Najpopularniejsi autorzy

Jolanta Ambroziak Jolanta Ambroziak Redaktorka
Marta Jesionowska Marta Jesionowska Ekspertka
Weronika Wirtel Weronika Wirtel Ekspertka
Alexandra Kunowska Alexandra Kunowska Ekspertka

Strona główna    /    Artykuły    /    Wywiad z Mileną Rutkowską o błędach przy organizacji konferencji


Wywiad z Mileną Rutkowską o błędach przy organizacji konferencji

Wywiad z Mileną Rutkowską o błędach przy organizacji konferencjiNa zdjęciu: Milena Rutkowska o błędach przy organizacji konferencji

Rozmowa z Mileną Rutkowską, Projekt Managerem w Biurze Konferencji i Doradztwa Turystyki Biznesowej firmy Meetings Managment.

Jakie zagrożenia czyhają najczęściej na organizatorów konferencji?

Największym zagrożeniem jest zlekceważenie wagi konferencji. Szanujmy czas uczestników! A każdą minutę opóźnienia lub niepotrzebnej przerwy (powszechne jest czekanie na odpalenie prezentacji komputerowej!) należy pomnożyć razy liczba osób na sali. Nawet mała konferencja wymaga przemyślenia celu, przygotowania, swoistej reżyserii i doprowadzenia do osiągnięcia rezultatu. Bez osiągnięcia rezultatu, co też trzeba umieć wyeksponować i udowodnić, konferencja będzie nazwana nasiadówką biurokratów-darmozjadów. Tymczasem konferencje mogą zaowocować znakomitymi rezultatami w postaci pomysłów, planów, synergii działań, ba nawet wielkich odkryć. W historii medycyny jest przytaczany przykład profesorów Watsona i Criega, którzy dostali nagrodę Nobla za odkrycie struktury DNA, ale nie za własne badania, a za ich interpretację. Panowie siedzieli w fotelach – a to taka mała konferencja – i debatowali o cudzych wynikach. A zostało to docenione najwyższą naukową nagrodą.  Czy zdarzają się „wpadki” przy organizacji konferencji i czy wam taka wpadka się zdarzyła?

Generalnie organizatorzy niechętnie mówią o swoich wpadkach. Dbamy o to, żeby uczestnicy drobnych wpadek nie zauważyli. Źle przygotowaną konferencję poznajemy już na początku. Zbyt długi czas dla rejestracji jest sygnałem, że coś nie gra. I źle nastraja uczestników, którzy do końca będą już sarkastyczni i wyczuleni na wpadki. Wypomną, że w sali za ciepło, a kawa zbyt chłodna. A profesjonalista musi umieć wyjść z opresji, bo trzeba być przygotowanym na nieprzewidziane wydarzenia.

A nasze własne „wtopy”? Parę lat temu podczas pikniku na otwartym powietrzu, przy pięknej pogodzie, nadeszła burza, która zdemolowała teren. Nawet miejscowa firma ochroniarska uciekła w popłochu. I tylko nasi ludzie zachowali zimną krew, skrzyknęli wszystkich do akcji ratowniczej, a potem doprowadzili imprezę do końca. I to zostało docenione, bo wszyscy rozumieli, że sytuacja była nadzwyczajna. Innym razem zgasło światło w całym Śródmieściu Warszawy, w tym w Pałacu Kultury, gdzie trwały nasze targi i konferencje. Pomimo braku elektryczności i łączności to nasi ludzie dowodzili akcją: uspakajali zdenerwowanych, kierowali do wyjść, zabezpieczali mienie. Przetrzymaliśmy godzinę i uratowaliśmy imprezę.

Czy da się zapobiegać najczęściej popełnianym błędom?

