Eventy w czasie pandemii. Jak sobie radzić?

Obostrzenia związane z pandemią COVID-19 mocno dotknęły branżę MICE. Wyjątkowa sytuacja wymogła na agencjach eventowych opracowanie nowych pomysłów na organizację szkoleń, konferencji czy imprez integracyjnych. Jak sobie z nią radzić? Na co zwracać uwagę przy organizacji eventów online? Pisze Grzegorz Kociuba z Argentum Event.

Rok 2020 dla wielu firm w branży eventowej miał być wyjątkowy, a nadal pozostaje niestety ciężką próbą. Z powodu ciągłego zagrożenia epidemicznego tradycyjne eventy nadal odbywają się w ograniczonym zakresie lub wcale. Agencje eventowe pełne są jednak ludzi niezwykle kreatywnych, którzy poradzą sobie i z tym problemem. Na przykładzie wrocławskiej firmy Argentum Event zobaczmy, jak skutecznie można sobie radzić w nowej sytuacji.

Konwersja eventów

Pierwsze tygodnie lockdownu były dla eventowców z Wrocławia niezwykle pracowite. Gdy już było wiadomo, że w najbliższych miesiącach żaden event się nie odbędzie, od razu padło hasło: “przenieśmy co się da do Internetu!”. Po wytypowaniu kilku scenariuszy rozpoczęły się prace nad konwersją eventów tradycyjnych na eventy online.

Konferencje: nowoczesna technologia otwiera przed organizatorami konferencji zupełnie nowe możliwości. Rozpoczęto od znalezienia plusów nowej sytuacji: w konferencjach może wziąć udział więcej osób, obniżają się koszta wynajmu sal, wydarzenie jest bezpieczne! Wszystkie wystąpienia prelegenci mogą przeprowadzić z własnych domów, a uczestnicy na własnej kanapie mogą wziąć w niej udział. Dzięki odpowiednim narzędziom każdy może zadać pytanie i uzyskać odpowiedź w czasie rzeczywistym.

Warto zaznaczyć, że jeżeli program konferencji jest bardzo napięty i kilka części wydarzenia odbywa się na raz, to teraz dzięki możliwości zapisu prelekcji każdy uczestnik może odtworzyć to, co przegapił w późniejszym czasie! Jest to niewątpliwie jeden z dużych atutów, bo zapewne nieraz każdy z nas miał większy lub mniejszy dylemat: „pójść posłuchać X czy Y?”

Szkolenia: niezwykle ważny element rozwoju każdej firmy. Aby odnosić sukcesy w branży, pracownicy muszą się rozwijać i podnosić swoje kwalifikacje. Sprawny pracodawca ma zaplanowane dla nich szkolenia z dużym wyprzedzeniem. Jednak w sytuacji, gdy nie mogą się one odbywać stacjonarnie lub liczba osób, które mogą wziąć w nich udział, jest ograniczona - przeniesienie szkolenia do Internetu to najrozsądniejsze wyjście.

Eventy integracyjne: chleb powszedni każdej agencji eventowej. Niektóre scenariusze Argentum Event aż prosiły się, by spróbować zrobić je w wersji online. I tak, konwersji uległy m.in.:

• Mega Teleturniej: zdrowa rywalizacja między pracownikami w najpopularniejszych polskich teleturniejach: Familiada, Jaka To Melodia czy Milionerzy. Wystarczyło delikatnie przeprogramować i tak używane już aplikacje, i gotowe! Nad sprawnym przebiegiem wydarzenia czuwa doświadczony animator ze specjalnie przygotowanego studia.
• Warsztaty integracyjne: łączenie przyjemnego z pożytecznym i budowanie zespołu jest możliwe także online. Warsztaty kulinarne, wspólne kręcenie “pandemicznego teledysku”, warsztaty z tworzenia lasu w słoiku – to tylko niektóre propozycje na team building online. Na potrzeby przeprowadzenia eventu online agencja dostarcza każdemu uczestnikowi potrzebne materiały i składniki!
• Gry zadaniowe: tzw. Home Challenge to zabawa, podczas której uczestnicy rywalizują ze sobą na specjalnie przygotowanej platformie. Czekać na nich będą kreatywne i wciągające zadania i misje. Animatorzy sprawdzą umiejętności logicznego myślenia, manualne, a nawet kulinarne! Oprócz tego uczestników może również czekać test z wiedzy o firmie. Zadania są podzielone na indywidualne oraz grupowe, a o wyniku końcowym zdecyduje umiejętność pracy w grupie.

Event online – aspekty techniczne

Przeprowadzenie eventu online tylko z pozoru wydaje się bardzo proste. Jednakże przygotowanie takiego przedsięwzięcia wymaga czasem nakładów pracy porównywalnych do “ogarnięcia” tradycyjnego wydarzenia. Istotną kwestią jest znalezienie odpowiedniego miejsca, z którego event będzie przeprowadzany. Rekomendujemy przeprowadzenie eventu online z profesjonalnego studia nagraniowego lub zaaranżowanie takiego w wynajętej sali.

Aby przedsięwzięcie się udało, niezwykle ważne jest, aby sala posiadała odpowiednie oświetlenie. Nie tylko sufitowe, ale też zestaw lamp z blendą – to konieczność. Nikt nie będzie mrużył oczu, próbując dostrzec na ekranie ciemną sylwetkę animatora lub prelegenta.

Kolejną rzeczą, która nie może zawieść, jest nagłośnienie. Wszystko musi być bezwzględnie dobrze słyszalne, zarówno w miejscu nagrania, jak i u uczestników. Sala lub studio nagraniowe powinno dysponować także odpowiednimi mikserami, które nie tylko wyślą dźwięk dobrej jakości do sieci, ale również sprawnie go zarejestrują.

Dodatkowym atutem będzie możliwość dostosowania studia lub sali na potrzeby eventu online. Odpowiednio zaaranżowane studio i wystrój z pewnością będzie lepiej wyglądać i nada całemu wydarzeniu odpowiedniego klimatu.

Jakich narzędzi używać do łączenia się z uczestnikami? To już zależy od preferencji. Transmisje w jedną stronę – do użytkownika – dobrze sprawdzają się na YouTube, Facebooku czy LiveStreamie. Z kolei ze sprawdzonych aplikacji, dzięki którym istnieje możliwość interakcji między uczestnikami, wymienić warto ZOOM 5.0 lub Cisco Webex.

Każdym z wyżej wymienionych elementów powinni zajmować się fachowcy: realizatorzy dźwięku i światła, dekoratorzy oraz event managerowie. Zazwyczaj studia nagraniowe i sale zatrudniają wykwalifikowanych techników, jednakże nie jest to zawsze oczywiste. Jeśli w tej kwestii nie ma pewności – koniecznie trzeba o to dopytać.

Na koniec pojawia się zasadnicze pytanie – czy warto organizować eventy online? Czy może warto poczekać na bezpieczniejsze czasy i organizować wydarzenia w tradycyjnej formie? Nasza odpowiedź brzmi: jak najbardziej – eventy online to przyszłość! Jesteśmy pewni, że nawet gdy już pandemia minie, z obecnie wypracowanych rozwiązań będziemy korzystać jeszcze bardzo, bardzo długo.