Jak zostać event managerem? Praktycy o początkach pracy w branży

Event manager – jak zacząć pracę przy organizacji wydarzeń i zdobyć pierwsze doświadczenie w branży eventowej? Sprawdzamy, jak wygląda start w zawodzie, które kompetencje są kluczowe oraz jakie są pozytywne i negatywne aspekty pracy event managera.

Zawód event managera przyciąga dynamiką, kreatywnością i pracą z ludźmi. W praktyce oznacza jednak presję czasu, odpowiedzialność i konieczność podejmowania decyzji w sytuacjach, gdy plan przestaje działać. Jak wejść do tej branży i czego się spodziewać na starcie? 

O podzielenie się swoimi doświadczeniami poprosiliśmy osoby, które przeszły tę drogę od podstaw: Pawła Grejciuna (Event Manager, Argentum Event), Arlenę Hamdi (CEO Crowd Agency), Martę Krzanowską (Koordynatorka eventów, Muzeum Fabryka Czekolady E. Wedel), Wiktorię Orłowską (Event Executive, Kinogram, Fabryka Norblina), Patryka Smentek (Kierownik ds. Kluczowych Klientów, AQUA RESORT Międzyzdroje) i Igę Stępień (Foap Poland sp. z o.o.)

Początki w branży eventowej – różne drogi, jeden cel

Historie naszych rozmówców, event managerów, pokazują jednoznacznie: nikt nie zaczynał od wielkich projektów. Pierwsze doświadczenia to zazwyczaj proste działania, obserwacja i wsparcie przy realizacjach. Dla osób, które dopiero myślą o karierze organizatora eventów, to dobra wiadomość – wejście do branży często zaczyna się od drobnych zadań, które pozwalają poznać proces „od kuchni”.

Arlena Hamdi z Crowd Agency zaczynała jako animatorka przy zleceniach dla dzieci. „Najpierw robiłam wyłącznie animacje – wszystko kręciło się wokół zabaw i prostych realizacji. Z czasem rozbudowywałam ofertę, inwestowałam w sprzęt, a gdy projektów było już dużo, zatrudniłam pierwsze osoby do biura”.

Dla Patryka Smentek z Aqua Resort Międzyzdroje start w branży był związany ze sprzedażą i marketingiem hotelu. Podkreśla, że branża szybko „wrzuca na głęboką wodę”: „Zaczynałem w dziale sprzedaży i marketingu w małym hotelu butikowym na Śląsku. Od pierwszych dni trafiłem do bardzo dynamicznego środowiska – oferty, telefony, realizacje eventów i ciągłe zmiany. Szybko zrozumiałem, że nie ma tu długiego wdrożenia, tylko od razu wchodzi się do "pędzącej maszyny".

W przypadku Wiktorii Orłowskiej, Event Executive w Kinogramie w Fabryce Norblina, decyzja o pracy w branży eventowej była świadoma i wynikała z jej edukacji związanej z reklamą i PR. Już w trakcie studiów zainteresowała się event marketingiem i postanowiła rozwijać się w tym kierunku. Okoliczności zdobycia pierwszej pracy okazały się jednak dość nietypowe. „Pierwszą pracę w agencji B.friend zdobyłam… na stacji benzynowej w Czechach. Okazało się, że moi rozmówcy prowadzą agencję w Warszawie – i właśnie tam stawiałam pierwsze kroki jako event managerka”.

Dla Marty Krzanowskiej z Muzeum Fabryka Czekolady E. Wedel doświadczenie zaczęło się wyjątkowo wcześnie. Już w wieku 14 lat wspierała animatorów i szybko przechodziła przez kolejne etapy: od prowadzenia animacji, przez konferansjerkę, aż po rolę project managera i event managera odpowiedzialnego za kompleksowe realizacje. "Mama mojej koleżanki prowadziła firmę eventową i zaproponowała mi pomoc przy jednej z realizacji. W ten sposób trafiłam do swojej pierwszej pracy jako wsparcie animatora podczas wydarzenia dla dzieci. To miał być jednorazowy epizod, a stał się początkiem ponad 20-letniej drogi zawodowej drogi."

