Meetings Week Poland 2021 - podsumowanie wydarzenia

Tegoroczna edycja Meetings Week Poland już za nami. Na galę finałową konkursu MP Power Awards poczekamy do 19 maja, ale już teraz podsumowujemy jedno z najważniejszych wydarzeń dla krajowej branży MICE, które odbyło się pod honorowym patronatem Prezesa Polskiej Organizacji Turystycznej oraz Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii.

Dziewiąta edycja Meetings Week Poland przyjęła wyjątkową formę. Z uwagi na przedłużające się obostrzenia związane z wybuchem pandemii COVID-19, organizatorzy zadecydowali o formule online spotkania. Nie zmniejszyło to zainteresowania uczestników, którzy licznie zarejestrowali się na wydarzenie. Sesje można było obserwować w czasie rzeczywistym, a także powrócić do nich dzięki nagraniu zamieszczonemu na stronie www.meetingsweek.pl. Zadbano również o kontakt pomiędzy prelegentami a widzami, którzy mogli na czacie przesyłać swoje pytania.

Wydarzenie otworzyła konferencja prasowa, w której udział wzięli: Anna Jędrocha (SKKP), Dagmara Chmielewska (SBE), Olga Krzemińska-Zasadzka (SOIT), Krzysztof Celuch (Celuch Consulting), Paula Fanderowska (SKKP), Aneta Książek (Poland Convention Bureau POT), Magdalena Kondas (MeetingPlanner.pl) i Juliusz Kłosowski (Warsaw Voice). Podczas konferencji Aneta Książek zaprezentowała wyniki badania raportu „Przemysł Spotkań i Wydarzeń w Polsce”, który podsumowuje stan tej gałęzi gospodarki w 2020 roku. Z jego pełną wersją będziemy mogli zapoznać się jesienią tego roku.

Pierwszą sesją była Studencka Konferencja Naukowa IMEX-MPI-MCI Future Leaders Forum, przygotowana przez Szkołę Główną Turystyki i Hotelarstwa Vistula. W ramach konferencji wystąpili zaproszeni goście m.in. Aoife Delaney (prezydent SITE Global, członek International Board of Director SITE), która poruszyła temat przyszłości incentive travel czy Wojciech Liszka (Z-Factor) oraz Aida Bella (Dyrektor Biura Rzecznika Prasowego, Rzecznik Prasowy w Totalizator Sportowy Sp. z o.o. ), którzy opowiedzieli o swoich doświadczeniach zawodowych, motywacji oraz drodze do realizacji obranego celu. Nie zabrakło też debaty poświęconej edukacji przyszłych liderów, którą moderował Krzysztof Celuch, oraz ogłoszenia wyników półfinału konkursu IMEX University Challenge.  

Przemysł spotkań 2.0 – jak rozwinie się branża MICE?

Podczas ubiegłorocznej edycji MWP zastanawiano się nad kondycją branży spotkań oraz nad tym, jak odnaleźć się w warunkach, gdy z niewielkim wyprzedzeniem pojawiają się informacje o kolejnych obostrzeniach i gdy branża musi się mierzyć z brakiem możliwości organizacji stacjonarnie dużych wydarzeń oraz wyjazdów.

Po ponad roku od wybuchu pandemii krajowa branża MICE nauczyła się szybko reagować na zmiany, wsłuchiwać w głosy i potrzeby klientów, równie zaskoczonych nową rzeczywistością. Organizacje dokładały i dokładają starań, aby zapewnić im jak najlepsze warunki do spotkań online, które zrekompensowałyby brak podróży i uczestnictwa w eventach na żywo. Goście konferencji byli zgodni – teraz jest moment na przygotowanie przemysłu spotkań do powrotu i wykorzystanie nowych narzędzi oraz potencjału.

Otwierający panel Poland Meetings Destination minister Andrzej Gut-Mostowy (MRPiT) oraz wiceprezes POT Anna Salamończyk-Mochel mówili o wsparciu branży, znaczeniu współpracy między poszczególnymi organizacjami oraz budowaniu partnerstw. W okresie transformacji, która dokonuje się na naszych oczach, ważna jest refleksja nad kierunkiem, w którym powinna się rozwijać branża MICE.

Jaki będzie będzie Przemysł spotkań 2.0? Paula Fandarowska zauważyła, że cechować go będzie przekroczenie granicy pomiędzy światem rzeczywistym a online, wchłanianie nowych technologii, kształtowanie nowych modeli biznesowych, zarządzania, także ryzykiem. Nie mniej istotne będzie też szybkie reagowanie na pojawiające się trendy. Grażyna Grot-Duziak (SITE Poland) podkreśliła rolę dobrej strategii rozwoju, zwłaszcza w sytuacji, w której po otwarciu rynku będzie trzeba się zmierzyć ze wzmożonym popytem. Uczestnicy debaty zgodzili się, że ważne w momencie planowania kolejnych działań jest stymulowanie popytu zagranicznego i przyciągnięcie do Polski spotkań. Warto przy planowaniu strategii wykorzystać przedstawicieli środowiska naukowego czy liderów biznesu jako ambasadorów działających na rzecz krajowej branży MICE.

