Imprezy mogą być bezpieczne. Komentarz dr. Krzysztofa Celucha

Czy organizacja wydarzeń może być w dobie pandemii COVID-19 przeprowadzona bezpiecznie? Festiwal w Wenecji czy konferencje medyczne w Polsce są mocnym sygnałem dla całej branży spotkań. Aktualną sytuację komentuje dr Krzysztof Celuch ze Szkoły Głównej Turystyki Hotelarstwa Vistula.

Przemysł spotkań jest jedną z tych branż, które najbardziej ucierpiały z powodu pandemii. Teraz jednak powoli wychodzi ze stanu hibernacji – na razie odbywa się to bardzo ostrożnie, ale w drugiej połowie 2021 r. będzie eksplozja spotkań face to face.

Bardzo ważny sygnał dla całego sektora eventowego wysyłają organizatorzy festiwalu filmowego w Wenecji. To gigantyczne wydarzenie, podczas którego odbywa się wiele imprez towarzyszących. Gwiazdy w maskach, termoskanery, mniej widzów na pokazach, zachowany dystans społeczny, rejestracja tylko elektroniczna, materiały drukowane ograniczone do minimum – tak to dziś wygląda na weneckim Lido.

W Polsce też już odbywają gale i konferencje, ale oczywiście z obostrzeniami – mniej uczestników, maski, dezynfekcja, dystans społeczny. Do tego innowacje.

Nic nie zastąpi spotkań face to face

To co nasz czeka w najbliższym czasie, to rozwiązania hybrydowe, łączenie nowych technologii z kontaktem face to face. Wirtualne spotkania mają wartość, ale nic nie zastąpi bezpośredniego kontaktu. Potrzebujemy bowiem spotkań, bliskości i emocji, a eventy tworzą do tego przestrzeń. W swoich założeniach kreują doświadczenia i wspomnienia. Jest magia, nawiązują się relacje. To stanowi o przewadze eventów stacjonarnych i odróżnia je od spotkań online.

Bardziej kameralnie

Obecna sytuacja pobudza cały sektor kreatywny do wymyślania nowych przestrzeni. Do tej pory mieliśmy w obiektach układ teatralny czy okrągłe stoły. Teraz musimy zadbać o dystans społeczny. Trzeba wykorzystywać dużo większe sale, w których będzie dużo mniej osób. Format wydarzeń będzie otwarty, uczestnicy sami wybiorą miejsce i zdecydują, czy chcą śledzić przebieg eventu na tabletach i siedzieć z tyłu, czy chcą być w pierwszym rzędzie. Kreatywność event planistów będzie bardzo pobudzona, bo musi dopasować się do uczestników. Jeśli obiekt nie oferuje dużej przestrzeni, organizatorom przyjdą z pomocą kamery rozmieszczone w różnych pomieszczeniach, aby prelegent mógł dotrzeć do szerszej publiczności.

Bezpieczne rozwiązania bezkontaktowe

Podczas wydarzeń znika tradycyjna rejestracja. Wszystko odbywa się elektronicznie. Pojawiają się urządzenia do identyfikacji twarzy, skanery tęczówki oka, kabiny dezynfekujące, stacje do odkażania rąk dostępne przy wejściu i wyjściu z danego obszaru oraz systemy do mierzenia temperatury. Koniec z przekazywaniem mikrofonu z rąk do rąk podczas dyskusji. Znikają plakietki, smycze i broszury. Wszystko ma odbywać się bezdotykowo. Pojawiają się za to specjalne aplikacje dla uczestników wydarzeń. Organizatorzy eventów muszą je tak zaplanować, aby każda czynność była bezpieczna i higieniczna.

Inteligentny catering

Bezpieczeństwo jest ważniejsze niż pyszne jedzenie. Znikają więc z przestrzeni eventowych samoobsługowe bufety, przy których zwykle kłębiły się tłumy. Stacje z kawą i herbatą też odchodzą w przeszłość. Nowym rozwiązaniem są natomiast lunch boxy. Jest równie smacznie, ale co istotne – bezpiecznie.

Wg badania Poland Events Impact 2020, w 2019 r. w spotkaniach i wydarzeniach wzięło udział 16,3 milionów uczestników krajowych i międzynarodowych. Branża wygenerowała 1,5% PKB, a jej wkład gospodarczy wahał się na poziomie 35 mld zł. Sektor eventowy zatrudniał 220 tys. osób.