Podobną „praktyczną szkołę eventów” opisuje Paweł Grejciun z Argentum Event – "Przygodę z eventami zacząłem pod koniec liceum, gdzie dosyć często jeździłem na realizacje jako host. Z czasem dostawałem zadania bardziej techniczne, pracowałem przy eventach już jako członek ekipy realizacyjnej. Po udanych projektach zaproponowano mi stanowisko w agencji eventowej na stanowisku Junior Event Manager." Poznawanie eventów od zaplecza – od logistyki i kontaktu z podwykonawcami, aż po obsługę uczestników, pozwala zdobyć doświadczenie we wszystkich aspektach realizacji.

Dla Igi Stępień Foap Poland Sp. z o.o. pierwsze doświadczenia zaczęły się od angażowania się w organizację inicjatyw pozaszkolnych, równolegle zdobywając praktykę przy wsparciu realizacji szkoleń dla niewielkiej firmy. Przełomowym momentem był przyjazd do stolicy i podjęcie pracy w agencji eventowej, gdzie przy realizacji imprez masowych musiała szybko nauczyć się realiów pracy pod presją i zarządzania szeroką logistyką.

Wejście do branży przez działanie

Event managerzy zgodnie podkreślają, że praktyka liczy się bardziej niż papierowe CV. Najważniejsze jest zbieranie doświadczenia przy realnych projektach i uczenie się od osób z branży, działających dłużej na takim stanowisku, oraz gotowość na nowe wyzwania.

Arlena Hamdi wyjaśnia: „To nie jest zawód, do którego wchodzi się, przedstawiając dopieszczone CV w teorii – wchodzi się poprzez działanie. Najlepsza droga do branży prowadzi przez praktyczne doświadczenie – zaczynając jako animator, hostessa, osoba obsługująca strefy czy koordynator na miejscu”. Patryk Smentek dodaje, że zatrudnienie przy sprzedaży lub na stażu daje szansę zrozumienia procesu organizacji eventów: „Najlepiej przez praktykę. Dobrym krokiem jest start w dziale sprzedaży – żeby zobaczyć, jak wygląda praca od środka, poznać potrzeby klienta, budżet i logistykę”. 

Wiktoria Orłowska zaznacza, że warto łączyć praktykę z postawą otwartości i zaangażowania: „Branża eventowa to środowisko, w którym bardzo liczy się praktyka i umiejętność budowania relacji. Warto zaczynać od staży, praktyk lub pracy przy mniejszych realizacjach, aby poznać pracę od kuchni”.

Paweł Grejciun podsumowuje: „Dobrze jest zacząć od pracy przy realizacjach wydarzeń, staży w agencjach eventowych lub wolontariatu przy festiwalach i konferencjach. Event jest głównie wisienką na torcie projektu – wcześniej jest masa ciężkiej pracy z klientem i zabezpieczenia się przed ryzykiem”.

Kluczowe cechy event managera

Organizator imprez to ktoś, kto potrafi łączyć strategiczne myślenie z natychmiastową reakcją na zmieniającą się rzeczywistość. Event managerowie zgodnie wskazują, że kluczowe są odporność, elastyczność, odpowiedzialność, kreatywność i kompetencje społeczne, choć każdy z nich akcentuje inne aspekty wymagającej pracy organizatora wydarzeń.

Dla Marty Krzanowskiej ważne jest łączenie wizji z realnymi możliwościami: dobre planowanie budżetu, harmonogramu i logistyki oraz przewidywanie ryzyka. Umiejętności interpersonalne – relacje, negocjacje, komunikacja – pozwalają sprawnie prowadzić projekt od początku do końca.

Arlena Hamdi podkreśla odporność na stres i szybkie podejmowanie decyzji: „Tu często nie ma czasu na długie rozważania”. Do tego dochodzi multitasking i umiejętność utrzymania kontroli nad wieloma zadaniami naraz. Patryk Smentek wskazuje na otwartość i autentyczność w relacjach: „Wielu rzeczy można się nauczyć, ale naturalnej radości z pracy z ludźmi nie da się wytrenować”. Event manager musi łączyć strategiczne myślenie ze zdolnością szybkiego reagowania w sytuacjach pod presją czasu – podkreśla Paweł Grejciun, dzieląc się doświadczeniem zdobytym przez lata pracy.

Jakie jeszcze cechy powinny cechować kandydata na event managera? Cierpliwość, elastyczność w sytuacjach „last minute”, dobra organizacja pracy oraz umiejętność dbania o siebie i zarządzania czasem wolnym pozwalają przetrwać w tym dynamicznym zawodzie, zachowując równowagę między pracą jako organizator imprez a życiem prywatnym.

