Krótko i na temat Inspekcja hotelu

Inspekcja hotelu - absolutnie wszystko, o co musisz zapytać, co należy sprawdzić i co trzeba ocenić wybierając hotel na konferencję.

DOJAZD I TRANSPORT

• Odległość hotelu od lotniska;
• Czas dojazdu w szczycie i poza szczytem;
• Dostępne możliwości transportu z lotniska;
• Koszty;

PRZYJAZD, REJESTRACJA

• Czy gość jest witany przy drzwiach;
• Czy oferuje się pomoc;
• Ile jest stanowisk recepcyjnych;
• Czy jest oddzielna recepcja dla grup;
• Ilość ipracowników "concierge desk";
• Oceń poziom obsługi w recepcji;
• Ile czasu zajmuje rejestracja jednego gościa;
• Zapytaj o planowaną ilość osób w recepcji podczas rejestracji Twojej grupy;

LOBBY

• Oceń czystość lobby i toalet;
• Wystrój (czy pasuje do Twojego eventu?);
• Jakie są możliwości ruchu mas ludzi;
• Ilość miejsc siedzących;
• Czy jest odpowiednia ilość toalet;
• Czy oznaczenia dobrze wskazują kierunki;
• Ile jest wind i schodów (na ile osób);
• Czy windy docierają do piętra konferencyjnego;
• Czy są jakieś piętra do których winda nie dojeżdża;

POKOJE

• Oceń czystość lobby i toalet;
• Oceń wystrój;
• Jakość wyposażenia;
• Ogólna ilość pokoi:
  
  • Ilość pokoi Twin,
  • Ilość pokoi Double,
  • Ilość  pokoi Single;
• Czy jest możliwość upgrade’u? Co wyróżnia lepsze pokoje? Jaka jest różnica w cenie;
• Stosunek ilości pokoi dla palących i niepalących;
• Sprawdź wyposażenie pokoju:
  
  • TV
  • Internet – przewodowy? Bezprzewodowy? Jaka jest cena?
  • Ile jest telefonów i gdzie? Czy działają prawidłowo?
  • Czy w pokojach są biurka?
  • Czy wywieszono plany ewakuacji?
  • Ekspres do kawy;
  • Żelazko i deska;
  • Sejf na laptopa;
  • Wanna czy prysznic;
  • Suszarka;
  • Czy oświetlenie działa prawidłowo?
  • Czy jest wystarczająca ilość wieszaków?
  • Sprawdź zamki;
  • Sprawdź wentylację i klimatyzację;
  • Ilość i jakość pościeli;
  • Godziny pracy room service;
  • Czas doby hotelowej;

RESTAURACJE

• Oceń:
  • Czystość;
  • Wystrój;
  • Wybór potraw;
  • Różnorodność menu;
  • Poziom obsługi;
• Ile jest restauracji?
• Gdzie znajdują się restauracje?
• W jakich godzinach działają?
• Jaki rodzaj kuchni serwują?
• Czy jest kiosk na szybkie śniadanie?
• Czy jest miejsce na prywatne śniadania dla grup?
• Czy jest bar? Na ile osób?
• Czy jest kawiarnia? Na ile osób?

SALE KONFERENCYJNE (OTOCZENIE)

• Oceń:
  • Wystrój;
  • Bliskość sal;
  • Bliskość toalet;
  • Oznaczenia sal;
  • Wyposażenie sal;
  • Jakość AV/dźwięku;
  • Wyciszenie;
  • Wysokość sal;
  • Oświetlenie;
  • Klimatyzację i wentylację;
• Ilość sal;
• Czy wszystkie sale są na tym samym piętrze?
• Jaki jest układ sal?
• Oceń potencjalne ustawienie w foyer;
• Ile jest łazienek w sąsiedztwie sal? Na ile osób?
• Jak daleko jest do kuchni bankietowej?
• Czy jest miejsce na:
  
  • zaplecze cateringowe;
  • stoły i krzesła cateringowe;
  • recepcję;
  • sekretariat;
  • speakers room;
  • magazynek (wydruki, teczki);
• Gdzie są wyjścia ewakuacyjne?
• Sprawdzić restrykcje przeciwpożarowe;
• Sprawdzić ciągi ewakuacyjne itp

SALE KONFERENCYJNE  (WNĘTRZA)

• Nazwa/miejsce;
• Poproś o plany powierzchni sal (zwróć uwagę na ilość drzwi i widoczność - kolumny);
• Poproś o pojemność sal w różnych ustawieniach;
• Długość i szerokość;
• Jaka jest wysokość sal? Jak nisko są żyrandole? Czy można je zdjąć?
• Cena wynajmu;
• Czas wynajmu;
• Czy sale są zamykane?
• Czy są podwójne drzwi na zaplecze?

