Podsumowanie Raportu FutureWatch2011

Raport Future Watch powstał przy współpracy targów IMEX oraz międzynarodowego stowarzyszenia MPI. Future Watch jest corocznym badaniem światowego rynku spotkań, mającym na celu rozpoznanie nowych trendów i czynników kształtujących rynek w nadchodzącym roku.  

W badaniu wzięło udział 459 członków MPI reprezentujących dwadzieścia różnych krajów. Wśród ankietowanych znaleźli się managerowie, senior managerowie, przedstawiciele działu sprzedaży oraz zarządcy firm. Tegoroczny raport pełen jest nowych trendów. Podkreśla rolę technologii we wzmocnieniu komunikacji. Uświadamia też, że mierzenie zwrotu z inwestycji (ROI) oraz strategiczne planowane (SMM) w tym roku będą wyjątkowo ważne. Prognozy na 2011 są optymistyczne.58% ankietowanych twierdzi, że liczba spotkań w tym roku wzrośnie18% specjalistów spodziewa się wzrostu budżetów42% uznaje wagę CSR (Corporate Social Responsibility) Jednym z ważniejszych nurtów roku 2011 jest Program SMM (Strategic Meetings Management) - nowa metoda projektowania spotkań, bazująca na strategicznym targetowaniu. Według tego programu meeting planerzy opracowywać będą dokładny scenariusz spotkania, ustalać wielkość grupy i opracowywać jak najwięcej szczegółów, tak by spotkanie miało jak najwyższą wartość, co sprostać ma nowym standardom, nowym oczekiwaniom i nowym budżetom. Takie zdyscyplinowane podejście przynieść ma wymierne korzyści dla firmy. Obok SMM branżę zdominować ma również ROI (Retutn On Investment). Takie działania wymuszone zostały m.in. przez limity budżetowe. Zmieniły się także oczekiwania zleceniodawców. Spotkanie musi się zwrócić przynajmniej w jednym z trzech aspektów: edukacja, sprzedaż, morale. Przed planerami pojawiają się coraz trudniejsze wyzwania: zwiększenie efektywności spotkań, zaplanowanie celów spotkania, redukcja kosztów, szkolenia pracowników z obszaru nowych technologii. Ustalenie optymalnej wielkości spotkania jest jednym z priorytetów. Praktyka pokazała, że małe spotkanie, wymuszane do tej pory przez zmiany fiskalne,  może zaoferować wielkie korzyści (okrągły stół, sesje grupowe). Muszą jedynie zostać spełnione odpowiednie warunki. Jednak w opinii wielu specjalistów 2011 pozwoli na organizację większych spotkań. Mimo to wielu organizatorów zrezygnowało z organizacji dużych eventów i podzieliło je na mniejsze  - lokalne. Zabieg ten pozwolił zmniejszyć koszty, a przy okazji zwiększył frekwencję poszczególnych zgrupowań. Kolejny trend, o którym mowa jest w raporcie, to skupienie uwagi na indywidualnych uczestnikach, co pozwolić ma organizatorowi lepiej poznać potrzeby słuchaczy (publiki) a w efekcie zwiększyć profity ze spotkania. Kryzys usprawnił pracę meeting plannerów. Zmusił ich do jeszcze większej kreatywności i szukania nowych rozwiązań. Przedstawiciele branży zrozumieli jak ważne jest mądre planowanie mądrych spotkań. Wśród nowych tendencji, jakie coraz częściej zaczynają towarzyszyć pracy meeting planerów wymieniane są m.in: - bardziej stanowcze negocjacje z hotelami - na spotkania wybierane są mniejsze miasta – a co za tym idzie miłe otoczenie, niższe ceny, możliwość pozostania anonimowym - rezygnacja z alkoholu, co znacznie ogranicza wydatki - konsolidacja spotkań – organizacja kilku wydarzeń w jednym miejscu i czasie dla zaoszczędzenia pieniędzy;  wynegocjowanie lepszych stawek u dostawców Osłabienie gospodarcze wywołane kryzysem spowodowało zacieśnienie relacji wewnątrz branży. Kryzys stał się źródłem stałego partnerstwa. W 2011 współpraca planistów i dostawców będzie jeszcze bardziej ścisła, w celu osiągnięcia wzajemnych korzyści. Planerzy i dostawcy będą opierać się na wypracowanych wcześniej relacjach, by móc lepiej sprostać wyzwaniom. Kolejny z trendów,  jaki powstał w 2010 i będzie kontynuowany w roku bieżącym, to przeniesienie spotkań do cyber przestrzeni (videokonferencje). Faktu, że rośnie zapotrzebowanie na nowe technologie nie da się dłużej lekceważyć. Rozwiązania technologicznie nie stanowią, jak by się mogło wydawać, zagrożenia, ale stwarzają doskonałą możliwość obniżenia kosztów i pozwalają zdobyć szerszą publiczność. Technologia zrewolucjonizuje spotkania: konferencje online, oprogramowanie monitorujące budżety, aplikacje na smartphony, social media, cyfrowe zapisywanie danych – takich rozwiązań coraz częściej wymagają mówcy i uczestnicy. Zmienia się ich nastawienie. Pamiętać należy, że spotkania online nie są wrogami, a wirtualne i hybrydowe eventy rozwijają branżę.  

przygotowała Paulina Król