Organizacja konferencji: czym się kierować podczas wyboru obiektu konferencyjnego?

Wybrać właściwy obiekt na konferencje nie jest łatwo. Miejsc spełniających podstawowe założenia jest zazwyczaj sporo. Wiele z tych obiektów przygotowuje dla klientów dodatkowe atrakcje. Część z nich wprowadza politykę CSR, chroniąc środowisko naturalne.  Na co w takim razie zwracać uwagę przy wyborze miejsca na konferencję? Na przykładzie najnowocześniejszego centrum kongresowego na Śląsku i jednego z nowocześniejszych obiektów tego typu w Polsce – Regionalnego Centrum Turystyki Biznesowej, będącego częścią Hali Stulecia, zastanawiamy się jakie elementy mają decydujący wpływ na wybór obiektu konferencyjnego. O tym co wpływa na wybór obiektu, i jak obiekt powinien kontaktować się z klientem rozmawiamy z Agnieszką Wardawą, Specjalistą ds. komunikacji, WP Hala Ludowa Sp.zo.o.

Czy fakt, że Hala Stulecia widnieje na Liście Światowego Dziedzictwa UNESCO ma wpływ na postrzeganie obiektu przez organizatorów? Czy w Pani opinii informacja ta zwiększa zainteresowanie obiektem? Hala Stulecia - historyczna budowla z 1913 roku wzniesiona została z myślą o organizacji imprez masowych. Zakwalifikowanie Hali Stulecia do grona zabytków UNESCO oraz zmiana struktury właścicielskiej spółki zarządzającej kompleksem otworzyły nową epokę w historii Hali. Zarząd spółki opracował wieloletni plan rewitalizacji Hali Stulecia i Terenów Wystawowych i rozpoczął ambitny program modernizacyjny, którego celem jest przekształcenie historycznego kompleksu w najnowocześniejsze, światowej klasy, centrum spotkań na miarę XXI wieku. Prestiż jaki daje wpis na listę UNESCO na pewno zwiększa rozpoznawalność obiektu zarówno w Polsce jak i na arenie międzynarodowej, jest kolejnym, dodatkowym walorem decydującym o wyborze przez organizatorów miejsca wydarzenia.Jak wygląda układ sal w Regionalnym Centrum Turystyki Biznesowej? Czy obok głównej sali plenarnej znajdują się również break out rooms? Regionalne Centrum Turystyki Biznesowej jest przygotowane do organizacji zarówno małych jak i dużych spotkań – nawet do 3000 uczestników. Organizatorzy mają do dyspozycji profesjonalnie wyposażone, różnej wielkości powierzchnie idealne nie tylko jako sale konferencyjne ale jako break out rooms, pokoje dla gości specjalnych jak i również tymczasowe biura i miejsca pracy dla obsługi.

W RCTB  znajdują się dwie duże sale konferencyjne – audytoryjna i wielofunkcyjna – każda na około 1000 osób. Do każdej z nich prowadzą przestrzenne foyer – idealne na przerwy kawowe, sesje plakatowe lub jako powierzchnia wystawiennicza – łatwe do aranżacji ściśle według potrzeb klienta. Dodatkowo obiekt dysponuje czterema mniejszymi salami konferencyjnymi na poziomie „-1” jak i również małymi salami spotkań do 20 osób oraz przestrzenią VIP. Na poziomie „0” znajdują się również restauracja oraz bistro-bar z widokiem na Wrocławską Fontannę multimedialną oraz zabytkową Pergolę i Park Szczytnicki. Jakiej wielkości grupy najczęściej goszczą w RCTB, a co za tym idzie które sale są najbardziej popularne? Czy spotkania z udziałem ponad 500 uczestników są częstym zjawiskiem? Obiekt funkcjonuje od września 2010. Do tej pory odbyło się najwięcej spotkań na około 500-1000 uczestników, popularność sal rozkłada się równomiernie, nawet te najmniejsze są często wykorzystywane na sesje równoległe, szkolenia i spotkania w mniejszym gronie.

Czy takie urozmaicenia jak np pokaz multimedialny mają wpływ na decyzje klientów? Czy dodatkowe atrakcje jakie oferuje obiekt mają wpływ na proces decyzyjny? Wszystkie dodatkowe atrakcje, jakie obiekt konferencyjny jest w stanie zapewnić organizatorowi mają wpływ na decyzję o wyborze miejsca wydarzenia. Wciąż powstają nowe centra wystawienniczo-kongresowe, konkurencja w branży turystyki biznesowej rośnie. Dlatego sama powierzchnia wystawienniczo konferencyjna to już za mało aby ubiegać się o najbardziej prestiżowe wydarzenia. Kompleks Hali Stulecia to wyjątkowe miejsce spotkań a jego główne atuty to przede wszystkim wielofunkcyjność historycznych obiektów, wpisanych na listę UNESCO, przystosowanych do potrzeb organizacyjnych XXI wieku, zielone tereny zewnętrzne, Wrocławska Fontanna multimedialna, sąsiedztwo Parku Szczytnickiego, lokalizacja niedaleko centrum miasta oraz doświadczony, profesjonalny zespół pracowników.Czy RCTB można zaliczyć do obiektów ekologicznych? Czy podczas budowy, bądź w trakcie eksploatacji zastosowane zostały działania mające na celu np zmniejszenie emisji CO2 do atmosfery? Na etapie projektowania RCTB uwzględniono zastosowanie standardów budownictwa ekologicznego w celu podniesienia efektywności wykorzystania energii w obiekcie. W budynku nie ma żadnych urządzeń emitujących CO2 do atmosfery, ani instalacji gazowych, tak więc obiekt jak najbardziej przyjazny  środowisku.Co według Pani wpływa na wybór obiektu w ogóle? Czym kierują się klienci? Lokalizacja, wielkość i wielofunkcyjność obiektu, wyposażenie, dodatkowe atrakcje, obsługa, parking, możliwość zakwaterowania uczestników. Naszym zadaniem jest przede wszystkim przedstawić jak najpełniejszą ofertę organizatorom różnego rodzaju wydarzeń i imprez. Bardzo ważne jest indywidualne podejście do potrzeb klienta i przedstawienie mu oferty zapewniającej komfort i profesjonalizm obsługi wydarzenia.

Przygotowała Paulina Król