Najlepsza agenda spotkania - jak ją stworzyć i wykorzystać efektywnie?

Agenda spotkania to popularny sposób na to, by w zwięzły i uporządkowany sposób przedstawić innym uczestnikom tematy, które zostaną poruszone podczas umówionej konferencji, szkolenia lub negocjacji. W artykule wyjaśnimy istotę agendy spotkania w nieco bardziej szczegółowy sposób, a także wyjaśnimy, w jaki sposób ją stworzyć.

Czym jest agenda spotkania?

Zacznijmy od samych podstaw, czyli wyjaśnienia, czym jest agenda spotkania. To nic innego, jak stworzony w formie pisemnej plan spotkania, który uwzględnia priorytety, a także przedstawia tematy, które będą omawiane. Lista tematów i zagadnień omawianych podczas przyszłego spotkania może zostać uzupełniona o ramy czasowe. Dzięki temu agenda stanie się bardziej atrakcyjna, a uczestnicy zyskają jasne i precyzyjne informacje na temat przewidywanego czasu poświęconego na poszczególne punkty.

Jaki jest najważniejszy cel agendy? Dostarczenie uczestnikom spotkania szczegółowego planu i przygotowanie ich na kolejność omawiania poszczególnych tematów. 

Kluczowe punkty każdej agendy spotkania 

Gdy już wiemy, co to jest agenda spotkania, zwróćmy uwagę na to, co powinna zawierać każda agenda sporządzona według wysokich standardów biznesowych. Kluczowe punkty agendy spotkania to:

• cel spotkania;
• lista tematów do poruszenia podczas spotkania;
• prezentacja osoby odpowiedzialnej za informację o przebiegu spotkania (przedstawienie każdego punktu agendy);
• harmonogram czasowy, który pozwoli przedstawić czas trwania przeznaczony dla każdego tematu;
• godzina rozpoczęcia i zakończenia spotkania.

Są to najważniejsze elementy, które powinny znajdować się w każdej agendzie, bez względu na wagę spotkania i kulturę organizacyjną firmy, odpowiedzialnej za przygotowanie agendy spotkania. 

Agenda dopasowana do specyfiki spotkania  – jakie typy agend możemy wymienić?

Agenda spotkania to szerokie pojęcie, które zawiera w sobie pisemną zapowiedź każdej formy spotkania biznesowego. Kluczowe punkty agendy spotkania wymienione powyżej powinny być uwzględnione w każdym z typów agendy, jednak w żadnym wypadku nie wyczerpaliśmy wszystkich elementów, na które składa się agenda. To w dużej mierze zależy od typu agendy, jaką mamy stworzyć. Spośród najpopularniejszych typów warto wspomnieć o:

• agendzie spotkania przedmiotowego – spotkanie, które ma dotyczyć konkretnego tematu i na które zostały zaproszone jedynie osoby bezpośrednio zainteresowane przedmiotem spotkania. 
• agendzie prezentacji – spotkanie, które będzie uwzględniało przede wszystkim wykład lub wywód jednej osoby na dany temat. Ponadto w agendzie prezentacji warto znaleźć czas na sesję Q&A, podczas której uczestnicy spotkania będą zadawać pytania prowadzącemu prezentację, poznając jego zdanie w danej dziedzinie. 
• agendzie szkolenia – spotkanie, podczas którego szkoleniowiec, trener lub osoba prowadząca będzie podczas szkolenia omawiać poszczególne tematy, starając się przekazać wiedzę z danego zakresu. W szkoleniu do agendy można dodać dodatkowe punkty, uwzględniające ćwiczenia praktyczne, ocenę postępów.

To tylko kilka przykładów. Wyróżnić możemy jeszcze takie rodzaje, jak agenda konferencji, agenda spotkania handlowego, agenda spotkania integracyjnego – jednym słowem: opis spotkania i usystematyzowany sposób na przedstawienie tematów do omówienia. Agendę spotkania stosuje się także na spotkania zarządu, spotkania zespołu sprzedaży, spotkania firmowe, a także w innych sytuacjach, gdzie celem jest przekazanie informacji i dbanie o efektywność spotkań. 

W jakich sytuacjach przyda się agenda spotkania? 

Agenda spotkania wysłana przed jego rozpoczęciem, w przeszłości stanowiła przydatny dodatek, który w świecie biznesu traktowany był jako dobra praktyka. Szybko jednak okazało się, że solidnie przygotowana agenda stanowi klucz do efektywnego zarządzania każdym spotkaniem biznesowym. 