Plusy i minusy pracy w eventach

Zebrane doświadczenia praktyków pokazują, że praca event managera opiera się na wyraźnym napięciu między satysfakcją a presją. To działanie w szybkim tempie, w którym trudno o powtarzalność. Każda impreza oznacza nowe miejsce, innych ludzi, inne oczekiwania i inne ryzyka. Ta zmienność sprawia, że trudno mówić o rutynie, a rozwój przychodzi naturalnie – wraz z kolejnymi realizacjami.

Największą wartością jest moment, gdy po tygodniach planowania widać efekt końcowy – dobry event. Kiedy scenariusz zaczyna działać w praktyce, a uczestnicy reagują zgodnie z założeniami – pojawia się poczucie sprawczości i sensu. Wydarzenie, które wcześniej było tabelką w Excelu i listą zadań, staje się realnym doświadczeniem. To właśnie ta chwila w pracy jako event manager – zamknięcie projektu i świadomość, że wszystko zostało dopięte i zorganizowane na wysokim poziomie – buduje motywację do dalszej pracy.

Eventy dają też możliwość tworzenia wyjątkowych doświadczeń i realnego wpływu na to, jak uczestnicy zapamiętają dane spotkanie, czy będą to konferencje, szkolenia, czy koncerty. Różnorodność projektów rozwija, a zaufanie klientów budowane jest konsekwentnie – projekt po projekcie. W tej branży nie ma dwóch identycznych realizacji, co dla wielu osób jest największą zaletą, a agencje eventowe dbają o osiągnięcie efektu WOW.

Jednocześnie ta sama intensywność stanowi największe wyzwanie. Praca pod presją czasu, odpowiedzialność za budżet i logistykę, nieregularne godziny oraz konieczność reagowania na sytuacje nieprzewidziane są stałym elementem codzienności organizatora eventów. Wydarzenie dzieje się „tu i teraz” – bez możliwości powtórki. Jeśli coś wymaga korekty, decyzję trzeba podjąć natychmiast.

Do tego dochodzi sezonowość i fakt, że eventy często następują jeden po drugim. Oznacza to dużą koncentrację wysiłku w krótkim czasie, zmęczenie i trudności w zachowaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Właśnie dlatego w pracy organizatora imprez tak istotne są odporność psychiczna, dobra organizacja pracy i umiejętność regeneracji.

To zawód wymagający, ale dla właściwych osób niezwykle satysfakcjonujący.

Organizacja imprez – jak zacząć? Porady praktyków dla początkujących w zawodzie

Jakie wskazówki dla osób, które dopiero myślą o karierze w eventach, mają praktycy? W wypowiedziach powtarzają się trzy główne wątki: gotowość na nieprzewidziane sytuacje, dbanie o fundamenty (harmonogram, budżet, komunikacja) oraz budowanie relacji, które działają długofalowo.

• Zdobywaj doświadczenie jak najwcześniej, obserwuj wydarzenia "od kuchni", ucz się komunikacji, buduj relacje i ćwicz szybkie decyzje. (Paweł Grejciun)
• Bądź otwarta/y, nie bój się wyzwań i konsekwentnie dąż do celu. W pracy event managera często słyszy się, że czegoś nie da się zrobić – a to determinacja decyduje o sukcesie. (Wiktoria Orłowska)
• Buduj relacje i zbieraj kontakty. Kluczowe jest zachowanie spokoju, szybka analiza sytuacji i wyciąganie wniosków. Event manager nie panikuje – zarządza sytuacją. (Marta Krzanowska)
• To nie są tylko spotkania przy kawie – praca pod presją i szybkie tempo są normą. Nie bój się pytać i prosić o pomoc. (Patryk Smentek)
• Wchodząc do branży, skup się na relacjach, to one otwierają pierwsze i następne drzwi. Nie bój się mówić o swoich realizacjach i pomysłach, bo często z najmniej spodziewanej strony pojawia się największa szansa. Warto też zadbać o swoje granice i odporność psychiczną – ta branża specjalizuje się wysokimi obrotami, które trzeba mieć pod kontrolą. (Iga Stępień)
• Nigdy nie wiesz, co się stanie i o której. Zadbaj o harmonogram, listę zadań, komunikację z podwykonawcami, plan B na niepogodę i awarie. Ludzie wracają do ludzi – jeśli jesteś konkretna/y, stajesz się pierwszym kontaktem przy kolejnych projektach. (Arlena Hamdi)

Dla osoby, która jest zainteresowana organizacją imprez, ważna jest świadomość, że event manager to zawód wymagający, ale dający realne poczucie wpływu i sprawczości.

