Nowoczesne technologie kluczowe dla uczestników konferencji i targów

Obecny sezon konferencyjno-targowy w polskiej branży hotelarskiej jasno pokazuje, że kluczowym czynnikiem przy wyborze miejsca wydarzenia staje się dostęp do nowoczesnych technologii. Na znaczeniu zyskuje również personalizacja spotkań oraz uwzględnianie wymogów zrównoważonego rozwoju.

Rok 2025 wypełniają liczne konferencje i eventy. Podobnie jak w poprzednich latach, wśród branż najczęściej organizujących wydarzenia tego typu są: sektor medyczny, finansowy, IT, edukacyjny i budowlany. W odpowiedzi na rosnące oczekiwania klientów hotele konferencyjne wdrażają innowacyjne rozwiązania oraz dostosowują standardy obsługi do zmieniających się realiów.

Przedstawiciele hoteli należących do Grupy JWC, działających w różnych regionach kraju, podzielili się swoimi obserwacjami dotyczącymi nowych trendów i wyzwań rynkowych. Z przeprowadzonej sondy wynika, że rosnące tempo zmian wymusza na branży dużą elastyczność i otwartość na nowe potrzeby. Klienci coraz częściej oczekują nie tylko sprawnej organizacji wydarzenia, lecz także indywidualnego podejścia, nowoczesnego zaplecza technologicznego i działań zgodnych z ideą zrównoważonego rozwoju. Hotele, które sprostają tym wymaganiom, zyskują lojalność klientów i umacniają swoją pozycję w sektorze turystyki biznesowej.

Marzena Bednarczyk, Hotel Dana Business&Conference

Widzimy rosnący nacisk na nowoczesne rozwiązania technologiczne. Klienci oczekują, że sale konferencyjne będą w pełni wyposażone w sprzęt do prowadzenia spotkań hybrydowych – z doskonałą jakością obrazu i dźwięku, szybkim Internetem oraz możliwością transmisji online. Wzrosło także zapotrzebowanie na cyfrową obsługę gości – wiele osób interesuje się możliwością zameldowania online czy korzystaniem z aplikacji hotelowych. 

Kolejnym wyraźnym trendem jest zainteresowanie rozwiązaniami środowiskowymi. Klienci pytają, czy hotel stosuje segregację odpadów, eliminuje plastik, oferuje dania wegetariańskie i wegańskie. Coraz więcej firm organizujących konferencje dopytuje również o kompensację śladu węglowego wydarzenia, proekologiczne praktyki cateringu czy druku materiałów. 

Istotne dla gości są elementy związane z wellbeingiem: dostępność stref relaksu, zdrowego jedzenia czy opcji rekreacyjnych na miejscu. To pokazuje, że standard obsługi nie kończy się na recepcji – to kompleksowe doświadczenie, które zaczyna się na etapie rezerwacji, a kończy długo po wyjeździe gościa.

Anna Operacz, Hotel 500 Tarnowo Podgórne

Klienci pytają coraz częściej o nowoczesne rozwiązania, czyli szybki Internet, streaming, możliwość hybrydowej transmisji wydarzeń lub systemy do prezentacji multimedialnych. Kolejną rzeczą, na którą zwracają uwagę, jest szybki check-in oraz check-out. 

Zwiększone zainteresowanie konferencjami występuje przede wszystkim wśród firm z sektora  medycznego, IT, edukacji, finansów. Popularność zdobywają również wydarzenia dotyczące branży HR, które organizują szkolenia i liczne warsztaty tematyczne.

Oczekiwania gości biznesowych wciąż rosną. Relaks po intensywnym dniu konferencyjnym to dziś nie tylko dodatek, ale wręcz standard. Do dyspozycji gości oddajemy całą infrastrukturę hotelu, organizujemy także wieczory integracyjne z lokalną kuchnią. Klienci chętnie zamawiają wieczorne ogniska, pokazy kulinarne. Ostatnio uruchomiliśmy dla nich w ogrodzie nowe, przestronne patio grillowe. Posiadamy też strefę chillout z leżakami nad naszym stawem, w której można odpocząć, połowić ryby oraz  pracować przy laptopie.