Meetings Week Poland 2021 był też okazją do wymiany doświadczeń, w jaki sposób czas pandemii wykorzystały poszczególne destynacje. Małgorzata Przygórska-Skowron (Kraków Convention Bureau) opowiedziała o stworzonych dokumentach, które określają dokładne kierunki rozwoju Krakowa, wyznaczają filary, na których oparta będzie promocja miasta. Mateusz Czerwiński wspomniał o zwiększonym zainteresowaniu członkostwem w Warsaw Convention Bureau oraz o planowanym Polskim Bonie Targowym, który ma być istotnym wsparciem i szansą na odnowienie branży targowej. Z kolei Tomasz Koralewski (Łódzka Organizacja Turystyczna) zwrócił uwagę na konieczność podjęcia działań na rzecz odzyskania pracowników-specjalistów na rynku MICE, którzy w dobie pandemii zmuszeni byli do znalezienia innego zatrudnienia.

Jaki ma być pracownik przyszłości branży MICE?

Temat pracowników i ich kompetencji poruszony został również w kolejnej sesji, moderowanej przez Łukasza Ciocha. Zaproszeni do rozmowy goście rozważali, jakie kompetencje będą istotne w branży po pandemii, jakimi cechami wyróżniać się będą pracownicy przyszłości oraz czym jest świadome przywództwo w branży MICE. Zarówno ekspert, dr Bartłomiej Walas, który otworzył tę sesję swoją prezentacją, jak i zaproszeni do debaty goście (dr hab. Jolanta Żyśko, Olga Krzemińska-Zasadzka, Agnieszka Nowińska, Krzysztof Paradowski) zgodzili się, że najbardziej pożądaną cechą kompetencyjną będzie obecnie umiejętność zarządzania zmianą i ryzykiem.

Zmiana i reakcja na nią jest pojęciem kluczowym, gdy rozważamy kwestię przyszłości branży MICE. Konieczność transformacji dotyczy także szkolnictwa, które, jak zauważyła dr hab. Jolanta Żyśko, dotąd niewystarczająco przygotowywało do pracy na rynku, poprzestając na przekazywaniu wiedzy, która często nie miała nic wspólnego z podejmowaną później pracą. Potrzebne jest pozyskanie wiedzy o zarządzaniu ryzykiem. Niezbędni są też ludzie, którzy nie tylko posiadają know-how, ale mają również kompetencje społeczne i umiejętność działania w warunkach nieprzewidzianych.

W dalszym ciągu w tak kreatywnej branży jak MICE ceni się szybkie nabywanie nowych kompetencji, teraz w środowisku online, odporność na stres, ale i responsywność, o czym mówili podczas spotkania Olga Kamińska-Zasadzka oraz Krzysztof Paradowski. Doszło również na rynku spotkań do swoistego wyrównania szans – w świecie online mogą ze sobą konkurować firmy, które dotąd nie miały możliwości poszerzenia swoich zasięgów poza własny kraj, a teraz, gdy nie dotyczą ich skomplikowane kwestie logistyczne, śmiało mogą wychodzić z ofertą do nowych klientów. Agnieszka Nowińska z PSTK zauważyła, że nowe szanse otworzyły się też przed tłumaczami konferencyjnymi, którzy obecnie uczestniczą w wydarzeniach online organizowanych w nawet ośmiu językach, co w przeszłości było rzadkością.

W programie MWP 2021 znalazło się miejsce na formułę Open Pitch. Z prelekcjami wystąpili: Rafał Kassan, Małgorzata Bartosik oraz Lidia Popławska.

Spotkania i wyjazdy w dobie (po) pandemii

Kolejny blok, "Incentive travel w nowej rzeczywistości", moderowany przez Magdalenę Kondas, otworzył nowe wątki w temacie sytuacji rynku spotkań. W swojej prezentacji Grażyna Grot-Duziak wspomniała o projekcie zielonego paszportu covidowego. Choć jego wprowadzenie wciąż jest dyskusyjne - nie każdy kraj ma równy dostęp do szczepień - paszport mógłby być jednak dobrym stymulantem dla MICE. Dużym problemem dla branży podczas pandemii jest wzrost szarej strefy, z którą można walczyć, szerząc świadomość znaczenia certyfikacji i wartości, jakie płyną z korzystania z usług sprawdzonych firm czy organizacji.

Jak się kształtują światowe trendy dla incentive travel? Chętniej wybierane są miejsca bezpieczne, niezatłoczone. Zmienia się także definicja dużych grup - obecnie nazywamy tak grupę 40-60 osób - i sposób organizacji jej wyjazdu. Zmieniają się również oczekiwania - preferowane są programy ecofriendly, zwrot w stronę CSR, zastosowanie nowoczesnych technologii. Poszukiwane są miejsca nieoczywiste, mniej popularne. Uczestnicy debaty zgodzili się ze stwierdzeniem, że pod tym względem Polska ma dużo do zaoferowania klientom z zagranicy.

