie preferują współpracę  z Klientem Ostatecznym, tak jak np. ***Hotel Wierchomla SkiSpa Resort. Jak podkreślili przedstawiciele kompleksu, z ostatnich doświadczeń wynika, iż główny problem polega na tym, iż brak jest informacji zwrotnej od Agencji, które dokonują wielu rezerwacji na etapie wstępnym starania się o organizację wydarzenia, a potem nawet ich nie odwołują. Taki brak podstawowej komunikacji niestety źle wpływa na porozumienie na linii  Hotel-Agencja.

Na zakończenie Debaty, goście wyrazili swoje oczekiwania wobec SBE, które można ująć w następujących punktach:  

Więcej spotkań roboczych, w których poruszane byłyby zagadnienia z różnych specjalizacji, tworzenie standardów branży, spotkań tematycznych Kontynuację warsztatów, na których będą obecni klienci ostateczni w celu nawiązanie efektywnego dialogu na temat wspólnych potrzeb Potrzeba stworzenia wewnętrznego Forum – internetowej platformy wymiany doświadczeń, dostępnej tylko dla członków SBE, gdzie wymieniane byłyby istotne informacje dotyczące m.in. firm godnych polecenia, jak i tych, z których usług nie warto korzystać Dotarcia z misją edukacyjną do klientów ostatecznych, którzy organizują eventy Pomocy prawnej oraz pewnego parasola bezpieczeństwa dla członków Stowarzyszenia  

Ożywiona atmosfera debaty, która przeciągnęła się do późnych godzin wieczornych, dobitnie świadczy o potrzebie realnego dialogu pomiędzy różnymi przedstawicielami branży, które jest przecież jednym z zadań statutowych SBE. Aktywność zarówno Organizatorów, przedstawicieli Miejsc Eventowych i Podwykonawców powinna zostać wykorzystana w słusznym kierunku współpracy pomiędzy wszystkimi  grupami tworzącymi event. Do tego jednak jest niezbędna aktywność członkowska i silne poczucie współtworzenia zasad. Spotkanie i debatę z ramienia SBE zorganizowała Agnieszka Ciesielska, gospodarzem było Centrum Finansowo-Bankowe "Nowy Świat", a kubki smakowe ożywiło wyborny chleb ze smalcem w wykonaniu Catering Restauracja Jazz Bistro.

źródło: www.sbe.org.pl