Konferencje.pl - tysiące miejsc na konferencje. Zero kłopotów. Skorzystaj z wyszukiwarki lub zleć nam wybór idealnej sali konferencyjnej spośród ponad 4000 hoteli, ośrodków, pałaców, a także teatrów i muzeów oraz innych oryginalnych miejsc. Wyślij zapytanie, a otrzymasz oferty bezpośrednio na swój adres e-mail.

W grupie siła, czyli jak dobierać zespół do realizacji eventu?

W grupie siła, czyli jak dobierać zespół do realizacji projektu Magdalena Kozicka konferencje

09.01.2019

Sukces eventu lub konferencji w dużej mierze zależy od odpowiedniego doboru osób zaangażowanych w jego realizację. Jak stworzyć dream team? Doradza Magdalena Kozicka z Mea Group.


 

Jako Dyrektor Produkcji w Agencji Mea Group często staję przed wyzwaniem, jak efektywnie dobierać zespół przy realizacji eventu. Jak odpowiednio wybrać osoby do projektu, aby stworzyć skuteczny zespół, jak najlepiej dopasowany do realizacji, świetnie czujący się w swoim towarzystwie oraz spójny z różnorodnymi potrzebami Klienta.

 


Duet, trio, tercet…

 


Zanim jednak przejdziemy do realizacji, musimy zacząć od etapu ofertowania. To właśnie w tym momencie takie zespoły się tworzą. W zależności od wielkości agencji oraz jej struktury wewnętrznej zazwyczaj na początku pracy nad projektem powstaje duet: Producent – Kreatywny. Oni analizują brief, kontaktują się z Klientem, aby doprecyzować zapytanie i wspólnie pracują nad konceptem danego wydarzenia. Zdarzają się sytuacje, w których w tym procesie bierze udział również przedstawiciel działu New Business, który kontaktował się z Klientem i poznał go w procesie pozyskiwania briefu.

 


W trakcie pracy nad ofertą kreatywną na jej kolejnych etapach do zespołu zazwyczaj dołącza (w zależności od potrzeb) też Graphic Designer – będzie tworzył wizualizacje oraz zajmował się BTL-ami. W agencjach są także takie osoby jak Project Manager, specjalizujący się w rozwiązaniach multimedialno-scenograficznych. Uczestniczą oni w burzach mózgów, analizując możliwości zastosowania w praktyce proponowanych rozwiązań, pilnując przy tym budżetu.

 


W całym procesie nie powinno zabraknąć również Project Directora i Creative Directora. Osoby te powinny czuwać nad całością oferty oraz kontrolować na dalszym etapie status projektu oraz jego realizacji. Odpowiadają oni także za wyłapywanie ewentualnych braków w zasobach zespołu oraz zarządzają sytuacjami, kiedy pojawiają się trudności, a może nawet twórcze konflikty. Do ich zadań należy m.in. rozwiązywanie takich trudnych momentów razem z zespołem projektowym.



W zależności od rozmiaru i specyfiki projektu w danym procesie może brać udział odpowiednio większa liczba osób już nawet na etapie ofertowania, np. dwóch, trzech Project Managerów, dwóch Kreatywnych czy trzech Grafików. Takich rozwiązań wymagają eventy na dużą skalę, ze skomplikowaną logistyką oraz długoterminowe/wieloetapowe.

 


Duet dwóch Producentów również bardzo dobrze sprawdza się przy mniejszych realizacjach, np. z krótkim terminem realizacji lub wymagających od nas pełnej dostępności dla Klienta. W przypadku zdarzeń losowych, czy choćby urlopu zawsze jest dostępny dla Klienta wdrożony w dany temat Producent.

 

 

Zespół projektowy Mea Group (Flesz Fashion Night 2018)

 


Osobowość Klienta


Bardzo ważne na etapie doboru członków zespołu są ich kompetencje, doświadczenie, dopasowanie do osobowości Klienta oraz wyczucie danej branży. Znajomość branży Klienta może wynikać np. z zainteresowań danego członka zespołu, jego hobby lub pasji. Tym samym motoryzacyjny freak ucieszy się z briefu na premierę nowego modelu samochodu, a doświadczony tancerz i choreograf idealnie odnajdzie się w przygotowaniu pokazu mody.
Tak bywa w idealnym świecie, a czasami po prostu decyduje o tym:

- dostępność osób zgodnie z zestawieniem projektów Agencji,
- długofalowa współpraca z danym klientem przez danego Producenta/team.