SALE KONFERENCYJNE (SPRZĘT AV) 

• Projektory multimedialne  (moc i ilość);
• Rzutniki slajdów (ilość);
• Ekrany (wymiary i ilość);
• Nagłośnienie (tak/nie) - jak działa?
• Mikrofony (stacjonarne, bezprzewodowe, pojemnościowe);
• Mikser;
• Sprzęt nagrywający (tak/nie);
• Kabiny i słuchawki do tłumaczeń;
• Podłączenie do Internetu - jakie? ile kosztuje?
• Telefon - jaki? Ile kosztuje?
• Sprzęt do telekonferencji? Jaki?
• Komputery/monitory;
• Prąd (KW i A);
• Klimatyzacja;
• Jakie jest oświetlenie? Gdzie są kontrolki?
• Zaciemnienie (tak/nie);

SALE KONFERENCYJNE (INNY SPRZĘT)

• Poproś o spis sprzętu konferencyjnego (krzesła, stoły, podwyższenia, parkiet), dowiedz się co konretnie będzie dostępne w terminie, który CIę interesuje;
• Podwyższenie ;
• Mównica;        
• Stół prezydialny (na ile osób);         
• Sztaluga;  
• Tablica;
• Obsługa techniczna; 

BANKIETY

• Wystrój Sali;
• Ceny i rodzaje menu (diety);
• Stan krzeseł i mebli;
• Jakie kolory obrusów są dostępne? Płatne dodatkowo?
• Czy hotel posiada jakieś dekoracje? Płatne dodatkowo?
• Ilu kelnerów/barmanów przypada na osobę podczas różnych rodzajów posiłków?

POWIERZCHNIA WYSTAWOWA

• Czy na powierzchni wystawowej jest wykładzina?
• Jak wyposażona jest powierzchnia wystawowa?
•  Ile jest „loading docks”? Gdzie? W jakich godzinach dostępne?

INNE USŁUGI

• Oszacuj ilość miejsca na zewnątrz;
• Godziny otwarcia „gift shop”? Jeśli nie ma, to gdzie można kupić drobiazgi?
• Czy jest business center? Jakie ma godziny otwarcia? Jakie oferuje usługi?
• Czy jest fitness center? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje?
• Czy jest basen? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje?
• Czy jest SPA? Ile jest gabinetów? Na ile osób? Jakie ma godziny otwarcia? Ile kosztuje?
• Czy jest klub albo „concierge floor”?
• Rent-a-car lub oferta wycieczek na miejscu?
• Jaki jest parking? Własność hotelu? Samoobsługowy? Ile kosztuje? Strzeżony? Ile miejsc?
• Jakie są okoliczne atrakcje? rozrywki? restauracje?

POZOSTAŁE PYTANIA

• Jakie inne grupy będą w hotelu podczas naszej imprezy?
• Czy hotel posiada firmy obsługujące na wyłączność (DMC, A-V, Ochrona)?
• Jaka jest ochrona? Ile osób? Jakie doświadczenie?
• Gdzie jest najbliższy szpital? Straż pożarna?
•  Czy jest opłata klimatyczna?
• Czy są dostępne gazety dla gości?
• Czy hotel, sale, pokoje są dostępne dla niepełnosprawnych?
• Kiedy ostatnio był remont? Czy jest planowany w najbliższym czasie? W jakim zakresie? Kiedy?
• Kto jest właścielem hotelu? Franczyzna? Sieć? Na sprzedaż?

OGÓLNE   

• Ogólny stan hotelu  - czy hotel jest zniszczony (Odrapane ściany? Wytarte dywany? Stare meble i pościel?)
• Przyjazność obsługi;

CENY

• Pokoje (Internet, telefony) i podatki, które będą na fakturze;
• Na ile pokoi przypada pokój bezpłatny;
• Sale konferencyjne (+ustawienie i  wyposażenie) w przypadku wynajmu pokoi i gastronomii (jakie jest minimum, żeby sale były udostępnione za darmo?)
• Sale konferencyjne bez pokoi i gastronomii;
• Gastronomia i podatki;
• Korkowe i inne opłaty za usługi spoza hotelu;
• Opłata klimatyczna;
• Opłata za prąd;
• Opłaty za wczesny wyjazd, przedłużenie pobytu?
• Zamiana nazwiska na liście gości?
• Polityka w przypadku overbookingu?
• Polityka w przypadku niedojazdów, anulacji, zerwania kontraktu;
• Poproś o wzór standardowej umowy;
• Czy hotel może przygotować raport po konferencji zawierający:
  • pokoje zarezerwowane (w tym o podwyższonym standardzie);
  • pokoje zakupione (z podziałem na 2,3,4 i 5 gwiazdek);
  • zakupy na 120, 90, 60, 30, 7 przed imprezą i ostateczne (z bezpłatnymi i obsługą);
  • niedojazdy;
  • przychód z wynajmu sal i cateringu;
  • przychód ze sprzedaży: restauracje, gift shop, fitness i inne.

źródło: www.konferencje.pl