Jak radzić sobie w sytuacjach kryzysowych? - wywiad

Kryzys gospodarczy, katastrofa, żałoba narodowa, unoszący się nad Europą pył wulkaniczny, zamknięte lotniska, strajki, blokady, powodzie... to wydarzenia ostatnich miesięcy, tygodni i dni, które wywarły ogromny wpływ na wszystkie gałęzie gospodarki.

Dotkliwie odbiło się to również na przemyśle spotkań. Wszystkie te zajścia spowodowały, że odwołano mnóstwo eventów, a firmy liczą straty i obmyślają strategie otrząśnięcia się z długów. Fakt, że nie wszystko da się przewidzieć, ostatnimi czasy stał się jeszcze bardziej oczywisty, niż dotychczas. Mimo, że organizatorzy starają się z góry zapobiec wszystkim wypadkom, mimo najszczerszych chęci i ciężkiej pracy nie są w stanie tego zrobić. Jak więc radzić sobie z niespodziewanymi sytuacjami? Czy istnieje złoty środek? Czy lepiej odwołać czy przełożyć zaplanowane wydarzenie?  O to jak wpłynęły powyższe, tragiczne zajścia na branżę spotkań i jak radzić sobie w tych trudnych sytuacjach zapytaliśmy specjalistów:  Agnieszkę Nadstawną z firmy Latawiec Partner Event Training,  Julię Górecką z Meeting Maker – spotkanie z Polską, oraz Macieja Ogieniewskiego z Meeting Designers.  Czy wydarzenia ostatnich tygodni (żałoba narodowa, wstrzymanie ruchu  powietrznego) miały duży wpływ na organizowane przez Państwa imprezy? Czy byliście Państwo zmuszeni odwołać jakieś eventy? Czy można mówić o stratach finansowych?Agnieszka Nadstawna: W pokryzysowym roku 2010 z niecierpliwością - tak jak większość firm naszej branży - oczekiwaliśmy decyzji budżetowych klientów na ten rok i ten sezon eventowy. Większość naszych zleceniodawców podjęła swoje budżetowe uchwały tuż przed świętami Wielkiej Nocy. I tak początek kwietnia zaowocował imponującą ilością zleceń od stałych i nowych klientów.

Tak jak przypuszczaliśmy - obiekty o profilu biznesowym - dosłownie z dnia na dzień od pierwszych dni kwietnia - zaczęły wypełniać się rezerwacjami grupowymi. Zaczęła się ostra walka o "chodliwe" terminy w lokalach i hotelach.

Zaraz po tym obfitym w emocje tygodniu, przyszedł czas żałoby i wyciszenia po katastrofie samolotu prezydenckiego. Ale nie w firmach obsługujących branżę spotkań biznesowych. Nagle, w ciągu jednego-dwóch dni tj. w poniedziałek i wtorek, tuż po katastrofie trzeba było "upchnąć" setki szkoleń, spotkań i wszelkich imprez w kolejnych tygodniach tak, by przeskoczyć czas żałoby, następnie ominąć kolejny tydzień pogrzebów ofiar, potem termin dwóch długich weekendów i w końcu wyborów prezydenckich. I niczego nie przekładać na wakacje. Taka sytuacja na rynku spotkań biznesowych nie miała miejsca nigdy i z pewnością musiała dotknąć wielu zleceniobiorców. "Latawiec" odwołał ostatecznie jedną trzydniową imprezę zaplanowaną na kwiecień - powodem była żałoba i kolejny tydzień związany z pogrzebami ofiar katastrofy - a klient do tej pory nie podjął decyzji o innym terminie. Nie ponieśliśmy z tego powodu żadnych poważnych strat finansowych - jedynie operacyjne koszty przygotowań i anulacji.  Uniknęliśmy kłopotów - nasze umowy przewidują sytuacje działania tzw. siły wyższej, a dodatkowo relacje z partnerami tej odwołanej imprezy mamy od dawna znakomite. Problemy w ruchu lotniczym wynikające z wybuchu islandzkiego wulkanu nie dotknęły naszej działalności w najmniejszym zakresie.Maciek Ogieniewski: Zdecydowanie wydarzenia ostatnich dni i tygodni wpłynęły na nasze działania. Przekłada się to zarówno na odwoływanie imprez, ich przesuwanie na przysłowiowy wrzesień (bo przecież 20.06 są wybory i czerwiec też zrobił się gorący), po odkładanie bezterminowe. Wyraźnie nastąpiło spore zamrożenie zleceń ze względu na te okoliczności, a sprawa chwiejnej sytuacji w Grecji oraz możliwej eskalacji aktywności wulkanu na Islandii potęguje niepewność, dotyczącą zagranicznych wyjazdów.

