Meetings Week Poland 2020 już za nami

Nie jedno, lecz pięć miast gościło Meetings Week Poland 2020. Program dwudniowego wydarzenia objął 7 sesji, podczas których wypowiedziało się 50 mówców. Całość, koordynowana przez Stowarzyszenie Konferencje i Kongresy w Polsce, po raz pierwszy została zrealizowana w formule hybrydowej.

Wyjątkowe czasy wymagają wyjątkowych środków i działań. Choć zaplanowana na kwiecień ósma edycja Meetings Week Poland z powodu obostrzeń związanych z pandemią COVID-19 nie doszła do skutku, organizatorzy nie zrezygnowali z przygotowania wydarzenia jeszcze w tym roku. Przełożona na wrzesień konferencja odbyła się w zupełnie nowej, hybrydowej formie. Uczestnicy mogli wybierać pomiędzy udziałem stacjonarnym: w Warszawie (FHouse Warsaw, Novotel Centrum Warszawa), Krakowie (Centrum Kongresowe ICE Kraków), Poznaniu (MTP Poznań Congress Center), Katowicach (Międzynarodowe Centrum Kongresowe, Spodek) czy Lublinie (Lubelskie Centrum Konferencyjne) bądź w trybie online - za pośrednictwem Wirtualnego Centrum Targowo-Konferencyjnego AVATARLAND™.

16 września - Jak odbudować przemysł spotkań?

Pierwszy dzień Meetings Week Poland 2020 rozpoczęła rozmowa, w której udział wzięli Sekretarz Stanu w Ministerstwie Rozwoju Andrzej Gut-Mostowy oraz Wiceprezes Polskiej Organizacji Turystycznej Arkadiusz Opoń. Podczas spotkania Andrzej Gut-Mostowy zapowiedział wprowadzenie od dawna oczekiwanej przez branżę lokalnej opłaty turystycznej. Środki z niej pozyskane mogłyby w znacznym stopniu wesprzeć rozwój lokalnych produktów turystycznych. Wiceminister uznał również za celowe uruchomienie takich instrumentów jak wsparcie fiskalne lub podatkowe, które zwiększyłyby zainteresowanie małego i średniego biznesu organizowaniem spotkań, szkoleń i konferencji.

W kolejnym panelu moderowanym przez Juliusza Kłosowskiego (The Warsaw Voice) uczestniczyli: Grzegorz Biedroń, Tomasz Urynowicz, Teresa Buczak, Mateusz Czerwiński, Jan Mazurczak, Marcin Stolarz, Agnieszka Sikorska oraz Katarzyna Urban. Przedmiotem dyskusji były zmiany, które dokonały się w ciągu ostatnich 7 miesięcy, gdy odnotowany został ogromny spadek liczby organizowanych wydarzeń w porównaniu z bardzo dobrymi wynikami z roku 2019.

Teresa Buczak (POT) podjęła się próby oceny, jak może prezentować się ta liczba oraz popyt na krajowym rynku MICE w najbliższych miesiącach, a aktualną sytuację skomentowali zebrani - reprezentujący Warszawską Organizację Turystyczną, Poznań Convention Bureau, Małopolską Organizację Turystyczną, Śląską Organizację Turystyczną, Lublin Convention Bureau oraz Spodek i Międzynarodowe Centrum Kongresowe w Katowicach.

W ramach sesji "Zrównoważony rozwój podstawą odbudowy przemysłu spotkań", moderowanej przez Annę Górską (SKKP), uczestnicy MWP 2020 wysłuchali prelekcji Claudii van’t Hullenaar, członkini Events Industry Council (EIC) Sustainability and Social Impact Committee. Podczas kolejnego panelu zaproszeni goście: Aneta Książek (POT), Magdalena Król (Zurich Tourism Convention Bureau), prof. dr hab. inż. Ewaryst Tkacz (Politechnika Śląska), Tomasz Krzysztanowski (Novotel & Ibis Poznań Centrum), Anna Niedziela (Lubelskie Centrum Konferencyjne) i Beata Bronowicz (Belvedere Catering by Design) poruszyli temat konieczności i możliwości przystosowania się branży spotkań do aktualnej sytuacji.

Choć od początku pandemii wiele instytucji zadecydowało o organizacji przyszłych wydarzeń w trybie online, to branża nie traci nadziei na szybki powrót do spotkań stacjonarnych. Jednym z najważniejszych tematów stało się więc zapewnenie bezpieczeństwa podczas spotkań, budowa zaufania, wprowadzenie systemów certyfikacji bezpieczeństwa.