Jerzy Sobczak, Hotel Czarny Potok Resort SPA & Conference

W ubiegłym roku dokonaliśmy znaczących inwestycji w zaawansowane systemy audiowizualne oraz aplikacje mobilne, które umożliwiają sprawną organizację konferencji w modelu hybrydowym. Obecnie jesteśmy na etapie automatyzacji procesów cyfrowego zameldowania i wymeldowania, co znacząco podniesie komfort pobytu gości i usprawni pracę personelu.

W odpowiedzi na potrzeby klientów w zakresie personalizacji oferty konferencyjnej rozszerzyliśmy nasze usługi o możliwość tworzenia m.in. dopasowanego menu, niestandardowe aktywności oraz elastyczne rozwiązania w kwestii aranżacji przestrzeni. Naszym celem jest stworzenie jednej z najbardziej elastycznych ofert hotelowych w Polsce, opartej na długofalowej współpracy, wzajemnym zaufaniu i partnerstwie.

Zauważamy istotny wzrost zainteresowania rozwiązaniami ekologicznymi. Wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom, stworzyliśmy kompleksowy program proekologiczny, który umożliwia gościom podejmowanie świadomych decyzji na każdym etapie pobytu, wspierając ochronę środowiska naturalnego.

Karol Sapiejewski, Apartamenty Varsovia

Firmy szukają kompleksowości i przysłowiowej obsługi „od A do Z”. W Centrum Konferencyjnym Varsovia Apartamenty każdy event jest traktowany indywidualnie, klient ma zapewnionego opiekuna, który prowadzi cały proces: od planowania i doradztwa do nadzoru nad przebiegiem samego wydarzenia. To podejście jest doceniane przez klientów, którzy chętnie wracają i organizują u nas kolejne imprezy.

Ze względu na specyfikę Centrum Konferencyjnego wydarzenia biznesowe w VA organizują najczęsciej firmy branży IT, ubezpieczeniowej i logistycznej. W przypadku naszego obiektu dodatkowym atutem jest bezpłatny parking dla gości – nieoceniony w tej części Warszawy – oraz możliwość organizacji kilkudniowych wydarzeń biznesowych połączona z zakwaterowaniem uczestników. Centrum zapewnia ponadto przestrzeń do relaksu i integracji uczestników konferencjii: strefę chilloutu z wygodnymi kanapami i panoramicznym widokiem na miasto. W ofercie mamy również możliwość organizacji wydarzeń na specjalne zamówienie, takich jak degustacje czy pokazy kulinarne.

Weronika Kacprzak, Hotel 500 w Strykowie

Organizatorzy spotkań otrzymują w naszym hotelu do dyspozycji nowoczesny sprzęt audiowizualny. Wychodząc naprzeciw ich rosnącym oczekiwaniom, poszerzyliśmy ofertę o możliwość korzystania z hybrydowych systemów konferencyjnych, rozbudowanych systemów nagłośnienia oraz organizacji szkoleń transmitowanych online. Stawiamy również na rozwój oferty gastronomicznej i noclegowej dopasowywanej do indywidualnych potrzeb klienta. 

Zdecydowanie dostrzegamy rosnące zainteresowanie rozwiązaniami proekologicznymi. Istotna dla klientów stała się segregacja odpadów, zmniejszenie odpadów plastikowych podczas konferencji, możliwość ładowania samochodów elektrycznych czy dostępność lokalnych produktów w menu restauracji. Klienci biznesowi oczekują przede wszystkim dopasowanej infrastruktury konferencyjnej, szybkiego Internetu, nowoczesnych technologii oraz profesjonalnej obsługi.

Katarzyna Szajnwald, Hotel 500 Premium Zegrze

Dla naszych gości, w tym uczestników konferencji, najważniejszy jest wysoki poziom oferowanych usług, zarówno pod względem technicznym – czyli dobrze wyposażone sale konferencyjne – jak i hotelowym: odpowiedni standard pokojów i obsługa z bardzo indywidualnym podejściem, dbająca o potrzeby gościa. Kluczowa jest elastyczność oraz sprostanie oczekiwaniom każdej grupy.

Wśród firm zainteresowanych organizacją konferencji dominują klienci z sektora bankowego, finansowego, ale również budowlanego i związanego z edukacją. 

Dużą zaletą naszego hotelu jest lokalizacja nad zalewem. Po intensywnym konferencyjnym dniu pozwala odpocząć w otoczeniu zieleni, pospacerować po plaży, molo czy też skorzystać z oferty sportów wodnych.

Źródło: materiały prasowe