Konferencje.pl
/
Artykuły
/
Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?
Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?
Na zdjęciu: Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?
<p><strong>Obostrzenia związane z pandemią COVID-19 mocno dotknęły branżę MICE. Wyjątkowa sytuacja wymogła na agencjach eventowych opracowanie nowych pomysłów na organizację szkoleń, konferencji czy imprez integracyjnych. Jak sobie z nią radzić? Na co zwracać uwagę przy organizacji eventów online? Pisze Grzegorz Kociuba z Argentum Event.</strong></p>
<p>Rok 2020 dla wielu firm w branży eventowej miał być wyjątkowy, a nadal pozostaje niestety ciężką próbą. Z powodu ciągłego zagrożenia epidemicznego tradycyjne eventy nadal odbywają się w ograniczonym zakresie lub wcale. Agencje eventowe pełne są jednak ludzi niezwykle kreatywnych, którzy poradzą sobie i z tym problemem. Na przykładzie wrocławskiej firmy Argentum Event zobaczmy, jak skutecznie można sobie radzić w nowej sytuacji.</p>
<h2>Konwersja eventów</h2>
<p>Pierwsze tygodnie lockdownu były dla eventowców z Wrocławia niezwykle pracowite. Gdy już było wiadomo, że w najbliższych miesiącach żaden event się nie odbędzie, od razu padło hasło: “przenieśmy co się da do Internetu!”. Po wytypowaniu kilku scenariuszy rozpoczęły się prace nad konwersją eventów tradycyjnych na<a href="https://www.argentum-event.pl/oferta/eventy-online/" rel="dofollow" target="_blank"> <strong>eventy online</strong></a>.</p>
<p><strong>Konferencje:</strong> nowoczesna technologia otwiera przed organizatorami konferencji zupełnie nowe możliwości. Rozpoczęto od znalezienia plusów nowej sytuacji: w konferencjach może wziąć udział więcej osób, obniżają się koszta wynajmu sal, wydarzenie jest bezpieczne! Wszystkie wystąpienia prelegenci mogą przeprowadzić z własnych domów, a uczestnicy na własnej kanapie mogą wziąć w niej udział. Dzięki odpowiednim narzędziom każdy może zadać pytanie i uzyskać odpowiedź w czasie rzeczywistym.</p>
<p>Warto zaznaczyć, że jeżeli program konferencji jest bardzo napięty i kilka części wydarzenia odbywa się na raz, to teraz dzięki możliwości zapisu prelekcji każdy uczestnik może odtworzyć to, co przegapił w późniejszym czasie! Jest to niewątpliwie jeden z dużych atutów, bo zapewne nieraz każdy z nas miał większy lub mniejszy dylemat: „pójść posłuchać X czy Y?”</p>
<p><strong>Szkolenia:</strong> niezwykle ważny element rozwoju każdej firmy. Aby odnosić sukcesy w branży, pracownicy muszą się rozwijać i podnosić swoje kwalifikacje. Sprawny pracodawca ma zaplanowane dla nich szkolenia z dużym wyprzedzeniem. Jednak w sytuacji, gdy nie mogą się one odbywać stacjonarnie lub liczba osób, które mogą wziąć w nich udział, jest ograniczona - przeniesienie szkolenia do Internetu to najrozsądniejsze wyjście.</p>
<p><strong>Eventy integracyjne:</strong> chleb powszedni każdej agencji eventowej. Niektóre scenariusze Argentum Event aż prosiły się, by spróbować zrobić je w wersji online. I tak, konwersji uległy m.in.:</p>
<ul>
<li><strong>Mega Teleturniej:</strong> zdrowa rywalizacja między pracownikami w najpopularniejszych polskich teleturniejach: Familiada, Jaka To Melodia czy Milionerzy. Wystarczyło delikatnie przeprogramować i tak używane już aplikacje, i gotowe! Nad sprawnym przebiegiem wydarzenia czuwa doświadczony animator ze specjalnie przygotowanego studia.</li>
<li><strong>Warsztaty integracyjne:</strong> łączenie przyjemnego z pożytecznym i budowanie zespołu jest możliwe także online. Warsztaty kulinarne, wspólne kręcenie “pandemicznego teledysku”, warsztaty z tworzenia lasu w słoiku – to tylko niektóre propozycje na team building online. Na potrzeby przeprowadzenia eventu online agencja dostarcza każdemu uczestnikowi potrzebne materiały i składniki!</li>