Dlatego też odpowiednio skonstruowana agenda spotkania pozwoli lepiej zaplanować każde biznesowe spotkanie. Agenda spotkania zapewnia porządek obrad, ale przede wszystkim świetnie sprawdza się w przypadku zaplanowanych treningów, szkoleń i prezentacji. Przy zaproszeniu na dane spotkanie goście od razu mogą zapoznać się z agendą szkolenia, czyli informacjami o tym, co dane warsztaty lub prezentacja będą zawierać, jakie są cele spotkania, a także ile będzie trwać w całości oraz w podziale na poszczególne moduły.

Agenda spotkania po prawdzie świetnie sprawdza się nawet podczas mniej formalnych spotkań biznesowych – przełożonego z podwładnym, grupy projektowej, burzy mózgów lub narad ze współpracownikami. Nawet 10-minutowe spotkanie, wzbogacone o krótką agendę, z pewnością będzie lepiej odbierane niż zaproszenie na spotkanie traktujące o wielkiej niewiadomej. 

Kto korzysta z agendy spotkania? 

Z agendy spotkania korzystają w praktyce wszystkie strony – zarówno strona organizująca, jak również strona odbierająca zaproszenie i uczestnicząca w danym wydarzeniu. Osoby odpowiedzialne za organizację za pośrednictwem agendy będą w stanie odpowiednio zaplanować całe wydarzenie, a następnie, już w jego trakcie, kontrolować harmonogram czasowy i jego zgodność z rzeczywistym trwaniem poszczególnych etapów spotkania.

Członkowie zespołu natomiast dzięki agendzie będą od razu wiedzieć, czego spodziewać się po spotkaniu. To bardzo ważne, gdyż w wielu przypadkach dane wydarzenie wymaga odpowiedniego przygotowania się poszczególnych osób. Dobrze napisana agenda nie tylko pozwoli upewnić się w kwestii czasu trwania spotkania, rozstrzygnie wątpliwości co do miejsca spotkania, ale także listy tematów, które będą poruszane. Pozostanie również czas, aby wprowadzić ewentualne zmiany lub zaktualizować listę uczestników.

Jak napisać agendę na każde spotkanie?

Czy napisanie dobrej agendy jest dużym wyzwaniem? W żadnym wypadku – pod warunkiem, że mamy praktykę w tworzeniu takich dokumentów. Najważniejsza zasada trafnej agendy? Przemyśleć całe spotkanie i skupić się na ustaleniu jego celu. Szkolenie? Spotkanie typowo operacyjne? A może spotkanie biznesowe traktujące o strategii firmy z udziałem całej kadry zarządzającej? Na podstawie tego będziemy w stanie wyłonić wszystkie tematy, które podczas danego spotkania powinny być omówione. 

Kolejny etap to zaplanowanie czasu trwania spotkania i przydzielenie poszczególnych interwałów czasowych do każdego z wymienionych punktów agendy. Wszystko to stworzone w odpowiedniej strukturze, z zachowaniem wysokiej kultury i przygotowane odpowiednio wcześnie pozwala nam w efektywny sposób zaplanować i przeprowadzić spotkanie, co z kolei wpłynie na postrzeganie całego wydarzenia jako całkowicie profesjonalnego. 

Przykład agendy spotkania

"Plan spotkania biznesowego przykład"? "Agenda konferencji wzór"? Często do wyszukiwarki wpisujemy właśnie frazy typu "agenda spotkania wzór" lub "agenda szkolenia wzór", szukając gotowego przykładu. Nic tak dobrze nie przygotuje nas do napisania pierwszej biznesowej agendy spotkania, jak dobrej jakości szablon agendy spotkania, który uwzględni wszystkie najważniejsze elementy.

Oto przykładowa agenda spotkania biznesowego, którą możemy się inspirować, tworząc swoją własną.

• Tytuł spotkania: Wprowadzenie nowego systemu ERP w firmie
• Data: 15 grudnia 2024 r.
• Godzina: 10:00-12:40
• Miejsce: Biuro w Warszawie, ulica Żelazna 11, sala konferencyjna Skarbek
• Uczestnicy: Kadra zarządzająca, kierownicy działów korzystających z systemu ERP, wyłoniona grupa projektowa
• Cel: Podjęcie decyzji w zakresie zakupu konkretnego systemu ERP oraz stworzenia harmonogramu implementacji

Agenda spotkania przykład:

1. Wprowadzenie, temat i cel spotkania (10 minut)
2. Przegląd dostępnych rozwiązań (20 minut)
3. Podjęcie decyzji w zakresie wyboru jednego rozwiązania (10 minut)
4. Omówienie potencjalnego harmonogramu wdrożenia (30 minut)
5. Przegląd firm wdrożeniowych i podjęcie decyzji (30 minut)
6. Nadanie priorytetów i odpowiedzialności członków grupy projektowej (20 minut)
7. Plan kampanii informacyjnej skierowanej do pracowników – budżet i możliwości (20 minut)
8. Podsumowanie i omówienie dalszych kroków, odpowiedź na pytania (20 minut)

Agenda spotkania – jakich błędów nie popełniać?