Aneta Książek opowiedziała o pracach Poland Convention Bureau nad Certyfikatem bezpieczńestwa dla branży MICE. Tomasz Krzysztanowski opisał narzędzia opracowane dla obiektów sieci Accor. Uczestnicy panelu zgodzili się z prognozą, że w najbliższym czasie na znaczeniu zyskają konferencje zblendowane, czerpiące z kilku modeli. Beata Bronowicz omówiła zmiany, jakie przeszła branża cateringowa od czasu wprowadzenia wytycznych dla organizatorów wydarzeń. Zwróciła też uwagę na rozbieżności pomiędzy ustaleniami dotyczącymi organizacji imprez rodzinnych a spotkań biznesowych.

Pierwszy dzień MWP 2020 zamknęła dyskusja "Targi dają więcej – wracamy / Targi B2B – Back to Business - Bezpieczny powrót", za której przygotowanie odpowiadała Polska Izba Przemysłu Targowego. Paneliści reprezentujący obiekty targowe w Katowicach, Lublinie, Krakowie, Poznaniu, Gdańsku oraz UFI i PIPT dyskutowali na temat możliwości powrotu na rynek, rozwoju i odbudowania relacji.

Wieczorem na uczestników imprezy czekała niespodzianka - finałowy koncert tegorocznych Cyber Wianków - Święta Muzyki 2020 pt. „Zaucha jest dobry na wszystko”. Koncert odbył się za pośrednictwem Wirtualnego Centrum Targowo-Konferencyjnego AVATARLAND™, a jego partnerem był PLAY Kraków i Krakowskie Biuro Festiwalowe.

17 września - Branża MICE: perspektywy i bezpieczeństwo

Pierwszy tego dnia panel, moderowany przez Krzysztofa Łobodzińskiego, został poświęcony perspektywom organizacji wydarzeń obecnie oraz po pandemii COVID-19. Dominik Górka (KAE SAR) skontrastował stan z ubiegłych lat, gdy rynek eventowy dążył do stabilizacji, z początkiem 2020 roku, kiedy doszło do nagłej zapaści. Imprez organizuje się zdecydowanie mniej, mniejsze są także budżety na nie. Nie bez wpływu na sytuację ma też brak gości przybywających z zagranicy. Paula Fanderowska (SKKP i ICE Kraków) wspomniała o rynku kongresowo-konferencyjnym, który jest w wyjątkowo trudnej sytuacji. O ile firmy często decydują się na organizację mniejszych spotkań spontanicznie, z niewielkim wyprzedzeniem, o tyle duże konferencje i kongresy wymagają dłuższego przygotowania. Wiele z planowanych na ten rok dużych imprez zostało przeniesionych na przyszły rok. Zaproszeni goście zwrócili również uwagę na inny aspekt kryzysu: odpływ ludzi z branży estradowej, którzy zmuszeni są obecnie do szukania zatrudnienia w innych branżach. Po pełnym aktywowaniu wydarzeń może to poskutkować brakiem wykwalifkowanych pracowników w branży koncertowej.

Jakich zmian na rynku MICE można się spodziewać? Zdaniem ekspertów wydarzenia hybrydowe pozostaną z nami na dłużej. Można w nich także upatrywać szansy na pozyskanie nowymi kanałami nowych klientów. Paneliści byli zgodni co do konieczności uruchomienia popytu dla branży MICE. Przewidują również, że 2021 rok wypełniony będzie wydarzeniami, choć będą one inne, mniejsze i regionalne.

Covidowej przyszłości dla agencji, hoteli biznesowych, agentów i linii lotniczych dotyczyła dyskusja prowadzona przez Magdalenę Kondas (Meetingplanner.pl). Elżbieta Lendo (Fundacja Harmony Polish Hotels) zauważyła, że teraz inaczej interpretowany jest sukces dla hoteli usytuowanych w dużych miastach, jak Warszawa czy Kraków, dla których osiągnięcie 30% obłożenia jest sukcesem. W nowej rzeczywistości pojawiły się nowe kryteria, według których oceniany jest obiekt - obecnie dla klienta istotniejsze niż liczba gwiazdek stają wprowadzone procedury bezpieczeństwa.

Zebrani specjaliści odnotowali również zmiany w trendach, jeśli chodzi o wielkość wydarzeń odbywanych w hotelach. Na popularności zyskują spotkania w gronie 15-30 osób, organizowane w jednym miejscu i z jedną osobą odpowiedzialną za przebieg. Uczestnicy debaty odnieśli się też do trudnej sytuacji incentive travel. Turystyka motywacyjna jako oparta na emocjach, nie daje możliwości przeniesienia się w 100% do formuły hybrydowej.