 


Po wygraniu przetargu team ofertowy naturalnie staje się teamem produkcyjnym wydarzenia. Te osoby współpracują z Klientem na kolejnych etapach produkcji i realizacji wydarzenia. Zawsze wyłaniany jest jeden Team Lider, który spina cały projekt, jest odpowiedzialny za finalne ustalenia z Klientem i za komunikację wewnątrz zespołu. Tym Liderem jest Producent, który musi być m.in:


- multizadaniowy,
- pokorny,
- odporny na stres i presję czasu,
- elastyczny,
- kreatywny,
- komunikatywny,
- konkretny,
- z dużym doświadczeniem.

 


Zaufanie to podstawa

 

Na ostatnim etapie produkcji eventu, czyli realizacji, do zespołu projektowego dołączają kolejne osoby, które będą na montażu oraz samej realizacji. Bardzo ważne, aby te osoby się znały, miały okazję często ze sobą współpracować. Do tego potrafiły wspierać się, ale też  samodzielnie zrealizować powierzone im zadanie. Jest to kluczowe, dlatego że ci ludzie będą przez kilka dni spędzały ze sobą niemal całą dobę w warunkach podwyższonego stresu oraz pod presją czasu. Zaufanie w naszej branży to podstawa. Świadomość, że możesz polegać na drugiej osobie daje Producentowi duży komfort psychiczny. Dodatkowo bardzo istotne jest, żeby osoby, którym zostało przydzielone konkretne zadania, miały doświadczenie z podobnymi tematami, wiedzę oraz kompetencje.

 


Efektywny i odpowiednio dobrany zespół to również wysoce zintegrowany team. Jego członkowie nieraz pracują ze sobą w ramach mniejszych zespołów, a więc mający za sobą wiele wspólnych realizacji. Jeśli się lubią, mają podobny styl pracy, znajduje to odzwierciedlenie w pracy przy projekcie. Kiedy dla członków agencji praca równa się pasja, Klienci to widzą i  bardzo cenią.  


Magdalena Kozicka
współpraca: Małgorzata Kaczmarska

 

Magdalena Kozicka

Z branżą eventową związana od 2007 r. W Mea Group od 7 lat, obecnie jako Project Director oraz Członek Zarządu. Zarządza pracą Działu Produkcji. Specjalizuje się w kompleksowej obsłudze projektów eventowych, w tym w przygotowywaniu ofert, kosztorysowaniu, pełnej koordynacji projektów oraz ich rozliczaniu. Na swoim koncie ma m.in.: realizację dużych imprez galowych, w tym telewizyjnych, cykli pikników, eventów konferencyjno-szkoleniowych oraz wyjazdów integracyjnych i motywacyjnych. Ostatnio pracowała dla takich klientów jak Edipresse Polska, Ambra, Empik, PKO BP, GSK, British American Tobacco, Ciech, Tarczyński, Tymbark, MetLife, 3M i VELUX. Ma na koncie też produkcje dla takich marek modowych jak Paprocki & Brzozowski i Bizzu oraz doceniane na międzynarodowych konkursach eventy, np. Flesz Fashion Night 2017 – ścisły finał konkursu Eventex 2018. Wcześniej związana z agencją eventową Łowcy Klimatów Premium Events. Jako trener prowadzi szkolenia „Event Manager – planowanie, organizacja i zarządzanie projektem eventowym”  oraz „Warsztat Praktyka – tworzenie kosztorysu i scenariusza + przegląd najważniejszych dokumentów eventowych.”  Jest też wykładowcą na Studium Event Managementu na Wydziale Zarządzania UW.

Autor:
Pobierz Ebooka:
Pierwszy przewodnik eventowy po Warszawie. Przejrzyj, zanim wybierzesz obiekt na swoje następne wydarzenie.
Poleć artykuł:
Napisz komentarz:
lista aktualności

Newsletter

RSS - Aktualności

W każdy wtorek najnowsze obiekty, newsy
i artykuły w Twojej skrzynce. Bądź na bieżąco!

X

Najnowsze oferty specjalne

Newsletter

W każdy wtorek najnowsze obiekty, newsy
i artykuły w Twojej skrzynce. Bądź na bieżąco!

Co nowego?

Hotele konferencyjne; Restauracje Alternatywne; Ośrodki konferencyjne Alternatywne; Ośrodki konferencyjne Hotele konferencyjne; Wille, dworki, pałace Hotele konferencyjne
Wędkarstwo Rafting Jazda konna Zorbing Pojazdy specjalne
Agencje eventowe Konferencje i kongresy Sprzęt Audio Video Agencje eventowe Tłumaczenia symultaniczne
Agencje eventowe Konferencje i kongresy Sprzęt Audio Video Agencje eventowe Tłumaczenia symultaniczne