Zdaniem Roberta Andrzejczyka (PLL LOT) oraz Alicji Panasiuk po pandemii podróże motywacyjne będą się odradzały w pierwszej kolejności, jeśli chodzi o rynek MICE. Incentive travel jest lekiem na zło społecznej izolacji - podsumował dyskusję Łukasz Adamowicz. 

Eventy (cyber)bezpieczne

Konieczność zapewnienia bezpieczeństwa nie ogranicza się wyłącznie do hoteli oraz wyjazdów incentive. O tym, na czym polega cyberbezpieczeństwo eventów, rozmawiali: Anna Çoban (Legal Coban), Łukasz Kistar (Ekspert [Cyber]Bezpieczeństwa), Krzysztof Dobrowolski (ConnectTo) oraz Janusz Jabłoński (BERM Grupa), a dyskusję moderowała Dagmara Chmielewska (SBE).

Przygotowanie eventów wirtualnych, podczas których przetwarzanych jest wiele danych osobowych, wymaga nie tylko odpowiednich zabezpieczeń technicznych, ale też zawarcia szczegółowych zapisów w umowie, zauważyła mecenas Anna Çoban. Uczestnicy eventu powinni mieć wiedzę, co się będzie działo z informacjami, które przekazali, przez kogo będą one przetwarzane, w jakim czasie, oraz czy będą one udostępniane innym podmiotom. Za dopełnienie tej powinności organizator odpowiada karnie i cywilnie. Zwłaszcza że obecnie - zwrócił uwagę Łukasz Kistar - przy organizacji wydarzeń wirtualnych operujemy nowymi danymi, które są wymienione przez Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, a które pozwalają na identyfikację osoby, np. IP komputera.

Zaproszeni eksperci kilkakrotnie powtarzali, aby do zapewnienia bezpieczeństwa eventów online podchodzić nie mniej ostrożnie, niż w przypadku organizacji wydarzeń stacjonarnych. Teraz, gdy konferencje i eventy online są coraz popularniejsze, istotne jest budowanie świadomości, jakiego typu cyberzagrożenia czyhają zarówno na uczestników wydarzenia, jak i organizatorów czy dostawców usług oraz pamiętanie o tym, kto ponosi odpowiedzialność za poszczególne segmenty. 

Socjologiczne skutki pandemii i ich wpływ na przeobrażenia branży spotkań

MPI Poland Chapter był organizatorem ostatniej tego dnia sesji. Zaproszeni goście swoje wykłady poświęcili wnioskom z obserwacji życia społecznego Polaków oraz wpływu, jaki na nie miał wybuch pandemii COVID-19.

Prof. dr hab. Henryk Domański (IFiS PAN) wystąpił z tematem „Stosunek do pandemii w zależności od pozycji społecznej”. Podczas prelekcji profesor opowiedział o tym, w jaki sposób - w zależności od miejsca w strukturze społecznej - kształtuje się jakość życia Polaków od początku pandemii i odbiór działań rządu w zakresie walki z pandemią. Prof. dr hab. Radosław Kossakowski (UG) przedstawił wnioski z przeprowadzanych w kraju badań, które dotyczą życia społecznego w dobie pandemii, redefinicji czasu, zmiany roli w życiu społecznym, odnajdowaniu się Polaków w nowych warunkach zawodowych - podczas pracy hybrydowej. O branży spotkań w okresie pandemii w ujęciu ekonomiczno-technologicznym opowiedział prof. dr hab. Krzysztof Borodako (UEK).

W ramach Open Pitch wystąpiła Lidia Popławska (Eventy Diamenty) i przedstawiła efekty akcji "Łodzianie ratują".

MP Power Awards już 19 maja!

Drugiego dnia MWP 2021 poznaliśmy agencje z największą liczbą punktów zdobytych w konkursie MP Power Awards.

Meetings Week Poland 2021 oficjalnie zakończy uroczysta gala wręczenia nagród MP Power Awards, która odbędzie się w Muzeum POLIN 19 maja od godz. 19:00.

Udział można wziąć w niej również online i poznać laureatów konkursu w kategoriach: MP Power 12 (najbardziej wpływowe osobistości branży), MP Power Projekt, MP Power Venue, MP Power Produkt oraz Kreatywny Roku Branży Eventowej. Wręczone zostaną również nagrody specjalne, poznamy Eventową Agencję Roku 2020, a MPI Poland Chapter ogłosi laureata plebiscytu Odkrycie Roku MPI.

Platforma Konferencje.pl jest patronem medialnym Meetings Week Poland 2021.

Dziękujemy za organizację oraz inspirujące spotkania i do zobaczenia w przyszłym roku!