Czy to ścieżka dla Ciebie? Warto zastanowić się nad swoimi oczekiwaniami. Jeśli szukasz pracy przewidywalnej i zamkniętej w stałych godzinach – to może nie być najlepszy wybór. Jeśli jednak dobrze czujesz się w dynamicznym środowisku, lubisz brać odpowiedzialność, masz umiejętności przywódcze i potrafisz rozwiązywać problemy w biegu – praca przy organizacji imprez może okazać się kierunkiem, w którym rozwiniesz skrzydła. Bo – jak pokazują historie praktyków – do tej branży nie wchodzi się przez przypadek. Wchodzi się przez działanie.

Eksperci

Paweł Grejciun
Event Manager, który zbierał doświadczenie od nastoletnich lat, poznając eventy od podszewki. To sprawiło, że nie jest mu straszna "brudna robota". W wolnej chwili pasjonat sportu, w szczególności piłki nożnej, której nazywa się ekspertem. Pasjonują go również podróże i zwiedzanie świata.

Arlena Hamdi
Przedsiębiorczyni i strateg eventowy, od lat związana z tworzeniem projektów, które łączą kreatywność z precyzyjną realizacją. Jako właścicielka marek Animatria i CROWD projektuje wydarzenia dla dzieci i dorosłych, rodzin oraz klientów korporacyjnych, stawiając na koncept, jakość wykonania i realną wartość dla marki. Na co dzień łączy perspektywę kreatywną, sprzedażową i operacyjną, pokazując, że skuteczny event zaczyna się od dobrego pomysłu, ale wygrywa dopiero dzięki sprawczości.

Marta Krzanowska
Event Manager z ponad 20-letnim doświadczeniem w branży eventowej. Swoją karierę rozpoczęła jako animator, przechodząc kolejne etapy zawodowe aż do kompleksowego zarządzania projektami. Obecnie odpowiada za organizację wydarzeń w Muzeum Fabryka Czekolady E. Wedel, realizując zarówno kameralne spotkania, jak i duże projekty dla marek i firm. Specjalizuje się w łączeniu kreatywności z precyzyjnym zarządzaniem oraz budowaniu wydarzeń opartych na silnej tożsamości marki.

Wiktoria Orłowska
Jestem związana z branżą eventową od ponad 6 lat, a swoje pierwsze doświadczenia zaczęłam zdobywać już na drugim roku studiów. Pracowałam m.in. w agencji B.friend, gdzie stawiałam pierwsze kroki przy realizacji eventów, a następnie jako Senior Project Manager w QRA Production, odpowiadając za obsługę kluczowych klientów, w tym Złotych Tarasów. Obecnie pracuję jako Event Executive w Kinogramie w Fabryce Norblina, gdzie realizuję wydarzenia B2B dla klientów korporacyjnych oraz agencji eventowych. Specjalizuję się w kompleksowej koordynacji wydarzeń – od koncepcji po finalną realizację.

Patryk Smentek
Z branżą hotelarską związany od 14 lat, zdobywał swoje doświadczenie w Poziom 511 Jura Wellness Hotel & Spa w Ogrodzieńcu, a następnie od 2019 r. związany był z Grupą Arche, najpierw w Arche Hotel Częstochowa, a następnie w Centralnym Dziale Sprzedaży na stanowisku Sales Managera. Obecnie pracuje w dziale sprzedaży w AQUA RESORT Międzyzdroje na stanowisku Kierownika ds. Kluczowych Klientów.

Iga Stępień
Producentka wydarzeń/freelancer. Doświadczenie zdobywała jako asystentka szkoleń, a następnie event manager w agencji eventowej, gdzie pracowała przy realizacji imprez masowych, gal, konferencji i wyjazdów służbowych. Obecnie łączy produkcję wydarzeń kreatywnych z tworzeniem contentu dla marek w social media, odpowiadając za koncepcję, nagrania i publikację treści.

Zdj. materiały własne ekpertów; pexels.com