Czy lepiej odwołać czy zmienić termin? Co się bardziej opłaca?

Agnieszka Nadstawna: Koszty anulacji imprezy zależą od przyczyn tej anulacji i warunków na jakich związaliśmy się z podwykonawcami i innymi partnerami, a także ilości oraz kwot i "kalibru" świadczeń. Myślę, że każda sytuacja jest inna i wymaga dogłębnej analizy - nie tylko finansowej. Z pewnością sytuacje anulacji imprez to szybkie i nieprzewidziane wcześniej decyzje, ale nie rzadko owocują poważnymi konsekwencjami, wiec zalecałabym "zimną krew", no i koniecznie - zimną kalkulację.

Julia Górecka: Nie odwoływać ale przekładać. Na szczęście hotele oraz pozostali kontrahenci okazali wyrozumiałość i obyło się bez konieczności dopłacania. Żałoba narodowa i ostatnie tragiczne wydarzenia w Polsce spowodowały odczuwalny wzrost zainteresowania naszym krajem oraz wiele zapytań na temat możliwości odbycia wycieczek historycznych po Polsce. Odwołanie terminu zawsze związane jest z poniesieniem konkretnych kosztów, natomiast przełożenie może pozwolić zminimalizować straty.Maciek Ogieniewski: Wszystko zależy od tego w jakiej sytuacji jest klient. Jeśli nie został wpłacony depozyt - nie ma znaczenia, czy odwołuje czy przenosi -  nic nie traci. Traci tylko hotel i organizator. Jeśli jakieś środki zostały już zaangażowane, wtedy lepiej jest przenieść, niż odwołać. Choć i tu zależy to od warunków kontraktów. W takiej sytuacji, myślę, że powszechna jest praktyka znajdywania rozwiązań, które u wszystkich stron mogą minimalizować straty.  

Czego nauczyła Państwa ta sytuacja? Czy w razie ponownego paraliżu powietrznego zareagują Państwo inaczej?Julia Górecka: Takich sytuacji, jak pyły wulkaniczne czy żałoba narodowa, nie da się przewidzieć, w związku z tym ciężko się do nich przygotować. Na pewno taka sytuacja wymusza dużą dozę kreatywności i umiejętności organizacyjnych u organizatorów, w związku z tym może być najlepszym (ale oby jak najrzadszym) sprawdzianem.Maciek Ogieniewski: Myślę, ze właściwie jesteśmy bezradni. Istnieją możliwości ubezpieczenia, planowania zastępczych środków transportu, ale jak można autokarem dojechać do RPA albo Tanzanii?Czy takie sytuacje mają wpływ na zaufanie klientów? Czy można w jakiś sposób na tym zyskać i obrócić tego typu sytuacje losowe na swoją korzyść?  Agnieszka Nadstawna: Skuteczność i szybkość działania zawsze są w cenie. W takich sytuacjach wsparciem okażą się nie tylko refleks i zapał do pracy, ale - może nawet przede wszystkim - sprawność i wiarygodność w relacjach z naszymi partnerami. A więc relacje, na których oprzemy nasze możliwości, które staną się ekspresową i oczywiście najlepszą ofertą dla klienta.

Julia Górecka: W takich sytuacjach biuro może pokazać jako sprawny organizator - co w sytuacjach awaryjnych jest najbardziej cenione przez klienta.  

Rozmawiała Paulina Król