Krótko i na temat: Inspekcja hotelu

Inspekcja hotelu - absolutnie wszystko, o co musisz zapytać, co należy sprawdzić i co trzeba ocenić wybierając hotel na konferencję.

Odległość hotelu od lotniska; Czas dojazdu w szczycie i poza szczytem; Dostępne możliwości transportu z lotniska; Koszty;

Czy gość jest witany przy drzwiach; Czy oferuje się pomoc; Ile jest stanowisk recepcyjnych; Czy jest oddzielna recepcja dla grup; Ilość ipracowników "concierge desk"; Oceń poziom obsługi w recepcji; Ile czasu zajmuje rejestracja jednego gościa; Zapytaj o planowaną ilość osób w recepcji podczas rejestracji Twojej grupy;

Oceń czystość lobby i toalet; Wystrój (czy pasuje do Twojego eventu?); Jakie są możliwości ruchu mas ludzi; Ilość miejsc siedzących; Czy jest odpowiednia ilość toalet; Czy oznaczenia dobrze wskazują kierunki; Ile jest wind i schodów (na ile osób); Czy windy docierają do piętra konferencyjnego; Czy są jakieś piętra do których winda nie dojeżdża;

Oceń czystość lobby i toalet; Oceń wystrój; Jakość wyposażenia; Ogólna ilość pokoi:Ilość pokoi Twin, Ilość pokoi Double, Ilość  pokoi Single; Czy jest możliwość upgrade’u? Co wyróżnia lepsze pokoje? Jaka jest różnica w cenie; Stosunek ilości pokoi dla palących i niepalących; Sprawdź wyposażenie pokoju:TV Internet – przewodowy? Bezprzewodowy? Jaka jest cena? Ile jest telefonów i gdzie? Czy działają prawidłowo? Czy w pokojach są biurka? Czy wywieszono plany ewakuacji? Ekspres do kawy; Żelazko i deska; Sejf na laptopa; Wanna czy prysznic; Suszarka; Czy oświetlenie działa prawidłowo? Czy jest wystarczająca ilość wieszaków? Sprawdź zamki; Sprawdź wentylację i klimatyzację; Ilość i jakość pościeli; Godziny pracy room service; Czas doby hotelowej;

Oceń: Czystość; Wystrój; Wybór potraw; Różnorodność menu; Poziom obsługi; Ile jest restauracji? Gdzie znajdują się restauracje? W jakich godzinach działają? Jaki rodzaj kuchni serwują? Czy jest kiosk na szybkie śniadanie? Czy jest miejsce na prywatne śniadania dla grup? Czy jest bar? Na ile osób? Czy jest kawiarnia? Na ile osób?

Oceń: Wystrój; Bliskość sal; Bliskość toalet; Oznaczenia sal; Wyposażenie sal; Jakość AV/dźwięku; Wyciszenie; Wysokość sal; Oświetlenie; Klimatyzację i wentylację; Ilość sal; Czy wszystkie sale są na tym samym piętrze? Jaki jest układ sal? Oceń potencjalne ustawienie w foyer; Ile jest łazienek w sąsiedztwie sal? Na ile osób? Jak daleko jest do kuchni bankietowej? Czy jest miejsce na:zaplecze cateringowe; stoły i krzesła cateringowe; recepcję; sekretariat; speakers room; magazynek (wydruki, teczki); Gdzie są wyjścia ewakuacyjne? Sprawdzić restrykcje przeciwpożarowe; Sprawdzić ciągi ewakuacyjne itp

Nazwa/miejsce; Poproś o plany powierzchni sal (zwróć uwagę na ilość drzwi i widoczność - kolumny); Poproś o pojemność sal w różnych ustawieniach; Długość i szerokość; Jaka jest wysokość sal? Jak nisko są żyrandole? Czy można je zdjąć? Cena wynajmu; Czas wynajmu; Czy sale są zamykane? Czy są podwójne drzwi na zaplecze?