Jeśli dobrze zaplanujemy czynności i mamy zgrany zespół, to zminimalizujemy możliwość wpadek. Należy pilnować, aby wszelkie ustalenia zarówno ze zleceniodawcą, jak i podwykonawcami usług (sprzęt, gastronomia, noclegi, sale itp.) odbywały się droga pisemną. Przed popełnianiem błędów uchroni indywidualne podejście do każdej realizowanej konferencji. Rutyna jest wrogiem organizatora konferencji. Niezwykle ważna jest także dobra znajomość obiektu, w którym realizowana jest konferencja, choćby ulokowanie wyłączników światła, regulatory klimatyzacji, telefon wewnętrzny do techników.

Należy pracować ze sprawdzonymi dostawcami usług, jak również sprzętu, tłumaczeń. My od lat mamy kilku sprawdzonych partnerów, z którymi współpracujemy na stałe, co daje ogromny komfort psychiczny w kryzysowych sytuacjach. Niezwykle ważne w zapobieganiu błędom jest dokładna analiza oczekiwań zleceniodawcy. Należy zadawać dużo pytań, tak by jak najmniej sytuacji kryzysowych i wpadek było na miejscu. W pracy, w stresie, podczas konferencji, niezwykle wartościowy i przydatny jest tzw. kuferek-niezbędnik, w którym znajda się nie tylko wszystkie artykuły biurowe, lecz także igła, nitka czy tabletki przeciwbólowe. Może zdarzyć się np., że przed wejściem na wykład mówcy oberwie się guzik. Pomoc i umiejętność przeciwdziałania banalnym i przyziemnym problemom dobrze świadczy o organizatorze i powoduje uradowanie i wdzięczność uczestników.

Gdzie szukać wiedzy na ten temat i wzorów postępowania?

Niewiele jest pozycji książkowych w Polsce na temat organizacji konferencji i imprez. Nakład klasycznego poradnika Tony’ego Careya „Spokojnie, to tylko konferencja” jest dawno wyczerpany. Ale można korzystać z prasy branżowej i wortali. Co roku organizowane jest szkolenie pt. „Europejska Akademia Organizatorów Konferencji” – najbliższe w sierpniu w Wieliczce i Krakowie. Cenne będą też seminaria podczas Targów Obiektów i Usług Konferencyjnych MeetingsPoland ExpoForum w listopadzie w Warszawskim Centrum Expo XXI.  

Co nowego wniesie  XI Europejska Akademia Organizatorów i Planistów Konferencji i Kongresów. jeśli chodzi o dalszą profesjonalizację branży spotkań?

„Wykorzystanie produktów turystyki miejskiej i kulturowej dla zwiększenia konkurencyjności ofert spotkań biznesowych w Polsce” to hasło, pod którym w dniach 26-27 sierpnia 2009 roku przebiegać będzie jedenasta edycja Europejskiej Akademii Organizatorów i Planistów Konferencji i Kongresów. Po dziesięciu latach organizacji Akademii w Warszawie, postanowiliśmy pokazać uczestnikom szkolenia możliwości konferencyjno-eventowe innych miast Polski. Jako pierwszy w dniach 26-27 sierpnia 2009 roku zostanie zaprezentowany Kraków oraz Wieliczka, których możliwości idealnie komponują się z tematem przewodnim tej edycji i doskonale pokażą możliwości ofert imprez biznesowych poprzez turystykę miejską i kulturową. Podobnie jak w roku ubiegłym, duży nacisk położymy nie tylko na przekazanie wiedzy teoretycznej, ale również umiejętności praktycznych poprzez ciekawe warsztaty oraz prezentacje przykładowych programów integracyjnych i motywacyjnych. Wszystkich zainteresowanych udziałem zapraszamy na naszą stronę.   

Czy organizatorzy konferencji mają jakieś gotowe wzory postępowania?

Każda firma organizująca konferencje musi sama stworzyć wzorzec postępowania przy realizacji imprezy i jego się trzymać. Takie zasady są na bieżąco weryfikowane i uzupełniane na podstawie wniosków z kolejnych realizacji. Nie wolno wmawiać sobie, że wie się już wszystko.  

Dziękuję za rozmowę.

  Rozmawiał: Mirosław Sulima-Dolina