Temat bezpieczeństwa eventów został podzielony na dwie sekcje. Pierwszą otworzyło wystąpienie specjalnego gościa - Paula Fostera, dotyczące zarządzania tłumem: Venue planning for social distancing, lessons learnt so far. Następnie najlepsze krajowe praktyki w zakresie bezpieczeństwa wydarzeń po pandemii omówili: Anna Niedziela (Lubelskie Centrum Konferencyjne), Lucyna Augustyn (Europejskie Centrum Solidarności w Gdańsku), Paula Fanderowska (Centrum Kongresowe ICE Kraków), Anna Woda (Centrum Nauki Kopernik) i Maciej Herkt (Poznań Congress Center). W trakcie dyskusji Paula Fanderowska podkreśliła znaczenie, jakie dla obiektów konferencyjnych i kongresowych ma ustandaryzowanie działań zarządzania kryzysowego. Do tego wątku nawiązał Maciej Herkt, który wspomniał o największym obecnie wyzwaniu - szerzeniu świadomości o odpowiedzialności związanej z organizacją wydarzeń różnego typu. Istotnym działaniem w tym zakresie będzie przygotowanie wzorów umów, regulaminów, objaśnień, jak w czasach pandemii przygotować duże wydarzenie tak, aby było ono bezpieczne.

Czego potrzebuje branża? Zaproszeni eksperci jednogłośnie opowiedzieli się za jednolitym prawem, które byłoby interpretowane w jeden sposób. Równie ważne jest komunikowanie planu działania ze strony władz, tak aby przedstawiciele branży mogli zaplanować kolejne kroki z wyprzedzeniem. A także - na co zwróciła uwagę Paula Fanderowska - pozyskanie zaufania ze strony kontrahentów i odbiorców wydarzeń oraz zmiana sposobu myślenia o konferencjach w środowisku naukowym i uczelnianym. Rozmowę moderowała Monika Dymacz (MPI Poland Chapter),

O bezpieczeństwie z innej, digitalnej strony, mówiła Magdalena Grochala (Symetria PR) - specjalistka od nowych technologii i cyberbezpieczeństwa. Natomiast występujący po przerwie adwokat Krzysztof Czyżewski (Kancelaria Czyżewscy) rozpatrywał kwestię bezpieczeństwa eventów online od strony prawnej. Temat uzupełniła prelekcja Andrzeja Kruczyńskiego pt. "Koronawirus jako potencjalne narzędzie ataku na wydarzeniach. Nowe zagrożenia terrorystyczne wśród skutków pandemii".

Krzysztof Celuch (Celuch Consulting) zaprezentował uczestnikom MWP 2020 raport „Poland Events Impact 2019". Z zebranych danych wynika, że organizacja spotkań i wydarzeń w 2019 roku wygenerowała szacunkowo 1,5% PKB, a ich wkład w gospodarkę wahał się na poziomie 35 mld złotych. Rezultaty przeprowadzonych badań jednoznacznie pokazują, jak ważny jest wkład branży spotkań w krajową gospodarkę, a także - w jakim stopniu wyhamowanie tej gałęzi wpłynie na gospodarkę w roku 2020.

Raport „Poland Events Impact 2019 – Wpływ ekonomiczny przemysłu spotkań na gospodarkę Polski” został opracowany przez zespół naukowo-branżowy prowadzony przez Celuch Consulting, przy współpracy z ekspertami związanymi z Wydziałem Zarządzania i Nauk Ekonomicznych Uniwersytetu Mikołaja Kopernika, Meeting Professionals International Poland Chapter oraz Szkołą Główną Turystyki i Hotelarstwa Vistula. Do grona autorów zostały zaproszone prof. Barbara Neuhofer (University of Applied Science z Salzburga), prof. Jolanta Żyśko oraz przewodnicząca Rady Biznesu SGTiH Vistula Magdalena Kondas. Projekt Honorowym Patronatem objął Prezes Polskiej Organizacji Turystycznej.

Konferencję zakończyła debata z ratownikami Grupy Jurajskiej GOPR, którzy opowiadali o tym, jak wygląda praca w górach, dlaczego warto eventy czy szkolenia biznesowe organizować w takim otoczeniu oraz jak zabezpieczać się przed trudnościami podczas eventów w górach.

Wydarzenie zwieńczyła gala "Kompasy Vistuli", którą przygotowała Szkoła Główna Turystyki i Hotelarstwa Vistula. Podczas imprezy uhonorowano absolwentki i absolwentów SGTiH Vistula, którzy odnieśli sukces na polu zawodowym związanym z szeroko pojętą gościnnością, w pracy na rzecz: turystyki, hotelarstwa i HORECA, w branży spotkań lub w innych sektorach. W tym roku wyróżniono: w kategorii Menadżer - Michała Maziarczyka i Adrianę Rogalską, a w kategorii Przedsiębiorca - Dianę Jabłońską. Partnerem „Kompasów Vistuli” była Mea Group.

Platforma konferencje.pl objęła MWP 2020 patronatem medialnym.

Zdj. red. (ja), Facebook Meetings Week.