<li><strong>Gry zadaniowe:</strong> tzw. Home Challenge to zabawa, podczas której uczestnicy rywalizują ze sobą na specjalnie przygotowanej platformie. Czekać na nich będą kreatywne i wciągające zadania i misje. Animatorzy sprawdzą umiejętności logicznego myślenia, manualne, a nawet kulinarne! Oprócz tego uczestników może również czekać test z wiedzy o firmie. Zadania są podzielone na indywidualne oraz grupowe, a o wyniku końcowym zdecyduje umiejętność pracy w grupie.</li>
</ul>
<p style="text-align:center"><img alt="Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?" src="/gfx/konferencje/userfiles/images/artykuly/Eventy%20w%20czasie%20pandemii.%20Jak%20sobie%20radzic%20Grzegorz%20Kociuba%202.jpg" style="height:337px; width:450px" /></p>
<h2>Event online – aspekty techniczne</h2>
<p>Przeprowadzenie eventu online tylko z pozoru wydaje się bardzo proste. Jednakże przygotowanie takiego przedsięwzięcia wymaga czasem nakładów pracy porównywalnych do “ogarnięcia” tradycyjnego wydarzenia. Istotną kwestią jest znalezienie <strong>odpowiedniego miejsca</strong>, z którego event będzie przeprowadzany. Rekomendujemy przeprowadzenie eventu online z profesjonalnego studia nagraniowego lub zaaranżowanie takiego w wynajętej sali.</p>
<p>Aby przedsięwzięcie się udało, niezwykle ważne jest, aby sala posiadała odpowiednie <strong>oświetlenie</strong>. Nie tylko sufitowe, ale też zestaw lamp z blendą – to konieczność. Nikt nie będzie mrużył oczu, próbując dostrzec na ekranie ciemną sylwetkę animatora lub prelegenta.</p>
<p>Kolejną rzeczą, która nie może zawieść, jest <strong>nagłośnienie</strong>. Wszystko musi być bezwzględnie dobrze słyszalne, zarówno w miejscu nagrania, jak i u uczestników. Sala lub studio nagraniowe powinno dysponować także odpowiednimi mikserami, które nie tylko wyślą dźwięk dobrej jakości do sieci, ale również sprawnie go zarejestrują.</p>
<p>Dodatkowym atutem będzie możliwość <strong>dostosowania studia lub sali na potrzeby eventu online</strong>. Odpowiednio zaaranżowane studio i wystrój z pewnością będzie lepiej wyglądać i nada całemu wydarzeniu odpowiedniego klimatu.</p>
<p>Jakich <strong>narzędzi używać do łączenia się</strong> z uczestnikami? To już zależy od preferencji. Transmisje w jedną stronę – do użytkownika – dobrze sprawdzają się na YouTube, Facebooku czy LiveStreamie. Z kolei ze sprawdzonych aplikacji, dzięki którym istnieje możliwość interakcji między uczestnikami, wymienić warto ZOOM 5.0 lub Cisco Webex.</p>
<p>Każdym z wyżej wymienionych elementów powinni zajmować się fachowcy: realizatorzy dźwięku i światła, dekoratorzy oraz event managerowie. Zazwyczaj studia nagraniowe i sale zatrudniają wykwalifikowanych techników, jednakże nie jest to zawsze oczywiste. Jeśli w tej kwestii nie ma pewności – koniecznie trzeba o to dopytać.</p>
<p style="text-align:center"><img alt="Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?" src="/gfx/konferencje/userfiles/images/artykuly/Eventy%20w%20czasie%20pandemii.%20Jak%20sobie%20radzic%20Grzegorz%20Kociuba%201.jpg" style="height:338px; width:450px" /></p>
<p>Na koniec pojawia się zasadnicze pytanie – czy warto organizować eventy online? Czy może warto poczekać na bezpieczniejsze czasy i organizować wydarzenia w tradycyjnej formie? Nasza odpowiedź brzmi: jak najbardziej – <strong>eventy online to przyszłość!</strong> Jesteśmy pewni, że nawet gdy już pandemia minie, z obecnie wypracowanych rozwiązań będziemy korzystać jeszcze bardzo, bardzo długo.</p>
Autor artykułu: Grzegorz Kociuba
Ekspert w Konferencje.pl