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, stworzenie dobrej agendy spotkania wymaga wprawy. Dodatkowo nie zaszkodzi poznać najczęściej popełniane błędy, które sprawiają, że agenda spotkania nie spełnia wszystkich swoich funkcji. Jakie to błędy?

Przede wszystkim brak konkretów. Brak celu spotkania. Brak planu spotkania. Agendy spotkania biznesowego powinny zawierać listę tematów, których niestety tak często brak. To błąd, którego należy się wystrzegać.

Warto jednak pamiętać o tym, że praktycznie każde spotkanie powinno uwzględniać czas na komunikację dwustronną. Brak alokacji czasu na pytania uczestników pozwoli zaoszczędzić czas, ale może źle wpłynąć na zaangażowanie osób zaproszonych. Warto również przemyśleć liczbę gości spotkania. Zasada jest prosta – wydarzenie powinno być zorganizowane jedynie dla tych osób, które faktycznie są bezpośrednio zaangażowane w dany temat lub projekt. 

Jeśli unikniemy tych błędów, mamy dużą szansę na to, że już na etapie zapraszania uczestników będą oni pozytywnie nastawieni do całej inicjatywy spotkania. 

Narzędzia ułatwiające tworzenie agendy spotkania

Agenda spotkania może być stworzona w dowolny sposób pod warunkiem, że uwzględnia wszystkie najważniejsze informacje, jak temat, ustalenie zadania czy dokładne planowanie projektu i trzyma się profesjonalnej struktury. Na szczęście w dzisiejszych czasach mamy do dyspozycji narzędzia, które znacząco ułatwiają, a przede wszystkim przyspieszają tworzenie agendy spotkania.

Co to za narzędzia? Najbardziej podstawowe to oczywiście Microsoft Word, należący do popularnego pakietu Office. To tutaj mamy dostęp do wielu szablonów, a także zaawansowanych funkcji edytowania agendy spotkania. Microsoft Excel to jedno z narzędzi, które możemy w tym celu wykorzystać. Taka agenda w formie tabeli porządkuje całość i zapewni łatwy odbiór dokumentu. Podobnie przydatnym narzędziem będzie Canva, gdzie stworzymy estetyczne agendy wzbogacone o niezliczone funkcje graficzne. 

Agenda spotkania może być równie dobrze sporządzona w edytorze kalendarza, w którym do członków zespołu wysyłamy zaproszenie na spotkanie. Google Calendar? Microsoft Teams? Dowolne oprogramowanie do współpracy biznesowej? Wszędzie tam agenda spotkania może wyglądać naprawdę profesjonalnie. 

Zdj. pexels

Co po spotkaniu? Dobre praktyki związane z tworzeniem podsumowań po spotkaniu

Gdy wydarzenie dobiegło już końca, a my szczęśliwie omówiliśmy wszystkie tematy z agendy, a nawet udało nam się utrzymywać w harmonogramie czasowym, możemy być z siebie zadowoleni. Czy to jednak koniec formalności związanych z naszym spotkaniem? 

Niekoniecznie, jeśli zależy nam na pełnym profesjonalizmie. Spotkanie biznesowe możemy porównać do wypracowania, które składa się z trzech części  – wstępu, rozwinięcia i zakończenia. Nasza agenda, napisana już jakiś czas temu, może być traktowana jak wstęp. Samo spotkanie to oczywiście rozwinięcie. A co z zakończeniem? Tutaj dobrym pomysłem będzie wysłanie wiadomości e-mail do wszystkich uczestników, w której podziękujemy za obecność, a także w skrócie podsumujemy efekty spotkania. Takie podsumowanie może być sporządzone w formie punktowanej listy lub kilku zdań zawierających konkluzję spotkania.

Tak przygotowane spotkanie będzie w pełni profesjonalne, a my dzięki agendzie spotkania będzie traktowani jak zawodowcy na odpowiednim miejscu.