Projektory multimedialne  (moc i ilość); Rzutniki slajdów (ilość); Ekrany (wymiary i ilość); Nagłośnienie (tak/nie) - jak działa? Mikrofony (stacjonarne, bezprzewodowe, pojemnościowe); Mikser; Sprzęt nagrywający (tak/nie); Kabiny i słuchawki do tłumaczeń; Podłączenie do Internetu - jakie? ile kosztuje? Telefon - jaki? Ile kosztuje? Sprzęt do telekonferencji? Jaki? Komputery/monitory; Prąd (KW i A); Klimatyzacja; Jakie jest oświetlenie? Gdzie są kontrolki? Zaciemnienie (tak/nie);

Poproś o spis sprzętu konferencyjnego (krzesła, stoły, podwyższenia, parkiet), dowiedz się co konretnie będzie dostępne w terminie, który CIę interesuje; Podwyższenie ; Mównica;         Stół prezydialny (na ile osób);          Sztaluga;   Tablica; Obsługa techniczna; 

Wystrój Sali; Ceny i rodzaje menu (diety); Stan krzeseł i mebli; Jakie kolory obrusów są dostępne? Płatne dodatkowo? Czy hotel posiada jakieś dekoracje? Płatne dodatkowo? Ilu kelnerów/barmanów przypada na osobę podczas różnych rodzajów posiłków?

Czy na powierzchni wystawowej jest wykładzina? Jak wyposażona jest powierzchnia wystawowa?  Ile jest „loading docks”? Gdzie? W jakich godzinach dostępne?

Oszacuj ilość miejsca na zewnątrz; Godziny otwarcia „gift shop”? Jeśli nie ma, to gdzie można kupić drobiazgi? Czy jest business center? Jakie ma godziny otwarcia? Jakie oferuje usługi? Czy jest fitness center? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje? Czy jest basen? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje? Czy jest SPA? Ile jest gabinetów? Na ile osób? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje? Czy jest klub albo „concierge floor”? Rent-a-car lub oferta wycieczek na miejscu? Jaki jest parking? Własność hotelu? Samoobsługowy? Ile kosztuje? Strzeżony? Ile miejsc? Jakie są okoliczne atrakcje? rozrywki? restauracje?

Jakie inne grupy będą w hotelu podczas naszej imprezy? Czy hotel posiada firmy obsługujące na wyłączność (DMC, A-V, Ochrona)? Jaka jest ochrona? Ile osób? Jakie doświadczenie? Gdzie jest najbliższy szpital? Straż pożarna?  Czy jest opłata klimatyczna? Czy są dostępne gazety dla gości? Czy hotel, sale, pokoje są dostępne dla niepełnosprawnych? Kiedy ostatnio był remont? Czy jest planowany w najbliższym czasie? W jakim zakresie? Kiedy? Kto jest właścielem hotelu? Franczyzna? Sieć? Na sprzedaż?

Ogólny stan hotelu  - czy hotel jest zniszczony (Odrapane ściany? Wytarte dywany? Stare meble i pościel?) Przyjazność obsługi;

Pokoje (Internet, telefony) i podatki, które będą na fakturze; Na ile pokoi przypada pokój bezpłatny; Sale konferencyjne (+ustawienie i  wyposażenie) w przypadku wynajmu pokoi i gastronomii (jakie jest minimum, żeby sale były udostępnione za darmo?) Sale konferencyjne bez pokoi i gastronomii; Gastronomia i podatki; Korkowe i inne opłaty za usługi spoza hotelu; Opłata klimatyczna; Opłata za prąd; Opłaty za wczesny wyjazd, przedłużenie pobytu? Zamiana nazwiska na liście gości? Polityka w przypadku overbookingu? Polityka w przypadku niedojazdów, anulacji, zerwania kontraktu; Poproś o wzór standardowej umowy; Czy hotel może przygotować raport po konferencji zawierający: pokoje zarezerwowane (w tym o podwyższonym standardzie); pokoje zakupione (z podziałem na 2,3,4 i 5 gwiazdek); zakupy na 120, 90, 60, 30, 7 przed imprezą i ostateczne (z bezpłatnymi i obsługą); niedojazdy; przychód z wynajmu sal i cateringu; przychód ze sprzedaży: restauracje, gift shop, fitness i inne.

źródło: www.konferencje.pl